کسب و کارهای صنایع مختلف، به منظور مقرون‌به‌صرفه کردن، انعطاف‌پذیری و اثربخشی فرآیندها را خودکار می‌کنند. اما باید توجه داشت هرگز نباید یک فرآیند ناکارآمد را خودکار کنید، زیرا موجب تقویت ناکارآمدی می‌شود.
یکی دیگر از تله‌هایی که به راحتی می‌توان در آن گرفتار شد، مدلسازی آنچه فکر می‌کنید فرآیند است و سپس خودکار کردن آن است. فرآیند واقعی که در سازمان شما اتفاق می‌افتد ممکن است با آنچه که قرار است باشد متفاوت باشد و خودکار کردن نسخه‌ای از آن فرآیند که با واقعیت همخوانی ندارد، باعث مشکلات پیش‌بینی نشده از جمله ارزش از دست رفته یا مقاومت افراد درگیر می‌شود. با مشورت با کارشناسان عملیاتی مرتبط به موضوع فرایند و تجزیه و تحلیل داده های موجود، می توانید تصویر واضح تری دریافت کنید.
از طریق تجزیه و تحلیل موثر فرآیند کسب و کار می توانید از این دام ها خلاص شوید. اما یکی دیگر از اشتباهات رایج گیر افتادن در مرحله تحلیل است. ما شرکت‌های زیادی را در طول سال‌ها دیده‌ایم که با این مشکل مواجه شده‌اند و به همین دلیل است که توصیه می‌کنیم رویکرد چابک‌تری داشته باشید. شما باید تجزیه و تحلیل را اجرا کنید، اما باید یک هدف روشن برای خودکارسازی فرآیند داشته باشید، سپس از داده ها و بازخوردهای کاربر که به شما می دهد یاد بگیرید. این اطلاعات به شما می گوید که کدام بهبودهای تکراری بیشتر را باید انجام دهید.
تحلیل فرآیند کسب و کار چیست؟
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار، عمل ارزیابی فرآیندهای فعلی کسب و کار شما و یافتن راه هایی برای بهبود فرایندها و نحوه عملکرد سازمان شما است. برای نمونه، می توانید فرآیند مدیریت موجودی خود را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید آیا گلوگاه‌ها ا یا ناکارآمدی هایی وجود دارد که مانع از انجام به موقع سفارشات می شود و تعیین کنید که چگونه با استفاده از اتوماسیون این موارد را حذف کنید. با نادیده گرفتن این مرحله احتمالاً یک فرآیند بد را خودکار می کنید.
با تجزیه و تحلیل فرآیندی که می خواهید قبل از معرفی اتوماسیون بهبود دهید، می توانید تشخیص دهید که فرآیند به چه چیزی نیاز دارد و روی راه حل های مناسب سرمایه گذاری کنید. به این ترتیب، حداکثر ارزش را از پروژه های اتوماسیون خود استخراج خواهید کرد.
تحلیل فرآیند کسب و کار چگونه است؟
با ایجاد مدلی از فرآیند کسب و کار، می توانید یک نمایش بصری واضح از تمام مراحل مربوطه را مشاهده کنید. این مدل باید توسط ذینفعان فنی و غیر فنی به راحتی قابل درک باشد و به شما در برقراری ارتباط، برنامه ریزی و اجرای پروژه های اتوماسیون کمک کند. یک نمودار بصری به ایجاد مکالمه بهتر در مورد مراحل و قوانین کسب و کار که باید اعمال شوند کمک می کند.
می توانید فرآیند کاوی را به عنوان یک نمای اشعه ایکس در مورد نحوه عملکرد کسب و کار خود در نظر بگیرید. با استفاده از یک برنامه نرم افزاری، می توانید فرآیندها را نظارت کنید، تراکنش ها را تجزیه و تحلیل کنید و بینش های عملکرد را به دست آورید. این مرحله هر مشکلی را برجسته می‌کند و به شما امکان می‌دهد در کجای پیشرفت‌ها اولویت‌بندی کنید. برای مشاهده تجزیه و تحلیل گام به گام فرآیند کاوی، وبلاگ ما را در آن بررسی کنید.
هنگامی که فرآیندی را برای شامل اتوماسیون و حذف مشکلات از نو طراحی کردید، می توانید یک شبیه سازی فرآیند را اجرا کنید. این ارزش پیشرفت ها را نشان می دهد و به شما نشان می دهد که فرآیند جدید چقدر کارآمد خواهد بود. شما این فرصت را خواهید داشت که به ذینفعان نشان دهید که فرآیند چگونه کار خواهد کرد، و می توانید هر فرصتی را برای تنظیم قبل از استفاده از منابع برای پیاده سازی اتوماسیون شناسایی کنید.
پس از تبدیل یک فرآیند به یک برنامه خودکار و اجرای آن به صورت زنده در سازمان، هنوز فرصت هایی برای تجزیه و تحلیل عملکرد دارید. پلتفرم اتوماسیون فرآیند مناسب گزارش‌های عملکرد را ارائه می‌کند و فرصت‌های بیشتری را برای تجزیه و تحلیل فرآیند و یافتن راه‌هایی برای بهبود می‌دهد.
7 مزیت تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار
1. کارایی بیشتر
با تجزیه و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار خود قبل از معرفی یک راه حل اتوماسیون، بهترین شانس را برای تأثیر مثبت از همان روز اول به آن خواهید داد. همچنین می‌دانید که این فرآیند واقعاً بهینه شده است و منجر به فرآیندهای تجاری کارآمدتر، کاهش هزینه‌های جاری و خدمات بهتر به مشتریان می‌شود. ما هرگز اتوماسیون را به خاطر خود توصیه نمی‌کنیم، بلکه همه چیز در جهت بهتر کردن کسبوکار است.
2. کارکنان راضی
تقریبا نیمی از کارمندان به دلیل ناراضی بودن یا ناامیدی از فناوری محل کار، شغل خود را ترک می کنند. داشتن فرآیندهای ساده و بهینه در برنامه های مدرن، نیروی کار شادتر و مولدتری ایجاد می کند. و با روان‌تر کردن تجربیات آنها، می‌توانید حفظ کارکنان را نیز افزایش دهید.
3. انطباق بهتر
وقت گذاشتن برای شناسایی نقاطی در فرآیندهای خود که نیاز به بررسی انطباق دارند، شما را قادر می سازد تا این بررسی ها را در گردش کار خودکار بسازید. از این طریق، کسانی که این فرآیند را اجرا می کنند، نمی توانند در مورد اینکه چگونه با تمام مقررات مطابقت دارند، تردیدی نداشته باشند. نکته مهم این است که این امر خطر جریمه یا آسیب به اعتبار کسب و کار شما را کاهش می دهد.
4. درک عمیق تر فرآیند
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شما تصویر واضحی از هر مرحله از فرآیندهای شما می دهد. به عنوان مثال، با خودکار کردن مدیریت سفارش، می‌توانید هر مرحله از سفر انجام سفارش را ببینید و بتوانید هرگونه مازاد یا ناکارآمدی را که باعث تاخیر و هزینه برای شما می‌شود، شناسایی کنید. این درک همچنین به عیب یابی در صورت بروز مشکل در یک تامین کننده یا سفارش فردی کمک می کند.
5. داده های عملکرد
آیا فرآیندهای شما آنطور که باید انجام می دهند؟ دانستن این پاسخ به شما کمک می کند تا تعیین کنید که اتوماسیون چقدر فوری نیاز است و همچنین مناسب ترین راه برای اجرای آن است. از آنجا، می‌توانید تخصیص منابع را برای رسیدگی به ناکارآمدی‌های فرآیند به بهترین وجه برای ارائه بهترین نتایج در سریع‌ترین زمان ممکن اولویت‌بندی کنید.
6. گلوگاه‌های کمتر
با شکستن فرآیندهای خود، می‌توانید نقاط ناکارآمدی و تنگناها را کشف کنید و به شما قدرت تعدیل و بهینه‌سازی را می‌دهد. رفع این کارایی ها قبل از اتوماسیون منجر به کسب و کار مقرون به صرفه تر و مشتریان شادتر می شود.
7. استانداردسازی در سطح کسب و کار
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار فرصتی برای بررسی نحوه عملکرد فرآیندها در کل سازمان شما است. می‌توانید روش‌های صحیح کار را مستند کنید و از آن برای انتقال فرآیندها به کارمندان استفاده کنید، و اطمینان حاصل کنید که وظایف به طور مداوم در سراسر کسبوکار اجرا می‌شوند.
برای مطالعه بیشتر:
Business Process Analysis: The Key to Great Automation Projects
