تو این نوشته در مورد روشی برای ارتباط گرفتن با بقیه صحبت می‌کنم که توصیه می‌کنه:
این روزا دیگه آدما مثل قبل فرصت خوندن متن‌های طولانی یا نشستن پای صحبت‌های طولانی رو ندارن و این حوصله همینطور داره کمتر و کمتر میشه.
استفاده از مدل هرمی مینتو که در اون کامل ساختار سنتی رو برعکس می‌کنیم، کمک می‌کنه تا با شفافیت بیشتر، سریعتر و دقیق‌تر بتونیم با مخاطبمون ارتباط بگیریم.
ایده کلی این مدل ارتباط، اینه که نتیجه رو اول از همه مطرح کن و بعد سراغ چرایی بحث و اطلاعاتش برو.
اگر بخوایم دقیق‌تر بشیم روی جزئیات، برای مطرح کردن یه موضوع این مراحل رو طبق این مدل باید طی کرد:
1. با نتیجه شروع کن
تو این مرحله با مطرح کردن نتیجه در اول توجه مخاطبت رو می‌تونی جلب کنی که منظور از نتیجه می‌تونه هرچیزی مثل یک پیام، پیشنهاد و توصیه و یا نتیجه یه استدلال و بحث باشه.
این شکل از مطرح کردن نتیجه بر خلاف چیزی هست که تا به حال تو جاهای مختلف دیدیم و یادگرفتیم چون معمولا به ما اینطور یاد دادن که با چیدن کلی مقدمه و استدلال در آخر نتیجه رو به مخاطب بگیم که معمولا برای جاهایی خوبه که مخاطب و خودمون وقت و حوصله کافی رو داریم که خب این روزها این وقت و حوصله خودشون خیلی کم یابن.
روش مینتو البته چیز جدیدی نیست و این موضوع در ارتباطات نظامی به روش BLUF معروفه که خودمونیش میشه اینکه «حرف آخرت رو اول بزن» که برای ارتباط سریع استفاده می‌شده ولی خب این روزها توی زمینه کسب و کار بیشتر کاربرد داره.
2. نکات مهم رو بگو
در این مرحله نوبت اینه که نتیجه رو با نکات اصلی و مهم بهش پر و بال بدیم، که البته همچنان بهتره که تا جای ممکنه کوتاه باشه و هدف از این بخش اینه که به مخاطب بگیم که «چرا؟» به نتیجه‌ای که در ابتدا بهش اشاره کردیم، رسیدیم.
3. حالا نوبت جزئیاته
اگه همچنان نیاز داری که جزئیات بیشتر مثل عدد و رقم، خبر و یا هرچیز دیگه‌ای رو که کمک کرده به نتیجه بررسی رو حتما ذکر کنی، توی این مرحله می‌تونی در موردشون صحبت کنی.
هرچقدر که مخاطب سرش شلوغ‌تر باشه، کمتر به جزئیات و داده‌ها توجه می‌کنه ولی خب ممکنه موضوع براش خیلی مهم باشه و دوست داشته باشه یه نگاهی به این بخش بندازه تا کامل موضوع رو متوجه بشه و در موردش تصمیم دقیق‌تری بگیره.
این بخش سوم آوردنش الزامی نیست و اگر حس می‌کنی که دو بخش قبلی به خوبی موضوع رو می‌رسونن، نیازی نیست که محتوا رو بیشتر کنی.
یه مثال خوب همیشه می‌تونه کمک کنه:
این نوشته گزارشی هست که مخاطب آن ارائه گزارش به همکاران و هدف آن تصمیم گیری در مورد استراتژی محصول است.
با سلام به همه همکاران
تحقیقات ما در مورد استراتژی محصول به پایان رسید، و این نتیجه به دست آمد:
پیشنهاد ما بر اساس یافته‌ها این است که در توسعه محصول، بهتر است مشتریان نهایی را در اولویت اول قرار دهیم.
یافته‌هایی که در این تحقیق به آن‌ها دست یافتیم این‌ها بودند:
- مشتریان با ویژگی‌های محصول جدید آشنا نیستند و نیاز به راهنمایی و یا آموزش بیشتری دارند.
- کاربران فعلی محصول، از ویژگی‌ها و طراحی محصول رضایت دارند و با آموزش لازم می‌توانند به خوبی با محصول تعامل داشته باشند.
- تیم فروش محصول، درگیر ارائه محصول به خریداران عمده است و تمرکز کمی بر روی مشتریان نهایی محصول دارد.
ما چطور به این یافته‌ها رسیدیم؟
- ما با 250 مشتری نهایی، همه کارکنان فروش و ارتباط با مشتریان و همچین 10 مشتری عمده محصولاتمان به صورت متمرکز مصاحبه کردیم.
- شاخص NPS بین مشتریان عمده عددی در حدود 3.75 در مقیاس 5 بود در حالی که بین مشتریان نهایی و خرد این عدد 2.93 بود.
- طبق بررسی بازخورد مشتریان نهایی، دلیل 73% از کاربران برای نداشتن خرید مجدد این بود که شرکت تعامل مناسبی با مشتریان نهایی ندارد.
- امیتاز SUS کاربران، 9.25 در مقیاس 10 بود که نشان می‌دهد محصول از نظر کاربردی و برطرف کردن نیاز مشتریان نهایی مشکلی ندارد.
برای اطلاع بیشتر از این تحقیق، پیشنهاد می‌کنیم گزارش کامل را از همکاران تحقیق و توسعه دریافت کنید.
همانطور که در مثال دیدیم، متن گزارش با پیشنهاد نهایی شروع شد و در ادامه در بخش یافته‌ها نکات مهم نوشته شده و در آخر هم در مورد اعداد و ارقامی صحبت شده که اگر مخاطب احساس نیاز کرد می‌تونه بهشون رجوع کنه.
روش مینتو، روشی هست که با استفاده از اون میشه در تعاملات (به ویژه از نوع کتبی) پیام نهایی رو کاملا شفاف و واضح و از همه مهمتر، در سریع ترین زمان ممکن به مخاطب منتقل کرد.
در این روش با نتیجه شروع می‌کنیم، با گفتن از دلایل مهم بخش دوم رو تموم می‌کنیم و اگر نیاز بود در بخش آخر از اطلاعات ریز استفاده می‌کنیم تا مخاطب در صورت نیاز بهشون رجوع کنه.
