مدیران موفق افرادی هستند که نه‌تنها برای گروه کاری خود، بلکه برای خودشان وقت کافی صرف می‌کنند.
رهبر بودن و مدیر بودن فقط این نیست که از جلسه‌ای به جلسۀ دیگر بروید و به وظایف روزانۀ خود برسید. مهم این است که برای کنترل شرایط و گرفتن تصمیمات راهبردیِ روبه‌جلو زمان صرف کنید. در این مقاله به شما خواهم گفت که چگونه می‌توانید به‌عنوان یک رهبر و مدیر، در ۳ گام ساده عملکرد استراتژیک‌تری داشته باشید.
هر هفته زمانی را به خودتان اختصاص دهید. در این فرصت به بررسی گام‌های قبلی، دوری از کارهای بی‌حاصل و داشتن فکرهای راهبردی‌تر برای کارتان بپردازید. این کار را می‌توان «بازنگری شخصی» نامید. در واقع، شما زمانی را به بررسی موارد زیر اختصاص می‌دهید:
به شما پیشنهاد می‌کنیم که یک ساعت از ایام هفته مثلا هر جمعه بعدازظهر را در تقویم مشخص کنید تا مطمئن شوید که خودتان و هفتۀ پیشِرو را برای موفقیت‌تان آماده و تنظیم می‌کنید.
در ادامه به ۳ گام اساسی اشاره شده است برای اینکه در مدیریت، استراتژیک‌تر (راهبردی‌تر) عمل کنید. این توصیه‌ها می‌تواند به شما در کارتان کمک کند.
به تقویم، لیست کاری و اهداف‌تان نگاه کنید. ببینید چه کارهایی انجام داده‌اید، چه چیزهایی را فراموش کرده‌اید، چه کاری را خوب انجام داده‌اید و به چه چیزی افتخار می‌کنید. این مرحله به شما کمک می‌کند نقاط ضعف‌تان را بشناسید و موفقیت‌های‌تان را جشن بگیرید.
این مرحله را می‌توانید به‌صورت یادداشت‌های شخصی با استفاده از نرم‌افزارهای ویژۀ این کار انجام دهید. علاوه‌براین، می‌توانید افکارتان را روی کاغذ بنویسید و به‌نحوی با این کار آنها را سازمان‌دهی کنید.
در تقویم‌تان به هفتۀ آینده نگاه کنید. دنبال چه چیزی هستید؟ چه کارهای مهمی را باید انجام دهید؟ پروژۀ بزرگ و اقدامات کوچکی که تا آخر هفته باید انجام دهید چیست؟ فهرستی از مجموعه کارهایی که باید در هفتۀ آینده انجام دهید تهیه کنید.
فهرست‌تان را در جایی قرار دهید که هر روز آن را ببینید و یادآور فعالیت‌های شما باشد. ابزارهای زیادی هستند که می‌توانند در این کار به شما کمک کنند. بررسی کنید که کدام‌یک برای شما بهتر است. مثلا می‌توانید یک فهرست ساده در نرم‌افزار ورد (Microsoft Word) بسازید. یا از Google Note یا ابزارهای یادداشت تلفن همراه استفاده کنید.
اگر زمان کافی برای انجام تمام کارهای داخل فهرست را ندارید، گام سوم را بخوانید.
شما مدیر پرمشغله‌ای هستید. بر اساس جلسات هفتگی موجود در تقویم، ارتباطات شخصی و خانوادگی و پروژه‌هایی که باید در هفته‌های آینده پیش ببرید، این احتمال وجود دارد که کارهایی که برای‌شان برنامه ریزی می‌کنید بیشتر از مدت‌زمانی باشد که در اختیار دارید. شاید به خودتان بگویید که از پسِ تمام آنها برمی‌آیم، اما بهتر است واقع‌بین باشید و راهبردی‌تر عمل کنید. برای مشخص کردن این موضوع که چه کاری را می‌توانید در هفتۀ پیشِرو انجام دهید و چه کاری را می‌توانید به دیگری تفویض کنید یا به تأخیر بیندازید، از چهار پرسش زیر استفاده کنید.
این پرسش یعنی به وظایف، جلسات و پروژه‌هایی که بیشترین اهمیت را در رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت و اهداف بلندمدت شما دارند، دوباره دقت کنید. آنگاه ابتدا کارهای ساده‌تر یا کارهایی را که مشخص‌تر هستند در اولویت قرار دهید؛ سپس کارهای سخت را که به فکر بیشتری نیاز دارند به مرحلۀ بعد موکول کنید. مهم‌ترین وظایف و کارها را در مرحلۀ اول قرار ندهید.
برای بسیاری از افراد «نه گفتن» کار سختی است. زمانی که به جلسه یا پروژه‌ای «بله» می‌گویید، ناخواسته به چیزهای دیگر «نه» گفته‌اید. به‌جای اینکه دربارۀ کارهایی که قبلا قول‌شان را داده‌اید کوتاهی کنید، یاد بگیرید چطور از راهبرد «نه گفتن» استفاده کنید.
وظایف زیادی هستند که به‌عنوان رهبر، نیاز نیست خودتان آنها را انجام دهید. اینها مواردی هستند که باید از فهرست‌تان خارج کنید و به اعضای گروه‌تان بسپارید. به این راهبرد «تفویض اختیار» می‌گویند. شاید سپردن برخی کارها به دیگران در ابتدای امر، زمان زیادی از شما بگیرد، اما در درازمدت این بار از دوش شما برداشته خواهد شد. هنگامی‌که اعضای گروه خودشان در آن کارها خبره شوند و دیگر وقت شما را نگیرند، شما در زمان‌تان صرفه‌جویی می‌کنید و از میزان استرس و فشار روی شما کم می‌شود. البته این بدان معنا نیست که شما می‌توانید تمام وظایف‌تان را به کارمندان بسپارید. برخی کارهای اساسیِ مدیریتی فقط‌وفقط وظایف شما هستند.
گفتیم که بعضی از پروژه‌ها و وظایف را لازم است شخصا انجام دهید. بااین‌حال برخی کارها هستند که لازم نیست که همۀ آنها در روز، هفته، ماه یا حتی سه‌ماهۀ بعدی انجام شود. اگر چیزی آن‌قدر ضروری نیست و انجام سریع آن تأثیر خاصی بر کار شما نمی‌گذارد، آن را در زمان دیگری انجام دهید. فقط یادتان باشد که در تقویم یادداشت کنید تا بعدا زمانی را برای انجام آن در نظر بگیرید.
زمانی‌که بر اساس این پرسش‌ها کار می‌کنید، برنامۀ مشخص و واضح‌تری از جلسات، پروژه‌ها و وظایف خواهید داشت. بدین ترتیب، خود را برای موفقیت در هفتۀ بعد آماده کرده‌اید.
اگر امروز کمی وقت بگذارید و هرکدام از این موارد را در تقویم مشخص کنید، نگران مواجهه با کارمندان‌تان نخواهید بود. شما زمانی را برای گوش دادن به آنها، درخواست کردن و حمایت از آنها به‌صورت هفتگی، ماهانه و سالانه در نظر گرفته‌اید. اگر شیوه مدیریت‌تان را برنامه‌ریزی کنید، کاری که انجام می‌دهید و چیزی که دیگران به‌عنوان رهبر از شما انتظار دارند، رابطه‌ای منطقی خواهد داشت. همچنین می‌توانید نظم و ترتیب بیشتری ایجاد کنید و بر خودتان و کارمندان‌تان تمرکز بیشتری داشته باشید.
