آیا شما هم بسیاری از روزها با خستگی زیاد از جلسه‌ای به جلسه دیگر می‌روید؟ آیا تا اسم جلسه به گوش‌تان می‌خورد، انتظار ساعت‌های کسالت‌باری را می‌کشید؟ اگر پاسخ به این سوالات مثبت است، به شما حق می‌دهیم. چون بسیار اوقات جلسات کاری اثربخشی و سازندگی خودشان را از دست می‌دهند. به نظر می‌رسد برخی مدیران معنای مدیریت خودشان را در برگزاری جلسات زیاد جست‌وجو می‌کنند. جلسات کاری‌ای که بجای تحلیل کردن میزان اثرگذاری که دارند، فقط به تعداد و وقتی که بابت صرف‌شان گذاشته می‌شود، اضافه می‌شود. در این مقاله، علت‌های ناکارآمدی جلسات را بررسی می‌کنیم و راهکارهایی برای اثربخشی و مفیدتر شدن آن‌ها ارائه می‌کنیم.
پیش از اینکه راهکارهایی ارائه دهیم که جلسات کاری سازنده‌تر و موثرتر باشند، بهتر است ابتدا بررسی کنیم چرا این جلسات بی‌اثر و ناکارآمد می‌شوند. در زیر چند دلیل ارائه کرده‌ایم:
1-هدف جلسه نامشخص یا پیش و پا افتاده است
یک مدیر پیش از برگزاری یک جلسه باید از خودش بپرسد یا این جلسه را با فرستادن یک ایمیل نمی‌توان به نتیجه رساند؟ آیا لازم است همه اعضا در این جلسه حضور داشته باشند؟ پاسخ دادن به این سوالات مهم خواهد بود. بعضی اوقات مدیر افراد را برای موضوعات کوچک و بی‌اهمیت دور هم جمع می‌کند.
2-شرکت‌کنندگان ناآماده هستند
برخی جلسات قرار است محل تبادل ایده بین اعضا باشد. جلسات وقتی بدون زمینه دادن به شرکت‌کنندگان برگزار شوند، درصد زیادی از اثربخشی خود را از دست خواهد داد.
3-حاضران در جلسه تمرکز ندارند
مدت زمان جلسات و تعداد حاضران تا حد ممکن باید بهینه باشد تا افراد دچار حواس‌پرتی و از دست دادن تمرکز نشوند. بسیاری اوقات وقتی یک جلسه برگزار می‌شوند بقیه در حال رسیدگی به ایمیل‌ها یا پیام‌های خود هستند که همین موضوع باعث حواس‌پرتی و کاهش بهره‌وری در جلسه خواهد شد.
4-جلسه را کسالت‌بار برگزار می‌کنید
شکل برگزاری جلسه هم کاملا از اهمیت برخوردار است. به عنوان مثال اگر عادت دارید یک نفر اسلاید ارائه کند و بقیه در محیط تاریک تماشا کنند، احتمالا اغلب برای آن‌ها این شرایط کسالت‌بار خواهد بود.
5-تصمیمات جلسه پیگیری نمی‌شوند
حتی اگر جلسات را کاملا جذاب و مشارکتی برگزار کنید اما از خروجی آن‌ها استفاده لازم را نکنید، این جلسات اثربخش نخواهند بود. یکی از مهم‌ترین دلایل ناکارآمدی همین است که برنامه مشخصی برای استفاده از مصوبات جلسه وجود ندارد.
در این قسمت راهکارهایی ارائه کرده‌ایم که بکار بردن آن‌ها می‌تواند جلسات متعدد بی‌اثر را به جلسات مولد و پیش‌بنده تبدیل کند.
1-هدف معین داشته باشید
بهتر است پیش از برگزاری جلسه بدانید قرار است به چه خروجی و محصول مورد نظری برسید. برخی مدیران عادت دارند به صورت تقویمی جلسه برگزار کنند. به طور مشخص چنین جلساتی که با هدف معین برگزار نمی‌شوند به جلسات غیرمولد تبدیل خواهد شد.
2-دستورکار داشته باشید
در کنار داشتن هدف، برخورداری از دستور کار هم بسیار مهم خواهد بود. دستور کار یک جلسه به شما می‌گوید که چه نقشه راهی را باید دنبال کنید و به چه چیزهایی دست پیدا کنید.
3-شرکت‌کنندگان را مشخص کنید
باید افرادی را به جلسه کاری دعوت کنید که واقعا مرتبط باشند و کمکی به پیشبرد اهداف جلسه داشته باشند. بالا بردن غیرضروری حاضران مدیریت جلسه ر دشوارتر خواهد کرد. از طرفی آن‌ها را از کارهای دیگری که خارج از جلسه می‌توانستند انجام دهند، بازمی‌دارد.
4-یک رهبر برای جلسه تعیین کنید
رهبر جلسه حتما قرار نیست مدیر اصلی یا دعوت‌کننده به جلسه باشد. فردی باید انتخاب شود که به خوبی هدف جلسه را درک کرده باشد. دستور جلسه را در اختیار داشته باشد و بتواند بحث را هدایت کند. البته او باید به همه اجازه طرح ایده‌هایشان را بدهد. به این ترتیب وقت جلسه بابت مباحث غیرمرتبط هدر نخواهد شد.
5-خلاصه کنید و مراحل بعد را توضیح دهید
پس از برگزاری هر جلسه، خلاصه‌ای از آن را ارائه کنید. این موضوع کمک می‌کند همه خروجی و تاثیر جلسات را بیشتر درک کنند. همچنین لازم است مراحل بعد را تعیین کنید تا همه بدانند از این خروجی چه استفاده‌ای می‌شود کرد و چگونه باید اهداف پیگیری شوند.
6-فرهنگ جلسات سازنده را ایجاد کنید
شاید بهتر باشد این به عنوان یک فرهنگ سازمانی مطلوب در مجموعه شما جا بیفتد که جلسات باید مولد و با اهداف روشن برگزار شوند. به این ترتیب هر کدام از بخش‌های سازمان شما وقتی به این مساله پایبند باشند، جلسات غیرضروری به حداقل خواهند رسید.
مجله خبری کاران، یک رسانه آنلاین حوزه کار و استخدام است که در سال 1397 و با نگاهی متفاوت به جریان خبری صنعت استخدام راه اندازی شده است. در این مجله شما می توانید هر لحظه در جریان به روزترین اخبار و تحولات صنعت استخدام ایران و جهان قرار بگیرید؛ جالب ترین و کاربردی ترین مطالب آموزشی در زیست بوم کار و مشاغل را بخوانید و حتی با تجارب شنیدنی کارجویان و کارفرمایان و به ویژه مدیران منابع انسانی آشنا شوید.
مجله خبری کاران دریچه جدیدی است به روی راهکارهای حوزه استخدام و مدیریت منابع انسانی؛ ما با نگاهی متفاوت شما را در این مسیر همراهی خواهیم کرد.
