استقرار دستگاه حضور و غياب ارزان

محور اصلی این مقاله چگونگی استقرار دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ می باشد. در حقیقت نکاتی که در این نرم افزار منابع انسانی، مد نظر قرار گرفته به تفصیل بیان خواهد شد. این راهنما کمک بسیار خوبی برای مدیران منابع انسانی است تا بتوانند قابلیت های این دستگاه و نرم افزار متصل به آن را شناخته و در صورت نیاز نسخه سفارشی نرم افزار نانوواچ را درخواست دهند.

دستگاه حضور و غياب ارزان مبتنی بر استاندارد های بین المللی

استاندارد قدمتی به اندازه تاریخ جهان دارد. جهان هستی و روابط بین عناصر آن مثال های زیبایی از استاندارد می باشند. طلوع هر روز خورشید در شرق و غروب آن در غرب و بسیاری از الگوهای مشابه مثال هایی از استاندارد هستند. دمای هوا وقتی سرد می شود، آب یخ می زند و زمانی که گرم می شود؛ همه این ها نشان می دهد که طبیعت، قواعد استانداردی دارد. به نظر می آید در ناخودآگاه بشر هم قواعد استانداردی وجود دارد. از دوران ماقبل تاریخ مثال های زیادی از تلاش های استاندارد سازی وجود دارد که بیانگر فعالیت های ناخودآگاه بشر در راستای استاندارد سازی است. بسیاری از ملل کهن مانند سومری ها، مصریان و بابلیان از انواع استانداردها برای فعالیت های روزمره شان استفاده می کردند؛ بدون این که نام استاندارد بر آن ها بگذارند. یک استاندارد سندی است که الزامات، قوانین و رهنمودهایی را برای یک فرآیند، محصول یا خدمت ارائه می دهد. این الزامات دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ را به طور کامل توصیف می کنند. استانداردها نتیجه یک اجماع هستند و به وسیله یک سازمان شناخته شده تایید شده اند. هدف استاندارد دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، دستیابی به میزان بهینه نظم است.

اهداف اصلی استاندارد سازی دستگاه حضور و غياب ارزان

1. تناسب با هدف سازمان: این موضوع به توانایی دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، برای برآورده ساختن هدف تعریف شده، تحت شرایط خاصی اشاره دارد. گاهی ممکن است انتظارات کاربران با هدف واقعی انحراف داشته باشد. به علاوه برای کاربران دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، دشوار است که همیشه کیفیت مطلوب را بیان کنند. استانداردها با شناسایی پارامترهای بهینه برای عملکرد فرآیند دستگاه حضور و غياب ارزان، روشی برای ارزیابی مطابقت محصول نانوواچ، به سازمان ها کمک می کنند. استاندارد تدوین شده می تواند شامل تعریف شرایطی برای استفاده از فرآیندها، محصولات یا خدمات سازمان و نرم افزار نانوواچ باشد.
2. قابلیت جایگزینی: این که بتوانیم از دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، برای برآورده ساختن سایر نیازهای منابع انسانی استفاده کنیم؛ قابلیت جایگزینی نامیده می شود. با تنظیم فرآیند های استاندارد دقیق برای دستگاه حضور و غياب، می توان فرآیندها، محصولات و خدمات قابل جایگزین ایجاد کرد؛ حتی اگر آن ها در سازمان های مختلفی ایجاد شوند.
3. کاهش تنوع: این اعتقاد عمومی وجود دارد که تنوع، لذت زندگی است. در حالی که انواع نسخه های دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، میتواند برای مشتریان مفید باشد و به آن ها قدرت انتخاب می دهد، اما این تنوع زیاد هزینه های پایینی را در بر دارد؛ چیزی که گروه نانوواچ همیشه به آن فکر می کند. البته تعادل بین تنوع خیلی زیاد و تنوع خیلی کم بهترین گزینه است که دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، باید آن را تامین کند.
4. سازگاری: یکی از اهداف استاندارد سازی فرآیند ورود و خروج منابع انسانی با دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، متناسب باشد که تحت شرایط مشخص جهت برآورده ساختن الزامات مرتبط با هم بکار روند؛ بدون اینکه هیچگونه تعامل غیر ضروری را ایجاد کنند.
5. انتقال تکنولوژی: دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، به عنوان یک ابزار خوب برای انتقال تکنولوژی عمل می کنند. چون استاندارد سازی یک فرآیند پویا است؛ استاندارد ها به موازات پیشرفت تکنولوژی های جدید به روز می شوند.

نقش های مهم در استقرار دستگاه حضور و غياب ارزان

افراد مهم و تاثیر گذاری که در پروژه پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، موثرند عبارتند از:

• مدیران ارشد: مدیران ارشد مهم ترین نقش را در بهبود بلند مدت فرآیند های منابع انسانی ایفا می کند. در پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان، آن دسته از مدیران ارشد در نظر گرفته می شوند که در تحقق اهداف فرآیندها نقش مهمی ایفا کنند: مثل مدیرعامل، اعضای هیات مدیره و معاونین.
• مدیران واحد ها: منظور از مدیران واحد ها افرادی هستند که فعالیت ها و وظایف کارکنان را به لحاظ فنی و اداری هدایت کرده و آن را کنترل می کند.
• مدیران پروژه: مدیران پروژه ها مسئول فعالیت های پروژه ای سازمان هستند که در زمان مشخصی شروع و در یک زمان مشخص به پایان می رسند. افراد زیادی با تخصص های مختلف وارد پروژه ها می شوند و از این رو مدیریت موثر منابع انسانی در پروژه پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، به مراتب حساس تر از واحد هاست و لازم است مدیران پروژه ها بویژه در سازمان های پروژه محور، نقش موثری در بهبود فرآیند پیاده سازی نرم افزار ایفا کنند.
• کارکنان: کارمندان در پروژه پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان، جایگاه خاصی دارند و منظور از کارکنان، همه کسانی هستند که اقدامات و فعالیت ها توسط آنان انجام می گیرد.
• مدیران منابع انسانی: حساس ترین نقش را در پروژه پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان، مدیران منابع انسانی ایفا می کنند. حوزه منابع انسانی مجموعه ای از مسئولیت ها در سازمان را در بر می گیرد که اقدامات و فعالیت های منابع انسانی در سطح سازمانی را هماهنگ می کند. این فعالیت ها عموما به طراحی و تدوین روش های موثر و کاربردی برای مدیریت روابط مدیران و کارکنان می پردازند. مسئولیت آنان معطوف به کارمندیابی، انتخاب، جذب و استخدام، حقوق و مزایا، گریدینگ مشاغل، مدیریت عملکرد، روابط کارکنان، آموزش و توسعه کارکنان و تهیه و تدوین سیاست ها، رویه ها و روابط با کارکنان یا نمایندگان آنان و در این جا نظارت بر حضور و غیاب کارکنان است. حوزه مسئولیت های منابع انسانی عمدتا به اندازه و نوع کسب و کار سازمان بستگی دارد. در همه این اقدامات مدیران واحد ها دخالت دارند ولی کارگردان اصلی، مدیران منابع انسانی هستند که در نهایت باید کارها را به سرانجام برسانند. علاوه بر مدیران، کارشناسان منابع انسانی به طور ویژه مسئول بهبود فعالیت های منابع انسانی می باشند که باید کیفیت فرآیندهای منابع انسانی را تضمین نمایند.

ساختار پیاده سازی نرم افزار و سخت افزار نانوواچ

دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، ساختار سازمانی خاصی را به سازمان دیکته نمی کند. ساختارهای موجود را به کار می برد و چارچوبی برای سازمان ارائه می کند تا بتواند از قابلیت های خود برای توسعه کارکنان استفاده کند و بدین ترتیب قابلیت های منابع انسانی را بهبود بخشد. برای تفسیر مناسب اقدامات پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، باید موارد زیر به خوبی درک شوند:

• سازمان: منظور از سازمان یک شرکت یا سازمان دولتی، نهاد خدماتی، سازمان غیر انتفاعی و مانند آن است که مدیران ارشدی دارد که مسئولیت عملیات، اقدامات و عملکرد سازمان را بر عهده دارند. در بیشتر موارد، سازمان متشکل از مجموعه ای از واحد هاست که منابع انسانی هم یکی از آن ها است.
• واحد: واحد یکی از عناصر معین سازمان است که به آن قسمت، بخش، پروژه و مانند آن نیز می گویند و معمولا فردی مسئولیت مدیریت یا سرپرستی فعالیت های آن را بر عهده دارد. هر واحدی می تواند خود متشکل از چند اداره یا قسمت باشد.
• تیم: تیم مجموعه ای از افراد است که در ارتباط نزدیک با هم بر اساس وظایفی با وابستگی متقابل و اهداف مشترک، کار می کنند. در دستگاه حضور و غياب ارزان نانوواچ، تیم به گروه کاری اشاره دارد که در مدیریت و انجام کارها تا حدی استقلال دارد.
• فرد: کوچک ترین عنصر در دستگاه حضور و غياب ارزان است. البته فرد تنها مد نظر نیست و فرد در تیم یا واحد ملاک عمل قرار می گیرد.

مسائل مربوط به پیاده سازی

• افق زمانی: در پیاده سازی این دستگاه، مقیاس های زمانی مختلفی باید در نظر گرفته شود. مقیاس کامل، کل استاندارد پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان را در بر می گیرد و استقرار کامل و پایدار آن، بستگی زیاد به همکاری کارفرما دارد. مقیاس فرآیند به استقرار کامل فرآیند حضور و غیاب اشاره دارد. مقیاس استقرار فرآیند ممکن است هر سه ماه، شش ماه یا سالانه باشد. چرخه زمانی برای عملکرد واحد منابع انسانی، یک ساله یا کمتر هستند.
• سطوح ساختار سازمانی: اقدامات در سطوح مختلفی از ساختار سازمانی پیاده می شوند. برخی از این اقدامات در سطح فردی، بعضی در سطح تیم یا واحد های سازمانی و برخی دیگر در سطح کل سازمان انجام می شوند. لازم است که سطوح سازمانی مشارکت کننده در پیاده سازی شناخته شده و برای پیاده سازی و نهادینه کردن اقدامات مورد نیاز هر سطح به طور مناسب برنامه ریزی شود.
• هم افزایی سیستمی فرآیندها: پیاده سازی دستگاه حضور و غياب ارزان، مجموعه ای از اقدامات را شامل می شود. این امر برخاسته از این جریان فکری در منابع انسانی است که بر اساس آن مجموعه ای از اقدامات وابسته به هم و سازگار، برای بهبود عملکرد سازمانی لازم هستند. در واقع، مجموعه این اقدامات برای تقویت یکدیگر و ایجاد شایستگی های سازمانی لازمند. منظور ما از هر سطح بلوغ استاندارد، مجموعه اقدامات مرتبط با هم است که یکدیگر را تقویت می کنند؛ منجر به توسعه شایستگی های کارکنان می شوند و به بهبود عملکرد می انجامند. هر چند سازمان ها می توانند از میان فرآیند های مربوط به ورود و خروج کارکنان، برخی را ترجیح داده و انتخاب کنند، ولی این فرآیندها در زمانی که در ترکیب با یکدیگر به کار گرفته شوند، کارایی بسیار بیشتری خواهند داشت.

ممیزی سیستم نرم افزاری و دستگاه حضور و غياب ارزان

این سیستم روشی جامع برای ممیزی و عارضه یابی فرآیندهای منابع انسانی است. ممیزی این سیستم دارای ویژگی های زیر است:

• دقت: رتبه های حاصل از ارزیابی این سیستم بیانگر بلوغ سازمانی است و می تواند در سراسر سازمان برای مقایسه استفاده شود؛ از این رو دقت در اعداد بسیار مهم است. نتایج حاصل از ارزیابی بیانگر نقاط قوت و ضعف سازمان ارزیابی شده هستند.
• قابلیت تکرار: رتبه ها و یافته های ارزیابی ورود و خروج کارکنان،با رتبه ها و یافته های سایر ارزیابی هایی که در شرایط مشابه انجام می شوند، هم ارزش است.
• اثر بخشی هزینه/ منابع: روش ارزیابی بر حسب نفر/ ساعت صرف شده برای برنامه ریزی، آماده سازی و اجرای ارزیابی کارآمد است.
• معنادار بودن نتایج: نتایج ارزیابی برای مدیران عام، هیات مدیره و مدیران منابع انسانی در اخذ تصمیمات مفید هستند.

تایید کارشناسی و مدیریتی

کارشناس منابع انسانی باید بررسی کند که آیا افراد اقدامات مناسبی را در تطابق با سیاست ها و ارزش های سازمان انجام می دهند و آیا این فعالیت ها با فرآیندهای مدون سازگاری دارند؟ هدف از این کار اطمینان از انجام درست فرآیندها است تا به مدیریت ارشد گزارش شود و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی برای استقرار دستگاه حضور و غياب ارزان، پی گرفته شوند.

از طرفی هدف اصلی بازنگری دوره ای توسط مدیران، کسب آگاهی و بینش درباره وضعیت و اثربخشی فرآیندهای منابع انسانی است. همچنین لازم است سازوکارهایی برای گزارش دادن استثنائات ورود و خروج کارکنان، وجود داشته باشد. باید در نظر داشت که حوزه و محتوای بازنگری های مدیران بستگی به آن خواهد داشت که کدام یک از مدیران در فرآیند بازنگری مشارکت کنند. بهتر است بازنگری دستگاه حضور و غياب ارزان، توسط مدیرانی که مسئول همه فعالیت های منابع انسانی سازمان هستند رخ دهد و همه موضوعات مد نظر قرار گیرد.

البته نرم افزار نانوواچ هم به گونه ای طراحی شده است که هر سازمان می تواند در هر زمان فرآیند حضور و غیاب کارکنان خود را ممیزی کرده و تاثیرات سیستم و فرآیندهای ارزیابی عملکرد را مشاهده کند. این نرم افزار مبتنی بر استانداردهای ملی و بین المللی منابع انسانی طراحی شده ، به طوری که با به گزینی از سایر سازمان ها و مقایسه سازمان ها با یکدیگر، ارزیابی ها از ابزار های سنجش یکسانی اقتباس می شوند. نگران نباشید یک تیم مجرب و آموزش دیده از شرکت نانوواچ برای استقرار دستگاه در خدمت شماست تا به بهترین وجه شما را جهت رسیدن به اهداف شرکت یاری کند. تیم ارزیابی پروژه نانوواچ، شواهد عینی جمع آوری شده را مقایسه می کنند تا اطلاعات جمع آوری شده را ترکیب و تحلیل کنند.