اتوماسیون اداری یا بدو دنبال امضاء

زمانی برای گرفتن چند امضاء در نهادهایی که دارای فرآیند هستند حالا اعم از خصوصی و یا دولتی باید ساعت‌ها و یا شاید هم روزها از این ساختمان به آن ساختمان و یا در خوش‌بینانه ترین حالت ممکن از این طبقه به آن طبقه می‌رفتیم تا کاری که داشتیم رو ب سرانجام می‌رسوندیم ...

زمانی که برای تسویه حساب دانشگاه و انجام امور فارغ‌التحصیلی دنبال کارهام بودم کاملاً مجبور شدم که برای تک‌تک گرفتن امضاء ها به تک‌تک معاونت ها برم و برگه تسویه حساب رو که برای هر معاونت بخش مربوط به خودش رو داشت امضاء هاشون رو بگیرم ...

اما سوألی که برای همه ما پیش میاد این هست که خب

چرا اصلاً از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌کنیم ؟

ما که قراره برای تمام نامه‌نگاری ها و امضاء گرفتن ها و اطلاع‌رسانی ها دوباره مثل همون قدیما تایپ کنیم، پرینت بگیریم، اسکن کنیم و از طریق اتوماسیون هم بعلاوه ارسال فیزیکی اونها رو ارسال کنیم خب دیگه اتوماسیون اداری چی بود که به سیستم اداری‌مون اضافش کردیم ؟

به نظر من سیستم اتوماسیون در ایران بیشتر چیزی شبیه به سیستم بایگانی هست تا اتوماسیون، چیزی که هنوز هم تو تمام سازمان‌ها به شکل سنتی وجود داره

در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است:

نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

اما عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است.

امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند.

از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از

AppleWorks

Corel WordPerfect

Microsoft Office

Sun StarOffice

البته مدتی هست که سیستم‌های اتوماسیون ذکر شده جای خودشون رو به سیستم‌های اتوماسیون ابری دادند تا دسترسی به این سیستم‌ها از هرجایی به راحتی و بدون نیاز به سخت‌افزارهای خاص باشند.

اگر بخوام یک مورد خیلی خوب رو از این سیستم‌های ابری مثال بزنم باید بگم G Suite عالیه

اما تو ایران تمامی نهادهای دولتی و تقریبا بخشی از خصوصی‌ها از سیستم‌های اتوماسیون رایج در کشور استفاده می‌کنند که از محبوب‌ترین آنها میشه به محصولات شرکت چارگون و شرکت همکاران سیستم اشاره کرد.

تمامی این سیستم‌ها به نوعی تمامی قابلیت‌های موردنیاز رو تأمین می‌کنند ولی یه مشکلی هست اونم اینه که وقتی شبکه‌های مجازی همچون تلگرام بنابر دلایلی فیلتر می‌شوند به یکباره شوک بزرگی به شبکه‌های ارتباطی درون سازمان‌ها وارد میشه که همه ما به نوعی درگیرش شدیم

بزرگترین مشکل سیستم‌های اتوماسیون رایج و حاضر در کشور اینه که یه هیچ عنوان سعی نکردند فرایند ارتباط رو آسون کنند، یعنی چی ؟

تمامی این سیستم‌ها فقط حالت سنتی و دستی رو به حالت دیجیتال تبدیل کردند ولی خبری از اتوماسیون نیست، تمامی فرایندها بصورت دستی ولی دیجیتال انجام می‌شوند.

اتوماسیون یعنی وقتی من برای تسویه حساب به امور مالی دانشگاه مراجعه می‌کنم همانطور که با ورود شناسه دانشجویی تمامی اطلاعات هویتی، نمرات و وضعیت تحصیلی من رو مشاهده می‌کنند باید بتوانند بصورت خودکار وضعیت تسویه حساب من رو در تمامی معاونت ها مشاهده کنند و دیگه نیازی به مراجعه حضوری به آنها نباشد ولی خب اینطور نیست

بیاید کمی به اجزای تشکیل دهنده اتوماسیون نگاه کنیم:

دبیرخانه ( می‌تونم بگم عمده‌ترین بخشی که استفاده می‌شود همین بخش است )

فرم‌ساز و موتور گردش فرم ( تقریباً استفاده می‌شود )

مدیریت جلسات و سامانده ( اصلاً استفاده نمی‌شود » جایگزین آن Google Calendar هست )

آرشیو الکترونیک ( از ایمیل و تلگرام به عنوان آرشیو استفاده می‌شود )

پرتال مکاتبات برون سازمانی ( اصلاً معنا ندارد چون اتوماسیون سازمان‌ها داخلی هست )

کارتابل آفلاین ( فقط در داخل سازمان معنی دارد )

صندوق پیام ( از تلگرام استفاده می‌شود )

سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک ( اصلاً استفاده نمی‌شود )


برای اینکه بتوانیم از سیستم‌های اتوماسیون اداری به نحوی که درست است استفاده کنیم باید تغییری در فرایند و چرخه این سیستم‌ها انجام بدهیم و تا جایی که می‌توانیم آنها را ساده کنیم و همه این‌ها نیاز به زیرساخت جامع و پنجره واحد اطلاعاتی در کشور دارد تا نه تنها یک سازمان بلکه تمامی سازمان‌ها متصل به سیستم یکپارچه اتوماسیون باشند.

دکتر نعناکار در دو مطلب زیر توضیحات کاملی در رابطه با نیاز به وجود زیرساخت و همینطور داده‌های لازم برای ایجاد پنجره واحد اطلاعات که بر مبنای آنها ایجاد می‌شود را بیان کردند که خوندنش رو بهتون توصیه می‌کنم.

http://vrgl.ir/1Qcxl
http://vrgl.ir/paIxM

امیدوارم که از خوندن این مطلب خسته نشده باشید.

تا فردا ...