اگر در طی روز با حجم زیادی از کارها برای انجام دادن مواجهه هستید به مدیریت صحیح زمان نیاز دارید.بسیاری از مدیران در زیر آوار کارها و جلساتی که در طی روز می بایست انجام دهند مدفون می شوند. در واقع این افراد در ذهن خود آرزو می کردند توانایی این را داشتند که مدت زمان شبانه روز را به بالاتر از 24 ساعت افزایش می دادند تا می توانستند با آسودگی خیال به تمام کارهای روزانه خود برسند. در این مقاله راهکارهایی را برای اینگونه افراد ارائه می دهیم تا بتوانند به درستی از زمان خود در طی روز استفاده کنند.
1- اولویت بندی کارهای روزانه
اولویت بندی از کلیدی ترین روش های مدیریت زمان به حساب می رود. برای اولویت بندی کارهای روزانه می توانید از ماتریس بسیار معروف آیزنهاور (ماتریس ضرورت-فوریت) در مدیریت زمان کارهای روزانه استفاده کنید. این ماتریس را پایه و اساس مدیریت زمان می دانند. ماتریس آیزنهاور دارای دو محور عمودی و افقی است که محور عمودی (میزان اهمیت) و محور افقی (میزان ضرورت) کارها رو نمایش می دهد. (به تصویر زیر توجه کنید.)
بر مبنای این دو محور 4 حالت مختلف با درنظر گرفتن اهمیت و ضرورت انجام کارها پیش روی شما قرار دارد و میتوانید کارهای خود را بر این اساس طبقه بندی کنید(مطابق تصویر فوق)
2- پرورش قدرت نــه گفتن!
یکی از روش های مدیریت زمان پرورش قدرت نه گفتن است! اگر از ماتریس آیزنهاور را برای اولویت بندی کارهایتان استفاده کنید قطعا به مهارت نه گفتن احتیاج پیدا خواهید کرد. نه گفتن مهارتی است که تمام انسان های موفق باید در خودشان پرورش دهند. اگر به دنبال راضی نگه داشتن همه باشید به یاد داشته باشید که با مشکلات بزرگی مواجه خواهید شد. شما هیچ گاه نمی توانید همه را خشنود و راضی نگه دارید و مطمئن باشید دقیقا یکی از مسیرهای قطعی برای رسیدن به شکست انتخاب کرده اید! راضی نگه داشتن دیگران در همه حال و همه وقت نوعی بیماری به حساب می آید که به آن مهرطلبی می گویند. افراد مهرطلب تمام تلاش و انرژی خود را برای راضی نگه داشتن همیشگی دیگران از خود به کار می گیرند و در نهایت نتیجه ای که به دنبال رسیدن به آن بودند (جلب محبت) بدست نمی آورند. پس در صورتی که به دنبال مدیریت زمان هستید مهرطلبی را کنار بگذارید و قدرت نه گفتن را در خودتان پرورش دهید!
3-استفاده از قانون 20/80
از جمله روش های مدیریت زمان استفاده از قانون 20/80 است. بر اساس این قانون برای موفقیت در هر کاری نیاز نیست آن کار را به صورت کامل انجام دهید بلکه با انجام تنها 20 درصد از آن کار شما می توانید به 80 درصد نتیجه لازم دست پیدا کنید. اگر چه روش های مدیریت زمان به دنبال استفاده اثربخش از زمان فعلی هستند اما قانون 20/80 به دنبال افزایش زمان در دسترس افراد می باشد. برای مثال بر طبق این قانون 80 درصد فروش یک شرکت به واسطه 20 درصد از مشتریان آن شرکت اتفاق می افتد و شرکت با شناسایی این گروه از مشتریان و تلاش برای وفادار نگه داشتن آنها می تواند از صرف وقت و زمان بسیار برای شناسایی مشتریان جدید جلوگیری کند. قانون 20/80 در تمام ابعاد زندگی ما کاربرد دارد. از کار و ورزش گرفته تا تفریح و خواندن کتاب و .... .برای اجرایی کردن قانون 20/80 باید ذهنیت کمالگرا را کنار بگذارید.
4- کمال گرایی ممنوع!
همانطور که در راهکار سوم اشاره شد استفاده از اصل قانون 20/80 نیازمند کنار گذاشتن ذهن شکاک و کمال گراست! ذهن کمالگرا به دنبال انجام کار به بهترین شیوه و روش و بالاترین استانداردها می باشد. استانداردهایی که هر چند عالی هستند اما دستیابی به آن به میزان قابل توجهی وقت و انرژی شما را خواهد گرفت که در دنیای واقعی چندان خواهانی نخواهد داشت. همواره به یاد داشته باشید که در کنار دستیابی به یک هدف خوب که آن را اثربخشی می نامیم هزینه های دستیابی به آن هدف از جمله هزینه های مالی و زمانی مورد توجه هستند. به بعد هزینه ای اصطلاحا کارایی می گوییم. ذهن کمال گرا اثربخشی دارد اما کارایی ندارد و این موضوع منجر به از دست رفتن زمان بسیار ارزشمند شما می شود.
5- تبر خود همیشه تیز نگه دارید!
اگر شما در تمام مدت سال به دنبال قطع کردن درختان با یک تبر باشید به مرور زمان تعداد درختانی که در طی یک روز قطع می کنید کمتر و کمتر خواهد شد! و این در حالی است که شما تلاش بیشتری برای قطع کردن درختان انجام می دهید. چاره کار تلاش بیشتر نیست بلکه بازیابی خودتان است. این اصل تیز کردن تبر نام دارد! به این معنی که شما نیاز دارید بعد از صرف وقت و زمان برای انجام کارها به بازیابی خودتان بپردازید و کمی هم وقت برای استراحت و تفریح کردن خودتان بگذارید.
6-ریشه کن کردن اهمال کاری!
نکته کلیدی در روشهای مدیریت زمان ریشه کن کردن اهمال کاری است. اهمال کاری به معنای به تعویق انداختن انجام کارهاست و تا زمانی ادامه پیدا میکند تا فرد با مشکل حاد و تبعات خاصی مواجه نشود.اهمال کاری بیشتر در افراد تحصیل کرده و افرادی که به کارهای اداری مشغول هستند بیشتر مشاهده می شود.درمان اهمال کاری پروسه ای زمانبر است و درمان آن با قبول کردن اهمال کاری توسط فرد آغاز می شود. اگر به صورت بلند مدت از کمبود زمان گله مند هستید و در عمل خروجی خاصی ندارید به احتمال بسیار زیاد درگیر اهمال کاری شده اید.
افراد بسیاری هستند که از نداشتن زمان کافی گله مند و شاکی هستند. از مدیران ارشد تا دانش آموزان و دانشجویانی که در مدیریت زمان و انجام به موقع کارهای روزانه با مشکل مواجه هستند. به یاد داشته باشید عمل کردن به هر یک از راهکارهای فوق می توانید تاثیر چشمگیری در موفقیت و توسعه فردی شما داشته باشد.
