راهنمای مبتدیان برای آشنایی با سیستم‌های تلفنی چند خطی

اگر شرکت شما به سرعت در حال رشد است، به احتمال زیاد از سیستم تلفن شرکت خود پیشی گرفته‌اید. عدم توانایی در رسیدگی همزمان به بسیاری از تماس‌ها باعث افزایش هزینه فروش شما شده و به تجربه مشتری آسیب می‌رساند. یک سیستم تلفنی چند خطی عملکردهای اساسی مانند برقراری تماس و موارد دیگر را فراهم می‌کند. بهترین قسمت داستان این است که دیگر به جک تلفن یا تغییر شماره تلفن خود احتیاج نخواهید داشت. چند راه برای راه اندازی یک سیستم تلفن تجاری برای پشتیبانی از چندین خط وجود دارد. این نوشته ویرگول به شما کمک می‌کند تا یک سیستم تلفنی چند خطی مناسب و متناسب با نیازهای خود پیدا کنید.

سیستم تلفنی چند خطی چیست؟

یک سیستم تلفنی چند خطی به شما امکان می‌دهد دو یا چند تماس را به صورت همزمان مدیریت کنید. این امکان کارکنان را قادر می‌سازد تا برخی تماس‌ها را در حالت تعلیق قرار دهند، در همین حین شماره‌های داخلی یا خارجی را شماره گیری کنند و به تماس خود برگردند.تلفن‌های چند خطی با تلفن‌های یک خطه که فقط می‌توانند همزمان یک تماس تلفنی برقرار کنند متفاوت است. به همین ترتیب یک شماره تلفن به آنها اختصاص داده اند. وقتی خط در حال استفاده است، تماس گیرندگان به یک پیام صوتی هدایت می‌شوند. این پیام صوتی معمولا به کمک سیستم پیغام گیر خودکار تلفن امکان پذیر خواهد بود.

روش‌های راه اندازی سیستم تلفنی چند خطی

مشاغل می‌توانند یک سیستم تلفنی چند خطی را به یکی از دو روش اصلی راه اندازی کنند:

1- سیستم تلفنی چند خط داخلی

این سیستم تلفنی چند خطی به تجهیزات مخابراتی نیاز دارد. به عنوان مثال می‌توان به تبادل شعبه خصوصی (PBX) یا واحد کلیدی سیستم (KSU) اشاره کرد. هر دو برای مدیریت نیاز به مهارت‌های فنی زیادی دارند.

2- سیستم تلفنی چند خطی تحت وب

این سیستم تلفنی مدرن در فضای ابری وجود دارد تا خطوط تلفن نامحدودی را برای استفاده از تلفن‌ها فراهم کند. سیستم‌های تلفن ابری برای رسیدن به میزان صدای تلفنی نیازی به حضور کاربران در محل ندارند. به عنوان مثال می‌توان به خدمات جدید تلفن VoIP و برخی از PBXهای IP اشاره کرد.

سیستم تلفن چند خطه چگونه کار می‌کند؟

یک سیستم تلفنی چند خطی یک شبکه تلفنی داخلی با پسوندهای جداگانه ایجاد می‌کند. این قابلیت به اپراتورها اجازه می‌دهد تماس‌های ورودی را برقرار کرده و حضور واقعی سایر برنامه‌های افزودنی را مشاهده کنند.

سنتی و مبتنی بر ابر دو نوع سیستم تلفنی هستند که از چندین خط تلفن پشتیبانی می‌کنند. شما باید تفاوت بین هر نوع سیستم تلفنی را بدانید.

سیستم‌های تلفنی چند خطی سنتی

سیستم‌های تلفنی آنالوگ چند خطی دارای دو نوع هستند.

اولین مورد جایی است که یک تلفن ثابت با استفاده از سیم های موجود قابلیت دو خط را فراهم می کند. با استفاده از سیم های زرد و سیاه می‌توانید این تلفن‌ها را را به پریز تلفن متصل کنید. برای استفاده از آن باید هزینه یک خط اضافی را به شرکت ارائه کننده تلفن پرداخت کنید. گوشی‌های آنالوگ می‌توانند با استفاده از دکمه فلاش خطوط را تغییر داده و تماس‌ها را در حالت تعلیق قرار دهند.

نوع دوم شعبه تبادل خصوصی - یا به طور خلاصه PBX است. چندین خط تلفن را از طریق خطوط ثابت اصلی یا صندوق عقب قبول می‌کند. این نوع از تلفن ویژگی‌های تلفنی مانند پیام صوتی ، انتقال تماس و بلندگوی تلفن را ارائه می‌دهند. اگر برای رسیدن به یک خط خارج باید 9 را شماره بگیرید، یک سانترال دارید.

هنگام استفاده از خطوط ورودی، تماس گیرندگان پیام مشغول بودن اپراتپورها دریافت می‌کنند. این محدودیت یک نگرانی قابل توجه برای مشاغل در حال رشد است.

سیستم‌‌های تلفنی سنتی به تلفن های رومیزی احتیاج دارند که بتوانند چندین خط را بپذیرند. این تلفن‌ها ویژگی‌هایی مانند هدست یا قابلیت تلفن بی سیم (DECT) را ارائه می‌دهند. با این حال ، محبوبیت آن به نفع گزینه دیگر آن مانند VoIP کاهش می یابد.

سیستم‌های تلفنی چند خطی مبتنی بر ابر

جانشین سیستم تلفنی سنتی سیستم تلفن ابری است. سیستم‌های مبتنی بر ابر قابلیت‌های چند خطی با مقیاس پذیری بی حد و حصر را ارائه می‌دهند. این نوع سیستم تلفنی چند خطی از پروتکل Voice over Internet استفاده می‌کند. یک سیستم تلفنی ابری تماس ها را به بسته داده تبدیل می کند. سپس این بسته‌ها را به یک مرکز داده نزدیک منتقل می‌کند. در طی چند میلی ثانیه، تلفن IP داده‌ها را به صدای قابل شنیدن تبدیل می‌کند.

نحوه راه اندازی سیستم تلفنی چند خطی

در ادامه 4 مرحله اساسی مورد نیاز برای راه اندازی سیستم تلفن چند خطه مبتنی بر ابر را به صورت مختصر برای شما شرح داده‌ایم.

1-نوع تلفن مورد نظر خود را انتخاب کنید: برنامه‌ای را انتخاب کنید که پاسخگوی نیازهای شما باشد. برای راحت‌تر شدن کار می‌توانید از شرکت‌های ارائه دهنده سیستم تلفن ابری بخواهید شما را در این زمینه راهنمایی کنند. برای انتخاب بهتر ارائه کننده خدمات توصیه می‌کنیم نوشته راهنمای انتخاب ارائه کننده خدمات voip را مطالعه بفرمایید.

2- اختصاص دادن شماره‌های داخلی: در پورتال سرپرست خود، می توانید شماره داخلی هر یک از اعضای تیم خود را اضافه کنید. این امر باعث می‌شود شماره گیری داخلی و انتقال تماس آسان باشد.

3- پیام تلفن گویای خود را ضبط کنید: هنگامی که افراد با شما تماس می‌گیرند، لازم است برای مدتی را در صف منتظر بمانند. این تماس احتمالا اولین برخورد مستقیم مشتریان با شما است. بنابراین لازم است با یک پیام خوشایند به استقبال مشتریان بروید. نحوه کاهش زمان انتظار مشتریان در مرکز تماس احتمالا می تواند به بهبود خدمت رسانی شما کمک کند.

4- شروع تماس و پاسخگویی به تماس‌ها: حالا کافی است گوشی خود را بردارید و تماس‌های خود را مدیریت کنید.