به منظور استخدام بهتر لازم است بتوانید محصولی از تجزیه و تحلیل‌ها به کارجویان ارائه کنید. در ابتدا خود مدیر نیروی انسانی باید بداند که دقیقاً برای چه شغلی چه مهارت‌هایی لازم است. وی همچنین باید این اطلاعات را به خوبی تجزیه و تحلیل کرده و بتواند در قالب یک مدرک ارائه دهد. بنابراین وجود شرح شغل یا پروفایل شغل یا شناسنامه شغلی، برای هر سازمانی ضروری است.
در واقع شناسنامه مشاغل مدرکی است که حاوی مهم‌ترین و اصلی‌ترین اطلاعات درباره یک شغل است، اما این مستند باید چه محتویاتی را شامل شود.
در صورتی‌که نیازهای سازمانی خود را که با آن شغل مورد نظر تامین خواهند شد، در آگهی ذکر کنید، کارجویان بهتر می‌توانند مهارت‌هایشان را با شغل مطرح شده، تطبیق دهند. از این رو شناسنامه شغلی را اغلب تنها سندی می‌دانند که می‌تواند نقش شغل را به صورت دقیق بیان کند.
در واقع اینکه شغل موردنظر به چه مهارت‌هایی نیاز دارد، مهم‌ترین عاملی است که به شما کمک می‌کند بهترین افراد را گزینش و استخدام کنید. همچنین در صورت استخدام نیروی انسانی، سندی وجود دارد که کارمند جدید بداند باید دقیقاً چه مسئولیت‌هایی به عهده گیرد.
با توجه به این نیازها باید اذعان داشت که نگارش یک شناسنامه شغلی کامل، نیازمند تخصص است. البته روند خاصی برای این کار وجود ندارد، اما پیشنهاد می‌کنیم از روش زیر استفاده کنید.
در این بخش به برسی و ارائه عنوان دقیق و درجه شغل پرداخته می‌شود. در واقع یک ذهنیت اولیه به کارجو ارائه می‌شود.
بنابراین شماره‌های شناسایی شغل که ثبت شده‌‌اند؛ لازم است در اینجا ذکر شوند. نکته بعدی که بهتر است در این بخش آورده شود؛ مکان است. البته در صورتی که شغل موردنظر طوری است که در یک مکان ساکن نیست نیز باید در این بخش به آن اشاره کنید.
دومین بخشی که در یک شناسنامه مشاغل به آن پرداخته می‌شود؛ هدف آن شغل است. هدف باید به روشنی بیان شده و تمامی ابهامات از آن رفع شود. همچنین رابطه هدف آن شغل و اهداف اصلی سازمان نیز باید به خوبی تبیین گردد.
در سومین بخش بهتر است به مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظایف به شکل کاملاً ساده اشاره کنید. وظایف ضمنی و کارهایی که از کارجو می‌خواهید در این بخش قرار می‌گیرند. همچنین به منظور سهولت در انجام کار بهتر است در این بخش به ساعات کاری موردنیاز نیز اشاره کنید.
در این بخش بهتر است به برسی معیارها و اصولی که بهتر می‌دانید کار با آنها پیش برود، بپردازید. برای مثال برای شغلی خاص، نیازمند دانش در زمینه‌‌ای خاص هستید. بهتر است در این بخش به آن اشاره کنید. دقت داشته باشید که شایستگی‌ها حاصل ترکیب دانش موردنیاز، مهارت فنی، غیرفنی و مهارت‌های ارتباطی است.
هر سازمانی بهتر است ساختار سازمانی منسجمی داشته باشد و در شناسنامه مشاغل، به تبیین جایگاه مشاغل خود در این ساختار بپردازید. روابط و المان‌هایی که در این شغل کارجو باید در قبال آنها به مدیر پاسخگو باشد؛ از اهمیت بالایی برخوردار بوده و در این بخش می‌آیند.
بهتر است در بخش مسئولیت‌ها به کارمندان زیردست نیز اشاره شود. بنابراین مسئولیت‌ها آن چیزهایی هستند که کارجو در صورت استخدام باید در قبال آنها پاسخگو باشد.
در این بخش به بیان اصلی‌ترین شرایط و روابط اجتماعی و رابطه شغل با دیگر بخشهای سازمان پرداخته می‌شود. همچنین شرایطی که خاص آن مکان و فضا است را بر می‌شمارند. برای مثال کار از نظر مکان، درونی یا بیرونی بودن شغل و دورکاری یا حتی شرایط سخت شغل توضیحاتی ارائه می‌شود.
ممکن است شغلی نیازمند به کارمندانی باشد که سطح خاصی از دانش را نیاز دارند. در این بخش به آنها می‌گوید که سازمان این برنامه آموزشی را مدنظر دارد. بنابراین آموزش سازمانی در این بخش مطرح می‌گردد.
هر کارمندی دوست دارد زمانی که به هر دلیل از شغلی خارج می‌شود؛ به سطحی بیش از آنچه در گذشته بوده، رسیده باشد و پیشرفت شغلی خود را به عینه مشاهده کند. بنابراین بهتر است در این بخش از شناسنامه شغلی به برسی فرصت‌هایی که برای شاغلان ایجاد می‌شود تا کار راهه شغلی بهتری بیابند، اشاره شود.
شاید بتوان بخش‌هایی از شناسنامه شغلی را به منظور ارائه به کارجو کم کرد اما شرایط استخدام از مهم‌ترین بخش‌ها است. حقوق و دستمزد، بیمه، مقرری، اصلی‌ترین مزایای شغلی، اضافه کاری‌های احتمالی، مسائل مربوط به بازنشستگی، بیماری و از کار افتادگی و… همه و همه از مهم‌ترین المان‌هایی است که در یک شناسنامه شغلی به آنها پرداخته می‌شود.
بسیاری از شغلها ممکن است به اتحادیه‌ها و تعاونی‌ها بپیوندند. در این بخش به برسی اتحادیه‌ها و تعاونی‌هایی که شغل با آنها رابطه دارد؛ می‌پردازد.
در این بخش از شناسنامه شغل به شرایطی می‌پردازیم که شغل موردنظر را خاص می‌کند. شرایط کاری شغل ممکن است بخشهای خوشایند و ناخوشایندی داشته باشد. بنابراین بهتر است طوری از آنها یاد شود که این شرایط مزیت پیشنهادی شغل هستند.
باید خاطر نشان کرد که بسیاری از بخشهای نام برده در بالا را می‌توان حذف کرد. البته این در صورتی است که اشراف کامل به آن بخش داشته باشید، اما چهار بخش اصلی وجود دارد که با حذف آنها، تمام سند از حالت شناسنامه‌ای خارج می‌شود.
به طور کلی یک شناسنامه شغلی کامل باید شامل:
این چهار قسمت مهم‌ترین بخشهای شناسنامه شغلی است که نمی‌توان آنها را حذف نمود.
اگر بخش‌هایی از پروفایل شغلی را حذف می کنید؛ باید توجه داشته باشید که جزئیات از بین نروند. در صورتی که تمام بخش‌ها را نگه می‌دارید؛ باید توجه داشته باشید که طول متن زیاد نباشد.
کاربران امروز نه زمان کافی برای مطالعه یک مقاله طولانی را دارند و نه حوصله آن را، از این جهت بهتر است طوری آن را خلاصه بنویسید که نه جزئیات از بین برود و نه مطلب از حوصله کاربر خارج شود. به طور کلی توصیه می‌شود یک پروفایل شغلی، ۷۰۰ تا ۲۰۰۰ کلمه یا نویسه داشته باشد.
در بسیاری از شرکتها به پروفایل شغل یا همان شناسنامه شغل، بسنده نمی‌شود. این شرکتها ترجیح می‌دهند یک سند شرایط احراز شغل هم تهیه کنند که شامل اطلاعات زیر است:
در اولین گام بهتر است به بررسی المان‌های موجود در سازمان بپردازیم. ساختار سازمانی، مشاغل سازمان، نظام رده بندی شغلی و رتبه بندی‌های شغلی (در صورت وجود) از نمونه اصلی‌ترین المان‌هایی است که بهتر است در اولین گام برسی شود.
این فرآیند شامل جمع آوری، بررسی و تفسیر داده ها در مورد وظایف شغلی است و این فرآیند اطلاعات دقیقی در مورد هر شغل فراهم می‌کند تا سازمان بتواند عملکرد درستی داشته باشد. تجزیه و تحلیل شغل شامل مراحل زیر است:
نتایج به دست آمده باید پس از مستندسازی توسط شاغلین فعلی و سرپرستانشان بازبینی شود و هر گونه تغییر در مورد دانش، مهارت ها، توانایی‌ها، خصوصیات جسمانی، فاکتورهای محیطی، میزان تجربه و … در صورت لزوم اعمال شود.
دانش:
درک و فهم عمیق اطلاعاتی که با تجربه یا مطالعه به دست آمده‌اند.
مهارت:
شایستگی موجود و قابل مشاهده که به سبب انجام یک فعالیت آموخته شده است.
توانایی:
شایستگی برای انجام یک رفتار قابل مشاهده یا رفتاری که منجر به تولید یک محصول قابل مشاهده می‌شود.
خصوصیات جسمانی:
ویژگی‌های جسمی که یک فرد برای انجام وظایف شغلی خود باید داشته باشد.
عوامل محیطی:
شرایط کاری (داخل یا خارج از سازمان)
مدارک تحصیلی یا میزان تجربه:
حداقل سطح تحصیلات، تجربه و گواهینامه های قابل قبول برای هر جایگاه شغلی
در گام بعدی بهتر است به سراغ ساختار شرح شغل و شرایط احراز آن شغل، و در نهایت روش‌هایی که در آن استفاده می‌شود؛ تدوین گردد. در این بخش بهتر است گروهی از متخصص‌های نیروی انسانی به برسی و اعمال دغدغه‌ها بپردازند. بنابراین پس از تجزیه و تحلیل شغل که استاندارد عملکرد برای یک کار خاص مشخص شد باید کارکردهای اساسی هر موقعیت شغلی تعریف شود:
پس از تعریف کارکردهای اساسی، کارفرما می‌تواند تعیین کند که آیا عملکردها ضروری هستند یا حاشیه ای.
در گام سوم است که شروع به تحقیق می‌کنیم. منابع تحقیقی و روش‌هایی که برای این کار انتخاب می‌کنیم؛ وابسته به شغل و سازمان است، اما به طور کلی می‌توان از رده بالاتر این اطلاعات را به دست آورد.
ساختار شرح شغل ممکن است در سازمان های مختلف متفاوت باشد، اما تمام شرح شغلها در یک سازمان باید به طور یکنواخت و یکپارچه استاندارد سازی شده باشند تا ظاهر مشابهی داشته باشند. عناوینی که جهت استاندارد سازی باید به کار روند بدین ترتیب هستند:
عنوان شغلی:
نام موقعیت شغلی
طبقه بندی:
سطح شغل در طبقه بندی مشاغل مورد تأیید وزارت کار
سطح دستمزد/ گروه شغلی/ سطح جبران خدمت:
در واقع گروه یا محدوده دستمزدی که در آن مشاغل با ارزش یکسان قرار می‌گیرند و حداقل و حداکثر حقوق بازه مشخصی دارد.
سرپرست یا مدیر بالادستی:
عنوان موقعیتی که به عنوان سرپرست مشخص شده و فرد شاغل باید به آن پوزیشن گزارش بدهد.
تاریخ:
تاریخ زمانی که این شرح شغل نوشته شده یا آخرین بازبینی روی آن انجام شده است.
خلاصه شغل / هدف:
خلاصه ای از شغل یا هدف کلی از آن انجام این شغل.
شرح وظایف یا کارکردهای ضروری:
کارهایی که شاغل در این شغل به عنوان وظایفش به طور مرتب و پیوسته انجام می‌دهد و واقعا لازم و ضروری هستند.
شایستگی:
شامل دانش، مهارت و توانایی
مسئولیت های نظارتی:
سطوح شغلی و کارهایی که نظارت بر آنها بر عهده این شغل می‌باشد.
محیط کار:
ویژگی های محیط کار مثل دمای هوا، میزان نویز و آلودگی صوتی، محیط داخل یا خارج از فضای کار و یا هر عاملی که می‌تواند بر روی عملکرد انسان تأثیر داشته باشد.
توانمندی های فیزیکی و جسمی:
توانمندی های جسمی مورد نیاز شغل مثل خم شدن، نشستن، بلند کردن اجسام، رانندگی و ….
نوع موقعیت کار و تعداد ساعات مورد انتظار کار:
کار تمام وقت یا پاره وقت، ساعت کار معمول اداری و شیفت های کاری، تعداد روزهای کاری در هفته و امکان نیاز به اضافه کاری می‌باشد یا خیر.
سفر کاری:
میزان سفرهای کاری مورد نیاز شغل، مقصدهای سفر، مانند سفرهای داخلی و یا سفرهای خارجی، و اینکه آیا سفر به صورت چند روزه است یا یک روزه.
تحصیلات و میزان تجربه مورد نیاز:
مدرک تحصیلی و سوابق و تجربیات مورد نیاز در حوزه مرتبط با کسب و کار و الزامات مرتبط با شغل.
گواهینامه ها و تجربیات خاص:
داشتن توانایی خاص و گواهینامه های خاص در رابطه با الزامات یک صنعت مثلا توانایی کار با ماشین آلات و تجهیزات و ابزار تخصصی و … .
در نهایت شناسنامه مشاغل نگاشته و در اختیار متصدی یا خبرنگار شغل قرار داده می‌شود. در این مرحله ممکن است بازهم بازنگری‌هایی روی پروفایل شغل انجام شود. در آخرین مرحله می‌توان شناسنامه شغل را انتشار و در اختیار کاربران قرار داد.
پیش‌نویس شرح شغل باید برای بررسی و تصویب نهایی به سرپرست و مدیریت عالی ارائه گردد و بررسی پیش‌نویس این شانس را به ما می‌دهد تا قبل از تصویب نهایی بتوانیم جزئیات را مرور و اضافه و کم کنیم.شرح شغل ها پس از نهایی سازی باید در یک مکان امن نگهداری شوند و از نسخه های کپی برای شاغلین، روند مصاحبه، بررسی پاداش و ارزیابی عملکرد و سایر امور سازمان استفاده شود.
بسیاری از کاربران اکنون خواهند گفت این روند که دیگر شناسنامه مشاغل نیست؛ بلکه شرح شغل است که در گذشته به آن اشاره کردهایم. باید گفت تفاوت‌هایی میان این دو و حتی شرح شغل و شرح نقش وجود دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
پروفایل شغلی یا همان شناسنامه شغلی را می‌توان نمونه گسترده‌تر شرح شغل دانست. در واقع هدف اصلی تولید این سند این است که جزئیات دقیق‌تری از شغل در اختیار کارجویان و متصدیان استخدام قرار گیرد. بسیاری از اطلاعاتی که در پروفایل شغل ذکر می‌شود را نمی‌توان در شرح شغل یافت. از جمله این اطلاعات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
البته بسیاری از شرکتها، این اصطلاحات را به جای یکدیگر استفاده می‌کنند. در اغلب موارد هم یک سند تعریف می‌کنند. در بسیاری از شرکتها حتی میان شرح شغل و شرح نقش شغلی تفاوتی نمی‌بینند. در حالی که هر سه این موارد با یکدیگر تفاوت دارند، اما در بسیاری از موارد به جای یکدیگر استفاده میشوند.
در صورتی که مدیر منابع انسانی یک شرکت بین المللی باشید، ترجیح می‌دهید از توصیف نقش استفاده کنید، اما اگر یک شرکت کوچک دارید؛ بهتر است یک شرح شغلی کامل داشته باشید.
به طور کلی می‌توان گفت تفاوت زیادی میان این دو وجود ندارد. شاید تنها تفاوت شایعی که بتوان بیان کرد این است که شرح نقش به برسی روابط و چهارچوب آنها نیز می‌پردازد. در حالی که شرح شغل تنها شغل موردنظر را برسی می‌کند.
شناسنامه شغلی یکی از اسنادی است که هر شرکت به منظور استخدام به آن نیاز دارد. این سند به همه بخشهای یک شغل به شکل خلاصه می‌پردازد. همچنین امکان استخدام کارمندانی که استعداد و خلاقیت بیشتری دارند را فرآهم می‌کنند.
