کمتر پیش می آید که کسی، بدون مصاحبه به استخدام شرکتی درآید. مصاحبه از جمله ابزارهای ویژه و بسیار فراگیر برای ارزیابی کارجویان محسوب می شود. مصاحبه گر بار سنگینی را بر دوش می کشد، زیرا مصاحبه بر تصمیم گیری نهایی در مورد استخدام یا عدم استخدام کارکنان تأثیر دارد. مهارت در مصاحبه کردن، تنها برای مسئولان استخدام شرکتها و یا افرادی که در واحد منابع انسانی سازمانها فعالیت می کنند، ضروری نیست. برای هر مدیری، شرایطی پیش می آید که بخواهد دیگران را استخدام کند. بنابراین نحوه صحیح مصاحبه کردن از جمله مهارت هایی است که هر مدیری باید در آن توانمند باشد. برای انجام یک مصاحبه صحیح و اثربخش چه باید کرد؟ در این قسمت، چند نکته کاربردی را به طور خلاصه مرور می کنیم که مطالعات گسترده آنها را تأیید کرده اند. اول آنکه پیش از ملاقات متقاضی کار، رزومه او را بخوانید. همچنین شرح وظایف کاری و ردیف شغلی در نظر گرفته شده برای او را به دقت بررسی کنید. سپس، دستور جلسه مصاحبه را تنظیم کنید. به منظور یکسان سازی شرایط برای همه متقاضیان، یک مجموعه از سؤالات استاندارد تهیه کنید. سؤالاتی را انتخاب کنید که نتوان پاسخ داد. همچنین از بیان سؤالاتی که مخاطب را به سمت پاسخ مشخصی "خیر" یا "بله" به راحتی آنها را با راهنمایی می کنند، خودداری کنید(مثلا نپرسید: آیا به نظر خودتان، مهارتهای فردی مناسبی دارید؟). همچنین سعی کنید حتی الامکان از پرسیدن سؤالات خصوصی مانند وضعیت تأهل، خانواده، سن، نژاد، مذهب و از این قبیل پرسشها تا آنجا که به کار مربوط نمی شود، خودداری کنید. بجای اینکه بپرسید " آیا شما ازدواج کرده اید؟" و یا " آیا بچه دارید؟" بهتر است سؤال کنید که "آیا دلیل خاصی وجود دارد که باعث شود در شرایط خاص، نتوانید برای اضافه کار بمانید؟"
در ملاقات با متقاضی، همیشه فرض کنید که او مضطرب و نگران است. از اینرو کاری کنید که احساس آرامش کند. خودتان را معرفی کنید و خود را نشان دهید. از چند سؤال ساده و با جملات عادی شروع کنید تا یخ طرف مقابل باز شود. بعد از ایجاد فضای آرام و دوستانه، در مورد اینکه سؤال ها در چه زمینه ای خواهد بود و مصاحبه چقدر طول خواهد کشید، اطلاعاتی را در اختیار قرار داده و او را تشویق کنید که به سوالات پاسخ صحیح دهد. یک مصاحبه صحیح، فرایندی از داد و ستد سوالات و اطلاعات است. سؤالاتی که از قبل برای پرسش از متقاضیان آماده کرده اید، در واقع دستور جلسه مصاحبه است و باید بکوشید که مصاحبه را برای همه متقاضیان به یک شکل و بر طبق سؤالات از پیش تهیه شده انجام دهید. سعی کنید کلیه سوالات پرسیده شوند. جواب های دریافت شده را به دقت بشنوید و مورد بررسی قرار دهید. در هر زمان که احساس کردید متقاضی سؤالات شما را سرسری پاسخ می دهد، بر روی همان موضوع مجددا تأکید کرده و در مورد جزئیات آن بیشتر سؤال کنید.
به عنوان مثال،می توانید بگویید: در این باره کمی بیشتر توضیح دهید و یا ممکن است برای دریافت اطلاعات دقیق تر بپرسید گفتید که در اکثر مواقع با ماندن در شرکت برای اضافه کار مشکلی ندارید، می توانید دقیقا مشخص کنید که در چه مواقعی با این کار مشکلی ندارید؟
اگر مصاحبه شونده باز هم از جواب مستقیم و شفاف طفره رفت، سؤال را مجددا و با تأکید بیشتر بپرسید. به یاد داشته باشید که از سکوت در حین مذاکره می توانید به خوبی استفاده کنید. ارزش سکوت را دست کم نگیرید. چند ثانیه سکوت کردن شما، وقتی مصاحبه شونده جواب را ناقص بیان کرده، می تواند او را به صحبت کردن بیشتر ترغیب کند. پس از آنکه همه سؤالات خود را پرسیدید و موضوعات مورد نظرتان به بحث گذاشته شد، باید مصاحبه را جمع بندی کنید. به اطلاع متقاضی برسانید که سؤالات خود را تمام کرده اید و بگویید خوب! من همه سؤال های لازم را پرسیدم. آیا مطلب خاصی در مورد کار و یا شرکت هست که من به شما توضیح نداده باشم
سپس او را از مراحل بعدی آگاه سازید. تا چه تاریخی نتیجه را به او اطلاع خواهید داد؟ آیا نتیجه را تلفنی به او اطلاع میدهید؟ ایا مصاحبه دیگری نیز در پیش دارد؟ بلافاصله بعد از پایان مصاحبه، ارزیابی خود از متقاضی را یادداشت کنید. زیرا آن زمان ذهن شما در آماده ترین وضعیت برای این کار قرار دارد. وقتی متقاضی خارج شد می توانید به نوشته های خود رجوع کرده و با صرف وقت کافی در مورد او تصمیم بگیرید.
منبع:استیفن پی رابینز-2003
