اولین بار که با مفهوم کراس ترینینگ یا آموزش متقابل حین کار آشنا شدم به زمانی برمی گردد که در آریادیزل مشغول به کار بودم. این شیوه را مهندس فرهاد کاشانی Farhad Kashani مدیرعامل وقت آریادیزل مطرح، آموزش و سپس در بین برخی کارمندان و همچنین مدیران شرکت اجرا نمودند که بعدا حتی منجر به تغییر پست سازمانی بعضی کارکنان و مدیران گردید. بعد از سال ها در بخش تولید دایرکت ( باشگاه مشتریان دایرکت) که تقریبا به روش Just in time فعالیت می کنیم تصمیم گرفتم تا کراس ترینینگ را بین برخی کارمندان اجرا کنیم و نتیجه اثربخشی داشت تا حدی که معضل بزرگ جذب نیرو را برای دپارتمان تولید حل کرد، روحیه تیم ورک را افزایش داد و باعث انعطاف پذیری بیشتری در فرآیندها شد.
در ادامه مقاله سعی شده است به طور مختصر کراس-ترینینگ و اهمیت آن شرح داده شود.
کراس-ترینینگ چیست و اجرای آن در سازمان چه اهمیتی دارد ؟
کراس ترینینگ روشی است برای ارتقای مهارت کارکنان که در یک نقش دیگر علاوه بر سمتی که دارند آموزش و انجام وظایف کنند. کراس ترینینگ علاوه بر بالابردن سطح مهارت کارکنان باعث انعطاف پذیری شرکت و راه حلی برای پرکردن جاهای خالی منابع انسانی ارائه می دهد.
صرف نظر از وضعیت استخدام سازمان، کراس ترینینگ کارکنان هم باید در نظر گرفته شود. داشتن کارمندانی که در چند پست مهارت کسب کردن این امکان را می دهد که اگر شخصی به طور غیرمنتظره ای در دسترس نبود به سرعت جای خالی آن توسط شخصی دیگر پر شود. داشتن کارمندانی که به این شکل آموزش دیده اند همچنین باعث انعطاف بیشتر سازمان در مواقع ضروری می شود.
مزایای کراس ترینینگ برای سازمان:
- رهبران آینده را کشف و پرورش دهید: آموزش متقابل به شما این امکان را می دهد که ببینید چه کسی پتانسیل رهبری دارد و این پتانسیل را برای یک شغل طولانی تر در سازمان خود پرورش دهید.
- تقویت کار تیمی و تقویت روحیه: زمانی که کارکنان وظایف شغلی همکاران خود را بهتر درک کنند، تمایل به تعامل، صبر و درک بیشتر دارند و به عنوان یک تیم کارآمدتر کار می کنند.
- بازگشت سرمایه بالاتر: با آموزش متقابل کارکنان و استفاده از آنها برای پر کردن جاهای خالی، در هزینه های جذب و استخدام یک کارمند اضافی صرفه جویی می کنید. این همچنین به این معنی است که شما بازدهی بهتری از سرمایه خود در کارمند آموزش دیده دریافت می کنید.
- افزایش بهره وری: همانطور که در بالا ذکر شد، کارمندان زمانی کارآمدتر کار می کنند که درک بهتری از همه بخش های سازمان داشته باشند تا با هم هماهنگ شوند و اهداف سازمان را محقق کنند.
مزایای کراس ترینینگ برای کارکنان:
- توسعه مهارت ها: کراس ترینینگ به کارکنان این فرصت را می دهد تا مهارت های جدیدی را یاد بگیرند که ممکن است قبلاً فرصتی برای آن نداشته باشند.
- رشد: توسعه مهارت های جدید به کارکنان فرصتی برای رشد در سازمان شما می دهد، نه فقط از طریق ترفیع های بالقوه، بلکه با تبدیل شدن به کارکنان بهتر و کامل تر.
- افزایش انگیزه: سرمایه گذاری روی کارمندان و فراهم کردن فرصت هایی برای آموزش منجر به افزایش وفاداری کارکنان و افزایش انگیزه برای موفقیت و انجام وظایفشان می شود.
- مسیرهای شغلی بالقوه جدید: کارمندان کراس ترین شده می توانند درهایی را باز کنند که هرگز نمی دانستند وجود دارند. آنها می توانند خود را در مسیر رشد یا در یک مسیر یادگیری کاملاً جدید بیابند.
در کنار این مزایا، کراس ترینینگ می تواند معایبی نیز داشته باشد:
- از دست دادن تمرکز: برخلاف تصور عموم، مغز انسان به خوبی چند کار را انجام نمی دهد. وقتی یک کارمند باید دو نقش را ایفا کند، چیزی فراموش می شود یا نادیده گرفته می شود. علاوه بر این، خود این واقعیت که باید وظایف اضافی را بر عهده بگیرد، می تواند حواس پرتی جدی را برای اکثر کارمندان ایجاد کند. کدام یک را انتخاب می کنید: یک کار خوب انجام شد یا دو کار با خطا در هر کدام؟
- نارضایتی شغلی: وقتی شرح شغل شما بدون رضایت شما تغییر می کند چه اتفاقی می افتد؟ اکثر کارمندان مدتی آن را تحمل می کنند، اما در نهایت به سمت فرصت های دیگر می روند.
- کارمندان پرکار: بیشتر اوقات، پوشش یک همکار به این معنی است که یک کارمند باید دو نقش را ایفا کند. مانند از دست دادن تمرکز در بالا، مدیران در چندین شرایطی عملکرد زیر سطحی را به خطر می اندازند. اگر این وضعیت برای مدت طولانی حفظ شود، می تواند کارکنان را تحت تأثیر قرار دهد و منجر به درگیری و فرسودگی شغلی شود.
اکنون که مزایا و معایب کراس ترینینگ را درک کردید، بیایید نحوه طراحی یک برنامه کراس ترینینگ موثر را درسازمان خود بررسی کنیم.
1. اهداف خود را مشخص کنید: اولین قدم برای ایجاد یک برنامه کراس ترینینگ موثر این است که اهداف خود را مشخص کنید. آیا هدف شما افزایش رضایت شغلی و مشارکت است یا ایجاد یک برنامه اضطراری برای یک نقش خاص؟ و کدام تیم ها یا بخش ها بیشتر به کراس ترینینگ نیاز دارند؟
پیشنهاد می شود که ابتدا روی تیم هایی تمرکز کنید که نیاز فوری به کراس ترینینگ دارند. به عنوان مثال، تیم های کم کار، تیم هایی که جدیدترین و بی تجربه ترین کارمندان را دارند، یا آن هایی که فعالانه می خواهند تمرین کنند.
2- وظایفی را برای کراس ترینینر شناسایی کنید: تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که یک شغل را به اجزای کوچکتر تجزیه می کند. هر یک از اینها برای توصیف وظایف و مهارت های مربوط به شغل مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. این می تواند توسط کارمندان، مدیران، یا متخصصان OD یا HR انجام شود.انجام تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می کند تا وظایف مهمی را که باید برای هر نقش مشخصی آموزش دهید، شناسایی کنید. و همچنین کمک می کند تا روی مهم ترین کارها متمرکز بمانید و کارهایی با فوریت کمتر را برای بعد بگذارید.
3- کاندیداهای کراس ترینینگ مناسبی را پیدا کنید: همه کارکنان به طور طبیعی برای کراس ترینینگ مناسب نیستند. به همین دلیل، تجزیه و تحلیل داده های عملکرد برای یافتن بهترین نامزدهای آموزش متقابل ضروری است.
آژانس مشاوره Intek Solutions کارفرمایان را تشویق می کند که در انتخاب کارکنان خود برای کراس ترینینگ و همچنین مهارت های خاصی که به آنها آموزش داده می شود، دقت کنند. این به این دلیل است که برخی از کارمندان مشتاق کسب مهارت های جدید هستند در حالی که برخی دیگر از جایی که هستند خوشحالند و نمی توانند بیشتر از این کار کنند.
قبل از هر تصمیمی حتما با کارمندان خود صحبت کنید. آیا آنها برای کراس ترینینگ آماده هستند؟ آیا آنها از آن هیجان زده هستند؟ و چه چیزی را می خواهند یاد بگیرند؟
مزایا را برجسته کنید: برای اینکه کارمندان خود را با کراس ترینینگ همراهی کنید و از تلقی آنها به عنوان حجم کاری بزرگتر بدون پاداش مالی جلوگیری کنید مهم است که مزایای آن را برجسته کنید.
به کارمندان خود مزایایی را از نظر غنی سازی و پیشرفت برای حرفه آنها نشان دهید و به آن ها انگیزه دهید.
یک برنامه کراس ترینینگ ایجاد کنید: گام بعدی ایجاد یک برنامه برای آموزش کارکنان است. ضروری است که حجم کار فعلی کارمند خود را در نظر بگیرید و با احترام به ان ها در این زمینه آموزش دهید.
به عنوان یک سازمان، شما می خواهید کارکنانتان تا حد امکان بهره وری داشته باشند و هزینه های خود را تا حد امکان پایین نگه دارید. با این حال، این کار باید با اطمینان از اینکه کارکنان شما در محل کار خوشحال هستند و در معرض خطر استرس یا خستگی نیستند متعادل شود و منجر به بی انگیزگی، دوره های غیبت یا ترک کار کارکنان نگردد.
به همین دلیل است که باید حد و مرز ایجاد کنید. تعهدات و انتظارات زمانی را از همان ابتدا تعیین کنید و اطمینان حاصل کنید که این امر برای همه افراد درگیر قابل مدیریت است. حتی یک ساعت تمرین در هفته می تواند در طی چند ماه بسیار زیاد باشد.
یک برنامه چرخش شغلی را در جای مناسب اجرا کنید: چرخش شغلی به جابجایی کارکنان به صورت دوره ای بین نقش های درون یک سازمان اشاره دارد. معمولاً این مشاغل موقتی هستند و همه در یک سطح خواهند بود و بنابراین ارتقاء محسوب نمی شوند. تعیین یک دوره زمانی مشخص برای کارمندان برای گذراندن مشاغل مختلف و یادگیری اصول اولیه، راهی عالی برای ایجاد دانش و شایستگی های آنها، کاهش خستگی، افزایش انگیزه و طرز فکر مشارکتی است.
یک دستیار فروش در یک فروشگاه بزرگ را به عنوان مثال در نظر بگیریم. شما ممکن است ابتدا آن کارمند را در بخش تعیین شده خود آموزش دهید و سپس به او اجازه دهید هر هفته یک روز را در بخش دیگری بگذراند تا بفهمد چگونه کار می کنند. وظیفه اصلی دستیار فروش شما ممکن است رسیدگی به فروش در صندوق فروش باشد. با این حال، ممکن است بخواهید که سایر بخش های کسب وکار، از جمله انبار، مدیریت موجودی، طراحی و تجاری سازی چیدمان طبقه فروشگاه، بودجه های هفتگی و ماهانه، و پیش بینی ها را نیز بدانند.
اطمینان حاصل کنید که این دوره کراس ترینینگ موقت به اندازه کافی طولانی است تا کارمندان مهارت های مورد نیاز خود را به دست آورند و به اندازه کافی مختصر باشد تا بتوانند به عملکرد اصلی خود و بهترین کاری که انجام می دهند بازگردند. این به شما کمک می کند تا خطر بالقوه عمومی شدن کارکنان و از دست دادن مهارت های تخصصی خود را کاهش دهید.
از کوچینگ عملکرد استفاده کنید: کوچینگ عملکرد نوعی یادگیری و توسعه در حین کار است و شامل مدیرانی می شود که هر روز با کارکنان خود کار می کنند و آنها را پرورش می دهند و همچنین یادگیری همتا به همتا را شامل می شود. برای کمک به مدیران خود برای تبدیل شدن به مربیان مؤثر باید به آنها آموزش دهید.
یک مثال قانع کننده از کوچینگ عملکرد زمانی است که یک کارمند شاهد پاسخ دادن مدیر خود و بستن تماس فروش است. آن ها می توانند انتخاب ها و اقدامات ظریف زبانی را انتخاب کنند که به آنها در توسعه مهارت هایشان کمک می کند. کوچینگ عملکرد نیز می تواند برعکس این اتفاق بیفتد، جایی که یک مدیر یک کارمند را در حال فعالیت تماشا می کند و سپس بازخورد و توصیه های ارزشمندی را ارائه می دهد.
اگر می خواهید فرهنگ کوچینگ را ایجاد کنید، کارمندان شما باید به یکدیگر اعتماد داشته باشند، مایل به همکاری (بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب) و ذهنیت رشد داشته باشند.
نکته کلیدی برای اطمینان از برتری مدیران شما در کوچینگ این است که به آنها اجازه دهید ابتدا فرآیند کوچینگ را تجربه کنند. آنها نمی توانند چیزی را که نمی دانند آموزش دهند.
ردیابی و پاداش دستاوردها: ردیابی دستاوردها به شما کمک می کند تا ارزیابی کنید که برنامه کراس ترینینگ شما چقدر موثر است و کجا باید رویکرد خود را تنظیم کنید. وقتی نوبت به پاداش دادن به کارمندان برای دستاوردهایشان می رسد، ممکن است برخی از قبل احساس کنند که می توانند به یادگیری و رشد ادامه دهند و این فرصت را داشته باشند که آن مهارت های جدید را عملی کنند.
از بررسی عملکرد به عنوان راهی برای ردیابی پیشرفت کارمندان استفاده کنید و مطمئن شوید که به کارکنانی که بالاترین عملکرد را دارند با پاداش، افزایش حقوق و حتی ترفیع در جایی که صلاح می دانید پاداش دهید. این امکان را از بین می برد که کارمندان احساس کنند بدون هیچ پاداشی بیش از حد کار می کنند و به آنها انگیزه می دهد تا به یادگیری ادامه دهند.
بازخورد کارمندان را جمع آوری کنید و به بهبود ادامه دهید: جمع آوری بازخورد از کارکنان درگیر در برنامه های کراس ترینینگ باید یک فرآیند مداوم باشد. از آنچه یاد می گیرند استفاده کنید تا بر اساس آن تنظیمات را انجام دهید و برنامه خود را موثرتر کنید.
به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که یک برنامه خاص خیلی وقت گیر است یا مهارت هایی را که کارکنان برای اجرای مؤثر در نقشی متفاوت نیاز دارند، ارائه نمی کند.
بازخوردی مانند این ارزشمند است، و ضروری است که به درخواست آن ادامه دهید و بر اساس یافته های خود عمل کنید.
گردآوری و نوشته : جواد جوادزاده
