الگوی برنامه بهبود عملکرد (PIP)، ابزاری برای ایجاد یک برنامه فردی یا گروهی، اقدام محور و گام به گام برای بهبود عملکرد کارکنان ضعیف در سازمان، پیش از قطع همکاری با آنان است. کارکنانی که یا انتظارات مدیر یا سرپرست خود را برآورده نمی‌کنند و یا از برنامه اقدام ساختارمند سازمان عقب مانده‌اند و به طور کلی برای شرکت ارزش افزوده ایجاد نمی کنند.
هنگامی که برنامه های بهبود عملکرد به درستی اجرا می‌شوند، به ما در جهت شناسایی کارکنان با عملکرد ضعیف و ارائه پشتیبانی به آنان و ایجاد فرصت‌های آموزشی مناسب کمک می‌کنند تا اطمینان پیدا کنیم که کارکنان ابزارهای موردنیاز برای موفقیت در نقش خود را در اختیار دارند. همچنین برای کارکنانی که نیاز به دوره‌های آموزشی خاص جهت ارتقاء عملکردشان در سازمان را دارند بسیار مناسب است.
همچنین PIP سندی است که به کارکنان کمک میکند تا مهارت‌های خود را درک کنند، شکاف آموزشی را شناسایی و انتظارات روشنی را برای نقش‌های شغلی تعیین میکند. معمولاً زمانی استفاده می‌شود که یک کارمند در برآورده کردن انتظارات شغلی ناکام باشد. با این حال، اگر به درستی اجرا شود، می‌تواند ابزار مثبتی برای همسویی مدیریت و کارکنان، بهبود عملکرد شغلی و همچنین ایجاد رضایت شغلی باشد.
هر برنامه بهبود عملکرد (PIP) برای نیازهای یک کارمند منحصر به فرد است. این برنامه، شکاف‌ها و همچنین مراحل اقدامی را که مستقیماً به بهبودهایی منطبق با نقش‌ها و انتظارات شغلی منجر می‌شود، شناسایی و فهرست میکند. این برنامه دارای یک رویکرد یکسان نیست و باید با نظرات مدیران و سرپرستان، خود کارمندان و منابع انسانی ایجاد شود.
منابع انسانی از طریق موارد زیر می‌تواند تاثیر بسزایی در اجرای درست برنامه بهبود عملکرد داشته باشد:
به طور سنتی، برنامه بهبود عملکرد (PIP) به عنوان آخرین راه حل زمانی که یک کارمند در دستیابی به اهداف عملکرد شغلی شکست خورده است استفاده می شود. این امر باعث شده است که کارمندان، مدیران و حتی متخصصان منابع انسانی PIP را اولین قدم برای اخراج شخصی بدانند.
با این حال، PIP همچنین می‌تواند ابزار ارتباطی قدرتمندی باشد که از فرهنگ ذهنیت رشد یادگیری و بهبود مستمر بر اساس فرآیندی کاملاً تعریف‌شده که شکاف‌های بین مهارت‌ها و عملکرد کارکنان و نقش‌های شغلی را شناسایی میکند، پشتیبانی میکند. این به کارکنان مسیر روشنی در مورد چگونگی بهبود کیفیت کارشان ارائه می دهد و به آنها در تعیین هدف و رسیدن به تارگت های رشد کمک می کند. همچنین یک ابزار ارزشمند برای هر کسی است که به یک نقش جدید دستیابی پیدا می کند.
اگر PIP ها فقط برای رسیدگی به ناکامی های عملکرد استفاده شوند، به جای ترویج فرهنگ مثبتی که از بهبود شخصی پشتیبانی می کند، همیشه یک مفهوم منفی مرتبط با شناسایی شکاف های عملکرد وجود خواهد داشت.
از سوی دیگر، در صورتی که فرهنگ سازمان اجرای برنامه بهبود عملکرد را به محض شناسایی یک مشکل عملکردی و قدرت گرفتن کارکنان برای کنترل بهبود خود، به کارمندان می‌پذیرد و انتظار دارد که PIP ها را بپذیرند.
به خاطر داشته باشید که کارکنان کلیدی که احساس می کنند ارزش افزوده ای برای سازمان خود دارند، کارکنان شادتری هستند. وقتی کسی بداند که از او چه انتظاری می رود، طبیعتا می تواند بهره وری بیشتری داشته باشد. تحقیقات گارتنر نشان می دهد که کارکنان می خواهند ارزش آنها در سطح انسانی شناخته شود.
اگر یک کارمند کلیدی انتظارات را برآورده نمی کند، شما یک فرصت ایده آل برای تغییر وضعیت از طریق یک PIP هدفمند دارید که مسائل را شناسایی می کند و روی یک برنامه عملگرا تمرکز می کند.
کار هدفمند، احساس قوی جامعه و روابط عمیق تر مهم هستند. اگر یک کارمند ارزشمند انتظارات را برآورده نمی کند، شما یک فرصت ایده آل برای تغییر وضعیت از طریق یک PIP هدفمند دارید که مسائل را شناسایی می کند و برنامه عمل را برجسته می کند.
برنامه بهبود عملکرد در اکثر سازمان ها به مدت سه تا شش ماه اجرا می شود. کارکنانی که هیچ پیشرفتی در این مدت نشان نمی دهند، تحت یک برنامه بهبود عملکرد تمدید شده قرار می گیرند. با این کار به آنها شانس دومی برای اثبات توانایی هایشان در انجام کار داده می شود. مدت برنامه تقویت عملکرد تمدید شده 45 روز است.
در واقع برنامه تقویت عملکرد به عنوان یک مکانیسم فیلترینگ تلقی می شود. طی این برنامه سازمان کارکنان با عملکرد ضعیف را شناسایی می کند و به آنها فرصتی می دهد تا در مدت چند ماه پیشرفت کنند.
اگر در برنامه بهبود عملکرد یا برنامه بهبود عملکرد تمدید شده تغییری در عملکرد کارکنان حاصل نشود از آنها خواسته می شود که سازمان را ترک کنند.
پس بسیار مهم است که برنامه بهبود عملکرد عینی و عادلانه باشد. کارکنان باید به وضوح شاهد مربیگری اصولی مستمر باشند. باید احساس کنند برنامه های ارتقای عملکرد متناسب با ضعف عملکردی آنها اجرا می شود. تنها در این صورت است که اگر سازمان بعد از اجرای برنامه تقویت عملکرد عذر کارمندی را خواست این امر برای او منطقی جلوه می کند و بدون هیچ کدورت و شکایتی سازمان را ترک می کند.
حفظ خطوط باز ارتباطی در برنامه‌های بهبود عملکرد ضروری است. همچنین هدف جستجوی یک راه‌حل مناسب هم برای سازمان و هم برای کارمند باید به طور منظم مشخص شود. برخی از استراتژی ها برای بهبود اثربخشی کلی یک برنامه بهبود عملکرد عبارتند از:
طرح بهبود عملکرد بهانه‌ای برای سخنرانی نیست اما این یک فرایند مشترک است که هدف آن کاهش توانایی کارکنان در احساس عدم ارتباط یا سوتفاهم است.
این می‌تواند شامل سوالاتی مربوط به درک کارمندان از توانایی بالقوه خود در شرکت، آمادگی آنها برای نقشی متفاوت یا چالش برانگیزتر باشد. اینکه آیا مسائل شخصی بر عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد و غیره. مساله مطرح شده باید خاص باشد و با مثال‌های مشخصی پشتیبانی شود تا اطمینان حاصل شود که کارمند از فرصت‌ها و تغییرهای لازم آگاه است.
به همان اندازه که روی نکات منفی استرس خواهید داشت، به یافتن راه‌هایی برای بهبود این نکات مثبت توجه کنید، بنابراین کارمندان احساس نمی‌کنند که مورد حمله و یا بمباران انتقاد قرار گرفته‌اند.
همکاران باید بتوانند اهداف و اقداماتی را که باید برای برآوردن انتظارات رفتاری و عملکردی در نظر گرفته شده، به درستی درک کنند. با مشخص بودن در ترسیم اهداف خود، احتمال دستیابی به آنها بیشتر خواهد شد. اهداف مبهم می‌تواند کارمندان را بیش از پیش ناامید کند.
با ردیابی پیشرفت کارمند و لمس مسائل به طور منظم، کارمند با انگیزه بیشتر در تلاش‌های خود برای بهبود تلاش میکند و همچنین از فرصتی که برای گفتن در مورد هر گونه نگرانی بوجود آمده نیز قدردانی خواهد کرد.
با در نظر گرفتن این موارد، تمام برخوردها باید بر پیشرفت تلاش‌هایشان متمرکز باشد و به کارمند اجازه داده شود که درباره پیشرفت‌های خود اظهارنظر کرده و برای توضیحات بیشتر سوالاتی را مطرح کنند.
برای دستیابی به بهبود عملکرد در سازمان، در اینجا هفت مورد کلیدی وجود دارد که باید بر روی آنها تمرکز کرد تا کارایی سازمانی بهبود یابد:
1. رهبری: توسعه رهبری در شرکت یک جنبه حیاتی برای بهبود عملکرد آن شرکت می باشد. رهبران خوب کسانی هستند که چشم انداز روشنی برای سازمان و تیم های آن ایجاد می کنند، آنها استراتژی ها و فرایندها را تعریف و اجرا می کنند و با الگوبرداری و پاسخگویی رهبری می کنند.
2. استراتژی: یک استراتژی موفق شامل تغییر هویت سازمان به منظور گنجاندن کارایی و اثربخشی به عنوان ارزش های اصلی است. همانطور که کسب و کار شما به دلیل اثربخشی آن توسط کارکنان و بازار بیشتر شناخته می شود، این ارزش های مهم به طور ذاتی در هر هدفی دخالت خواهند داشت.
اثربخشی سازمانی باید اهداف یک شرکت را ساده و روشن کند. هرچه اهداف در سطح استراتژیک واضح تر باشند، تراز کردن و مرتبط ساختن آنها در سایر دپارتمان ها آسان تر است.
3. ارتباطات: هر سازمانی به ارتباطات مؤثر نیاز دارد تا هر بخش از اطلاعات به طور روان و درست به روشی دقیق به کارکنان دیگر منتقل شود. هر اتفاق کوچکی که در یک سازمان رخ می دهد به دلیل تبادل پیام در آن اتفاق می افتد و به همین دلیل است که یک ارتباط موثر و استراتژیک بسیار مهم است.
ارتباط خوب این اطمینان را می دهد که تاثیر پیام با استراتژی های تعیین شده، همسو است به طوری که همه چیز کاملاً درک شود. در حین برقراری ارتباط، حرف های خود را پیگیری کنید و مطمئن شوید که گفته های شما واضح منتقل شده است. برقراری درست یک ارتباط شفاف، تمرکز را روی اهداف اصلی حفظ می کند و از اتفاقات ناگوار، انجام دیرهنگام کارها و بهانه گیری جلوگیری می کند.
4. پاسخگویی: برای بهبود عملکرد کاری، مهم است که بدانیم اثربخشی سازمانی تا حد زیادی به مسئولیت پذیری وابسته است. هر سازمانی باید محیطی بسازد که در آن هر فرد در قبال اهداف و وظایفی که در آن دخیل است، پاسخگو باشد.
مسئولیت‌پذیری تعیین میکند که کارکنان چگونه وظایف خود را مؤثر انجام می‌دهند، بنابراین یک سازمان باید سیستم‌های پاسخگویی مؤثری داشته باشد تا انتظارات واضح را در سراسر سازمان حفظ کند.
5. عملکرد و معیارها: دپارتمان توسعه منابع انسانی مسئول جذب بهترین استعدادها و نگرش ها به سازمان و همچنین آموزش آنها برای برآورده کردن انتظارات است. اما نحوه عملکرد کارکنان فقط به مهارت های آنها بستگی ندارد، رهبران آن ها نیز مسئول حفظ عملکرد آنها در مسیر درست هستند.
بهترین راه برای انجام این کار، استفاده از معیارهای مناسبی است که باعث ایجاد انگیزه و تشویق کارمندان و در عین حال پاسخگو نگه داشتن آنها می شود. انتخاب معیارهای مناسب برای اندازه گیری بسیار مهم است، می توانید با پرسیدن سوالات زیر کمک بگیرید:
این رهبران هستند که سیستم اندازه گیری را برای ردیابی پیشرفت و بررسی مرتب وضعیت کارها (سیستم گزارش دهی)، طراحی و ایجاد می کنند.
6. رفتار: رفتار های مکرر خوب یا بد، جایی است که تلاش‌ها برای دستیابی به اثربخشی سازمانی، بسته به رفتار کارکنان، به احتمال زیاد در سراشیبی یا سربالایی قرار دارند. برای ایجاد یک سازمان سالم که در آن رفتار مثبت برجسته شود، باید لحظات پیشگامانه خاصی را در عملکرد روزانه خود در سازمان شناسایی کنید، روش هایی را که کارکنان باید رفتار خود را در لحظات خاص تغییر دهند، نشان دهید و سیستم هایی را برای تقویت آن رفتارها و ایجاد انگیزه خوب پیاده سازی کنید.
7. فرهنگ: سطح مشارکت کارکنان نقش مهمی برای دستیابی به اثربخشی و عملکرد بهتر سازمانی دارد. کارکنان با انگیزه معمولاً عملکرد بهتری دارند، بنابراین ایجاد فرهنگی که به طور کلی برای اثربخشی ارزش قائل است، بسیار حیاتی است. مطالعات بی‌شماری وجود دارد که بر همبستگی بین مشارکت کارکنان و عملکرد کلی سازمان تاکید دارند.
هرگز فراموش نکنید که مشارکت کارکنان همیشه باید در بالای لیست اولویت های شما باشد تا عملکرد سازمانی بهبود یابد.
