شاید در محیطی که کار کردید برایتان پیش آمده باشد که با روش های ارزیابی عملکردی رو به رو شده باشید که برای مدتی در مجموعه مورد استفاده قرار گرفته و بعد به خاطر اثرات بدی که داشته منسوخ شده باشد. این اتفاق زمانی رخ می دهد که مدیران براساس آزمون و خطا تصمیم به پیاده سازی این روش گرفته باشند و از قبل برنامه مناسبی برای آن نداشته باشند. هم چنین شاخص های کلیدی عملکرد مناسبی هم انتخاب نکرده باشند. طراحی ضعیف این سیستم آسیب بیشتری نسبت به تیم و مجموعه می زند. در واقع اگر سیستم مناسبی در نظر گرفته نشده، بهتر است اصلا کاری عملی نشود.
در این مقاله اشتباه رایجی که مدیران در طراحی و پیاده سازی این سیستم انجام می دهند را بررسی می کنیم:
اشتباه اول : بررسی عملکرد یک فرآیند بالا به پایین و یک طرفه است که در آن مدیر به عنوان قاضی و هیئت منصفه رفتار کرده و دستاوردهای کارکنان را با یک خط کش اندازه گیری می کند.
راه حل: در سیستم های ارزیابی عملکرد حداقل کاری که می توان انجام داد دو طرفه بودن آن است. اگر می خواهید این سیستم موثر باشد، باید آن را یک دایره در نظر بگیرید. به طوری که افراد هم در آن حق صحبت کردن و اظهار نظر و پشنهادات داشته باشند. در واقع یک سیستم ارزیابی عملکرد موفق این نکته را در نظر می گیرد که قرار است نتیجه ی کارکرد کارمندان را بررسی کند نه اینکه آنها را زیر ذره بین و فشار قرار دهد. بنابراین کارمندان باید در جلسات بتوانند مستنداتی که درباره عملکرد خود دارند را بیاورند و نتیجه ی سیستم ارزیابی نیز در کنار آن قرار بگیرد.
معیار قرار دادن صرف اعداد و آمار بدست آمده از سیستم کافی نیست و لازم است جلساتی با کارمندان برای پر کردن شکاف و فاصله بین کارمند و مدیر تعیین شود. به این ترتیب می توانید اطلاعات بهتری از عملکرد آنها و شرایطی که شاید مانع کارایی بهتر می شود بگیرید.
اشتباه دوم: از روش ارزیابی عملکرد برای بررسی کارکرد و سیستم پاداش دهی به طور همزمان استفاده می شود.
راه حل: در اکثر مواقع سیستم ارزیابی عملکرد هم برای بررسی کارکرد و هم برای دادن پاداش استفاده می شود. این کار در عمل درست نیست. و می تواند تبعاتی را به همراه داشته باشد. اگر قرار است نقاط ضعف و قوت تیم خود را با این روش پیدا کنید، و قرار است کارایی تیم را بهبود ببخشید، این روش می تواند برای هدف شما مفید باشد. اما اگر قرار باشد سیستم پاداش در این کار دخیل باشد، تمرکز کارمندان تنها بر مواردی که با آن می توانند پاداش بیشتری جذب کنند رفته، و از تقویت مهارت های خود و کارایی بهتر جا می مانند. همچنین برخی دیگر که در خود توانایی بهبود عملکرد را نمی بینند، به این نتیجه می رسند که از گرفتن پاداش صرف نظر کنند و برای بهبود کارکرد خود تلاش نکنند. آیا هدف اولیه شما برای پیاده سازی این سیستم دچار اختلال نشده؟! بنابراین اگر می خواهید برای هر دو مورد برنامه ریزی کنید بهتر است تا حد امکان این دو مقوله را از هم جدا کنید.
اشتباه سوم: فردی یا افرادی که وظیفه ی ارزیابی را بر عهده دارند، ارتباط کمی با افراد مورد ارزیابی برقرار می کنند.
راه حل: کسی که قرار است ارزیابی کارمندان را انجام دهد باید بیشترین تعامل را با افراد داشته باشد. بهترین کسانی که می توانند این کار را انجام دهند، سوپروایزرها و یا مدیرانی هستند که کاملاً بر مسائل کارمندان اشراف دارند. یک نفر از یک دنیای دیگر چگونه می تواند افراد را مورد ارزیابی قرار دهد وقتی که با جنس کار آنها کاملاً غریبه است؟!
اشتباه چهارم: کارمندان اطلاعیه قبلی در رابطه با روز جلسات ارزیابی خود ندارند.
راه حل: همانطور که در مورد اول هم گفته شد، این روش باید دو طرفه باشد و کارمندان از قبل باید برنامه زمانبندی ارزیابی و جلسات فیدبک خود را بدانند و برای آن آماده شوند. برگزاری جلساتی برای صحبت با کارمندان باید در تمام سازمان در نظر گرفته شود.
اشتباه پنجم: در جلسات ارزیابی رفتارها و ویژگی ها بیشتر از نتایج کلی کار در نظر گرفته می شود.
راه حل: این مورد یک اشتباه بسیار رایج در این سیستم تلقی می شود. جلسات ارزیابی عملکرد برای بررسی نتایج کلی و بهبود روند انجام کارهاست و در این جلسات نباید بحث های حاشیه ای و رفتاری هم در کارکرد دخیل شود. نظارت و بررسی رفتار افراد هم لازم است مورد بررسی قرار بگیرد اما نباید تمام این موارد را باهم قاطی کرد. در این جلسات به جای ریز شدن در مواردی که تأثیر چندانی هم ندارد به کلیات و نتایج عملکرد بپردازید و نقاط قوت و ضعف را باهم در نظر بگیرید.
اشتباه ششم: ارزیابی عملکرد معمولاً در بازه های زمانی طولانی یا سالانه انجام می شود.
راه حل: اولین و مهمترین هدفی که سیستم ارزیابی عملکرد دنبال می کند، بهبود کارکرد است. اگر قرار باشد این کار در بازه های زمانی طولانی و یا سالانه صورت بگیرد پس اصلاً برای چه هدفی این کار دارد انجام می شود؟! اگر مشکلی در هرجای سیستم وجود دارد باید به موقع شناسایی و برطرف شود. اگر قرار باشد اشتباهات در درازمدت تکرار شوند در آینده به عادت و یک فرهنگ بد تبدیل می شود. اگر بازه های زمانی ارائه فیدبک و ارزیابی کوتاه تر باشد می توان از این روش برای کوچینگ کارمندان و در صورت لزوم قرار دادن منتور با برگزاری دوره های آموزشی استفاده کرد.
اشتباه هفتم: هیچ تحقیقی در زمینه ی علل مشکلات کارمندان که باعث تضعیف عملکرد است، وجود ندارد.
راه حل: این تفکر اشتباه رایج که دلیلی برای کارایی پایین کارمندان وجود ندارد، مخرب ترین تفکر است که هم به شخصیت مدیر لطمه می زند و هم روحیه ی کارمندان را تضعیف کرده و آنها را برای کارکردن دلسرد می کند. اگر کارکرد کارمندان پایین است باید برای بررسی تحقیقاتی صورت بگیرد. کمتر پیش می آید که افراد داوطلبانه کم کاری کنند و یا نخواهند که عملکردشان را بهتر کنند. بنابراین در جلساتی که گفته شد می توان از کارمندان سوالاتی در این رابطه پرسید و به گفتمان جلسات شکل داد. سپس مسائل مطرح شده را به طور کامل بررسی کرد.
اشتباه هشتم: در پایان ارزیابی عملکرد هیچ برنامه ای برای پیگیری وجود ندارد.
راه حل: ارزیابی عملکرد انجام شد! حال چه می شود؟! این سوالی است که اگر برنامه یا هدفی پشت سر این کار نباشد برای کارمندان ایجاد شده و نتیجه ی منفی ای را هم به دنبال دارد. بنابراین سیستم ارزیابی عملکرد با هدف بهبود کارایی کارمندان باید در پس خود برنامه های دیگری مثل کوچینگ و منتورینگ و آموزش و … را به دنبال داشته باشد.
اشتباه نهم: پاداش در نهایت بر اساس درصد و امتیاز کسب شده از سیستم های ارزیابی عملکرد تعیین می شود.
راه حل: همانطور که در اشتباهات قبلی هم گفته شد، یکی دانستن سیستم ارزیابی عملکرد با پرداخت پاداش چندان جالب نیست زیرا بودجه مربوط به پرداخت پاداش محدود است و عدد قابل توجهی نیست که اختلاف یک یا دو امتیازی بتواند بر آن اثرگذار باشد.
اشتباهاتی که در این مقاله خواندید از اغلب سیستم های ارزیابی عملکرد به چشم می خورد و مشکلات مختلفی را هم به دنبال دارد. برای همین بهتر است قبل از آنکه سیستم را پیاده سازی کنید، موارد مختلفی را از قبل بررسی کنید و درباره آن مطالعه کنید.
پیشنهاد آیفوبلی :
