سیستم‌های مدیریت عملکرد روی مهم‌ترین سرمایه یک شرکت یعنی منابع انسانی تمرکز می‌کنند؛ با این حال، نتیجه مطالعه شرکت دیلویت (Deloitte) نشان داد که بیش از ۵۰ درصد شرکت‌ها احساس کرده‌اند که سیستم مدیریت عملکردشان، ارزش زمان و هزینه اختصاص‌داده‌شده را نداشته است.
این آمار و ارقام نشان می‌دهد که متخصصان منابع انسانی باید مدیریت عملکرد را جدی‌تر بگیرند. چه چیزهایی را اندازه‌گیری می‌کنید؟ اندازه‌گیری را چگونه انجام می‌دهید؟ چرا اندازه‌گیری این موارد مهم است؟
یک فلوچارت دقیق و حساب‌شده برای فرآیند ارزیابی عملکرد می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا در عین ترسیم مسیر پیشرفت برای کارکنان، اهداف و انتظارات خود را نیز به‌روشنی مشخص کنند.
این مقاله شامل منابعی است که در توسعه فرآیند ارزیابی عملکرد به شما کمک می‌کند. کار را با یک فلوچارت شروع می‌کنیم و سپس وارد توضیحات مفصل‌تر خواهیم شد.
۱. تعریف اهداف
مدیران و کارکنان، سه الی پنج هدف را برای کارکنان مشخص می‌کنند. اهداف باید قابل دستیابی بوده و در راستای اهداف سالانه شرکت باشند.
۲. ساخت سبد اهداف
اهداف را در سبد‌هایی مانند اهداف بخش (دپارتمان)، اهداف شخصی و اهداف پیشرفت دسته‌بندی کنید.
۳. ارزیابی‌های فصلی
مدیران و کارکنان هر دو پیشرفت را می‌سنجند. به نقاط قوت، ضعف، پیشرفت‌ها و نیازهای کارکنان توجه کنید. در صورت نیاز اهداف را تغییر دهید.
۴. پر کردن فُرم پیشرفت
مدیران و کارکنان یک فرم مختصر را برای ردیابی اهداف و اطمینان از به‌روز شدن آنها پر می‌کنند.
۵. بازبینی پایان سال
خودارزیابی و ارزیابی مدیران. آیا کارکنان به اهداف خود رسیده‌اند؟ چه زمانی کارکنان مؤثرتر بودند؟ به تأثیرگذاری کارکنان رتبه دهید.
۶. ارزیابی رتبه‌بندی‌ها توسط منابع انسانی
بخش منابع انسانی گزارشات مستمر و همچنین گزارش پایان سال را ارزیابی کرده و مغایرت‌ها را شناسایی می‌کند. آنها در کنار کارکنان و مدیران، هرگونه تغییر را بازبینی می‌کنند.
۱. تعیین اهداف
پیش از هر کاری، باید وظایف و عملکردهای اصلی هر نقش را در سازمان خود به‌صورت شفاف بیان کنید. بر اساس راهنمای جامع مدیریت منابع انسانی برای تعیین اهداف عملکرد مؤثر، اهدافی که برای کارکنان تعیین می‌شوند باید:
• به‌صورت شفاف تعریف شده باشند.
• به‌شکل مستقیم به ارزش‌ها و اهداف سازمانی مرتبط باشند.
• قابل اندازه‌گیری و منطقی باشند.
• بیش از سه هدف به‌صورت هم زمان تعیین نشوند.
اگر تنها به ایمیل و گوگل‌داک اکتفا کنید، تعریف و ردیابی اهداف می‌تواند برایتان کار دشواری باشد. داشتن یک نرم‌افزار اختصاصی به شرکت‌ها امکانی می‌دهد تا اهداف شخصی خود را در یک داشبورد، تعریف و ردیابی کنند. همچنین می‌توانید اهداف کارکنان را با اهداف سازمان هم‌راستا کنید. چنین نرم‌افزاری، فرآیند مدیریت اهداف را در طول سال ساده‌سازی می‌کند و دارای قابلیت‌هایی برای مستندسازی گفت‌وگوهای بین مدیر و کارمند است.
برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار ارزیابی عملکرد، پیشنهاد می‌کنیم که این مقاله را بخوانید.
۲. ارزیابی‌های فصلی
برگزاری جلسات فصلی با کارکنان، در مورد نقاط قوت و ضعف و نیازهای آنان شناخت بهتری به شما می‌دهد. در این ارزیابی‌ها، می‌توانید درباره اهداف کوتاه‌مدت آنها بحث و نقاط عطف و معیارهای موفقیت را تعیین کنید.
همچنین، این ارزیابی‌ها زمان خوبی است تا درباره چگونگی بهبود عملکرد کارکنان و راهنمایی آنان برای پر کردن خلأهای موجود در مهارت‌هایشان به آنها بازخورد ارائه دهید.
۳. ارزیابی پیشرفت
پس از انجام ارزیابی‌ها، مدیر و کارمند باید یک فرم نظرسنجی را پر کنند که در آن جزئیات فرآیند طی‌شده مشخص می‌شود تا ببینیم که آیا نیازی به اصلاح و بهبود دارد یا خیر. شما می‌توانید این بازخورد را از طریق گزارش کوتاهی که برای بهبود فرآیند در ارزیابی فصلی بعدی استفاده می‌شود، به‌دست بیاورید.
۴. ارزیابی پایان سال
ارزیابی پایان سال، اغلب به جبران خدمات گره خورده است. در این دوره کارکنان و مدیران می‌توانند اهداف بلندمدت خود را برای توسعه حرفه‌ای بازبینی کرده و اهداف مربوط به سال جاری را تعیین کنند. این اهداف بلندمدت می‌توانند با عملکردهای شغلی یا با رشد فردی کارکنان همسو و مرتبط باشند.
گرچه ارزیابی پایان سال معمولاً عملکرد شرکت در سال قبلی را بازتاب می‌دهد، اما یک بازبینی موثر با تمرکز بر آینده انجام می‌شود. به این موضوع فکر کنید که کارکنان چگونه می‌توانند عملکرد خود را در سال پیش‌رو بهبود ببخشند.
۵. ارزیابی منابع انسانی از فرآیند ارزیابی‌ها
از آنجایی که فرآیند بازبینی عملکرد، اغلب مبتنی بر ارزیابی عملکرد کیفی است، منابع انسانی نیاز دارد تا نحوه برآوردها و رتبه‌بندی کارکنان را ارزیابی کند. ارزیابی یک‌طرفه می‌تواند روی رشد حرفه‌ای کارکنان و موقعیت‌هایی که برای آنها فراهم می‌شود، به‌شکلی ناعادلانه تأثیر بگذارد. استفاده از نظارت منابع انسانی در فرآیند ارزیابی عملکرد می‌تواند از تأثیر منفی روی فرهنگ سازمانی و ممانعت از رشد جلوگیری کند.
کارکنان و مدیران با دنبال کردن فلوچارت فرآیند مدیریت عملکرد می‌توانند اطلاعات ارزشمندی را کسب کنند. ارزیابی عملکرد برای کارمند، موقعیتی برای گرفتن بازخورد درباره نحوه عملکردش و مشخص شدن انتظاراتی است که باید برآورده کند.
شرکت نیز می‌تواند از فرایند ارزیابی عملکرد برای سنجش ارزش کار کارکنانش استفاده کند. همچنین می‌تواند از نتایج ارزیابی عملکرد برای مذاکرات پیرامون دستمزد و مشخص کردن افراد شایسته برای ارتقای شغلی و مالی، استفاده کند.
منابع انسانی می‌تواند با استفاده از ارزیابی‌های منفی تعیین کند که کدام کارکنان به آموزش تکمیلی یا ارجاع به برنامه‌های بهبود عملکرد نیاز دارند. زمانی که مدیران طی فرآیند ارزیابی، کمبودهایی را در عملکرد کارکنان تشخیص می‌دهند، می‌توانند برای قدم‌های بعدی مثل راهنمایی، آموزش دوباره، تنزل رتبه یا حتی اخراج، برنامه‌ریزی کنند.
مثالی از نمودار زمانی فرآیند ارزیابی عملکرد
یک فرآیند بازبینی عملکرد منسجم، ترکیبی از چند مولفه است:
• ارزیابی‌های برنامه‌ریزی‌شده فصلی و سالانه
• تعیین اهداف
• راهنمایی و کوچینگ
• بازخورد و ارزیابی غیررسمی و مستمر
هریک از این مولفه‌ها می‌تواند یک محیط کاری مبتنی بر رشد را ایجاد کند که با تشویق کارکنان به توسعه مهارت‌هایشان عملکرد را بهبود می‌بخشد.
ارزیابی‌های سالانه
ارزیابی‌های سالانه، متداول‌ترین نوع ارزیابی عملکردی هستند. این ارزیابی‌هامی‌توانند حول بازه‌های ارزیابی در سطح شرکت یا در ارتباط با عملکرد سالانه هر یک از کارکنان شرکت باشد.
در این ارزیابی‌ها، کارکنان و مدیران درباره هر آنچه در سال قبل به آن رسیده‌اند گفت‌وگو کرده و موقعیت‌هایی را که جای بهبود دارد مشخص می‌کنند و یک برنامه برای رسیدن به اهداف سال بعد تدوین می‌نمایند.
معایب ارزیابی‌های سالانه
هرچند ارزیابی‌های سالانه نقش مهمی در فرآیند کلی ارزیابی عملکرد ایفا می‌کنند، اما به‌خودی‌خود کافی نیستند. مشارکت در مدیریت معنی‌دار و سازنده عملکرد، نیازمند ارزیابی‌های پی‌درپی و فراهم‌آوردن موقعیت‌های ارائه بازخورد است.
رهبران سازمان‌های بزرگ ممکن است بیشتر اوقات احساس کنند که زمان یا منابع کافی برای ارزیابی کارکنان وجود ندارد؛ اما سرمایه‌گذاری نکردن روی بهبود دائمی سازمان شاید در کوتاه‌مدت منجر به صرفه‌جویی در زمان شود، اما در بلندمدت به بهای ازدست‌رفتن موقعیت بهبود بهره‌وری تمام خواهد شد.
ایراد دیگر ارزیابی‌های سالانه این است که به‌جای ایجاد مکالمه مداوم و مستمر بین کارکنان و مدیران، بیشتر شبیه نمره دادن در پایان ترم به نظر می‌رسد.
مدیران چگونه می‌توانند عملکرد سالانۀ کارکنان خود را به‌طور دقیق اندازه‌گیری کنند؟
این که در پایان سال به یک کارمند بگوییم نتوانسته است انتظارات سه ماه پیش ما را برآورده کند، دیگر چه اهمیتی دارد؟
تحقیقات نشان می‌دهد که ارزیابی‌های پایان سال می‌توانند مشکلاتی جدی در مسیر کاری کارکنان ایجاد کنند. در یک نظرسنجی، ۸۵ درصد از آمریکایی‌ها گفتند که دریافت نتیجه منفی از این ارزیابی‌ها ممکن است آنها را به فکر پیدا کردن یک شغل جدید بیندازد.
برای مطالعه بیشتر در مورد معایب ارزیابی سالانه اینجا را بخوانید.
چیزهای زیادی می‌تواند در طول یک سال در یک سازمان تغییر کنند. تغییرات سازمانی روی درک و اندازه‌گیری عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارند، حتی اگر آنها نحوه انجام کار خود را تغییر ندهند. اگر اهداف شرکت مدام در حال تغییر باشد، چگونه می‌توانید عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید؟
مثال‌هایی از این نوع از تغییرات سازمانی عبارت‌اند از:
• تغییراتی در ساختار سازمان که می‌تواند منجر به تغییر جایگاه و گروه‌بندی تیم‌ها و کارکنان شود.
• معرفی یک نرم‌افزار جدید که می‌تواند موجب بروز ضعف در قابلیت‌های فنی کارکنان شود و روی عملکرد آنها تأثیر منفی بگذارد.
• تغییراتی در فرهنگ سازمانی که می‌تواند ارزش مهارت‌ها و صلاحیت‌ها را تغییر داده و به‌عنوان یک عامل دلسردکننده ایفای نقش کند.
ارزیابی سالانه زمانی بهترین نتیجه را به همراه دارد که کارکنان و مدیران با همکاری یکدیگر اهداف سال پیش‌رو را تعیین و با توجه به موعد تعریف‌شده برای هر پروژه و معیارهای موفقیت برای رسیدن به آن اهداف برنامه‌ریزی کنند.
ارزیابی سالانه همچنین موقعیتی برای بررسی دوباره ارزیابی‌های فصلی و بحث درباره فرصت‌های بیشتر برای رشد فراهم می‌کند. در نهایت، یک ارزیابی سالانه همه‌جانبه می‌تواند اطلاعات مورد نیاز برای افزایش دستمزد یا انجام سایر فعالیت‌های عملکردمحور را در اختیار بخش منابع انسانی قرار دهد.
ارزیابی سالانه وقتی می‌تواند مفید واقع شود که کارمند و مدیر، به داده‌های حاصل از دیدارهای یک‌به‌یک، ارزیابی‌های فصلی و تمامی ارزیابی‌هایی که در طول سال اتفاق افتاده است، دسترسی داشته باشند. بدون این اطلاعات، ارزیابی‌های سالانه تبدیل می‌شوند به رویداد یادآوری اتفاقاتی که افتاده است. با استفاده از یک نرم‌افزار اختصاصی مدیریت عملکرد، می‌توان تمامی اطلاعات مربوط به هر دوره ارزیابی را در پروفایل هر کارمند ذخیره کرد.
این داده‌ها انجام ارزیابی‌های سالانه را بر اساس اطلاعات جمع‌آوری‌شده از سال قبل ساده‌تر می‌کنند.
ارزیابی‌های فصلی
ارزیابی فصلی امکانی را برای مدیران و کارکنان فراهم می‌کند تا درباره اهداف کوتاه‌مدت و فرصت‌های رشد و پیشرفت با یکدیگر گفت‌وگو کنند. این نوع ارزیابی نسبت به ارزیابی‌های سالانه بازخورد مؤثرتری را ارائه می‌کنند، چراکه با تعداد دفعات بیشتری انجام می‌شوند.
زمانی که مدیران و کارکنان به‌طور منظم درباره انتظاراتشان با هم گفت‌وگو می‌کنند، محیطی ایجاد می‌شود که کارمند در آن احساس می‌کند تحت حمایت و پشتیبانی قرار دارد. علاوه بر این، کارکنانی که احساس می‌کنند مدیران برای موفقیت آنها سرمایه‌گذاری می‌کنند، برای پیشرفت متعهدتر خواهند بود.
ارائه بازخورد مستمر
ارائه بازخورد فصلی و مستمر به زمان و انرژی زیادی نیاز دارد، اما این تعاملات منظم برای بهبود بهره‌وری و عملکرد بسیار ضروری هستند. ناگفته پیداست که هیچ کارمندی نمی‌خواهد یک سالِ تمام منتظر بماند تا مدیر به او بگوید که کارش را درست انجام نمی‌داده است. چرا یک مدیر باید ماه‌ها برای اشاره به نکته‌ای که همین امروز می‌توانسته آن را بگوید، صبر کند؟
برخی کارکنان دوست دارند که کار خود را به نحو بهتری انجام دهند، اما از کمک خواستن می‌ترسند. ممکن است آنها نسبت به درخواست کمک از مدیر یا همکار خود احساس نگرانی داشته باشند، چون فکر می‌کنند که این کار آنها را ضعیف نشان می‌دهد. بدون دریافت بازخوردها‌ی منظم و پشتیبانی، این کارکنان به اشتباهات خود ادامه خواهند داد.
مدیریت یک فرآیند منسجم ارزیابی عملکرد در صورت داشتن ابزار مناسب، کار ساده‌ای است.
مدیریت عملکرد، چیزی بیش از استفاده از یک ابزار برای ارزیابی موفقیت یا شکست است. با در نظر گرفتن مراحل فرآیند مدیریت عملکرد موثر، می‌توانید فرهنگ گفتگوی مستمر را شکل دهید، انتظارات را شفاف‌سازی کنید و با تشویق به رشد شخصی باعث پیشرفت کارکنان خود شوید. استفاده از این فرآیند می‌تواند همسوسازی فعالیت کارکنان و مدیران با ارزش‌ها و اهداف سازمان را تضمین کند.
