برنامه عملیاتی یا طرح اقدام سندی است که در آن به تعیین وظایف در جهت دستیابی به اهداف می پردازند. به واسطه برنامه عملیاتی و جدول زمانی، وظایف خود را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل اجرا تقسیم می‌کنید. یک برنامه عملیاتی خوب، تمام مراحل لازم برای رسیدن به یک هدف را مشخص می‌کند و به شما کمک می‌کند تا با تعیین یک بازه زمانی (تاریخ شروع و پایان) برای هر مرحله از فرآیند، به هدف خود برسید. بسته به نیازها و ترجیحات خود می‌توانید از این سند برای تعیین اهداف واحد یا چندگانه استفاده کنید.
بطور كلي می توان گفت لزوم طراحي يك برنامه عملياتی شامل موارد زير می باشد:
نوشتن یک برنامه عملیاتی ممکن است یک مقدار چالشی باشد، اما ارزش تمرکز بر روی آن را دارد. استفاده از یک چارچوب ساده می‌تواند فرآیند نوشتن برنامه عملیاتی را ساده‌تر کند. برنامه‌های عملیاتی بر حسب اندازه کسب و کار، گستردگی وظایف و جدول زمانی متفاوت هستند اما به طور کلی همگی از یک ساختار یکسان برخوردارند و انواع مشابهی از اطلاعات را در بر می گیرند. در ادامه نحوه نوشتن یک برنامه عملیاتی خوب را در 5 مرحله توضیح می‌دهیم؛ برنامه‌ای که می‌تواند به شما در رسیدن به هدفتان کمک کند:
قبل از اینکه شروع به نوشتن برنامه عملیاتی خود کنید، از طرح کلی SMART برای تعیین اهداف درست استفاده کنید. عبارت SMART مخفف Specific به معنی خاص و معین، Measurable به معنی قابل اندازه گیری، َAttainable به معنی دست یافتنی، Relevant به معنی مرتبط و هم راستا، و Time-Based به معنی زمان محور است. با این تفاسیر، هدف شما باید این گونه مشخص شود:
در مرحله بعد، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدف خود برسید تهیه کنید. این فرآیند مستلزم تقسیم هدف اصلی به اهداف کوچک‌تر است. با انجام این کار، می‌توانید از سختی رسیدن به هدف نهایی بکاهید و به صورت منظم و گام به گام به آن نزدیک شوید. اطمینان حاصل کنید که اقدامات قابل دستیابی و مرتبط با هدف شما هستند. اگر یک وظیفه معین خیلی مبهم یا ترسناک به نظر می‌رسد، می‌توانید آن را به دو یا سه فقره اقدام کوچک‌تر که شدنی‌تر به نظر می‌رسند تقسیم کنید.
به عنوان مثال، ممکن است برای گرفتن ارتقای شغلی مجبور باشید، کارهای مختلف، مانند رسیدن به معیار عملکرد یا یادگیری یک مهارت جدید را در دستور کار خود قرار دهید. یادگیری یک مهارت جدید یکی از وظایفی است که احتمالاً باید به مراحل کوچک‌تر و کاملاً تعریف شده تقسیم شود. هر کار را به وضوح تعریف کنید تا برنامه‌ای ایجاد کنید که شما را به هدف نهایی برساند.
علاوه بر تعیین هدف اصلی خود، باید یک چارچوب زمانی برای تکمیل هر یک از مراحل این فرآیند نیز تعیین کنید. ایجاد یک جدول زمانی که بتوانید به طور منطقی آن را دنبال کنید برای پیشرفت مداوم ضروری است. الزامات را ارزیابی کنید و مدت زمانی را که برای تکمیل هر مورد از لیست خود نیاز دارید در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، شما قصد دارید در یک سال از طریق رسانه های اجتماعی و بهینه سازی موتورهای جستجو، ترافیک وب سایت خود را 100٪ افزایش دهید. یک چارچوب زمانی برای دستیابی به نتایج دلخواه خود برای هر یک از کارها تعیین کنید، مانند افزایش فالوور در شبکه های اجتماعی تا 30 درصد در چهار ماه و قرار گرفتن در صفحه اول نتایج جستجوی وب برای کلمات کلیدی خاص در مدت شش ماه.
اگر پروژه بزرگی را مدیریت می‌کنید، احتمالاً باید وظایفی را به تعدادی از افراد محول کنید. مهارت‌ها و توانایی‌های افراد تیم خود را ارزیابی کنید تا مشخص شود کدام یک از آنها برای انجام هر کار واجد شرایط هستند. سپس، ببینید که چه کسی مسئول هدف و منابع مورد نیاز، مانند پول، تجهیزات و پرسنل، برای تکمیل کار است و نام او و وظایف محوله را بنویسید.
به عنوان مثال، اگر شما یک کمپین بازاریابی را مدیریت می‌کنید، باید دریابید که کدام یک از کارکنان شما در برنامه ریزی، تولید محتوا، بازاریابی رسانه های اجتماعی و سئو قوی‌تر عمل می‌کنند. همچنین باید برنامه‌ها و ابزارهایی برای تولید محتوا، طراحی گرافیک و تجزیه و تحلیل بازاریابی داشته باشید.
در نهایت، مشخص کنید که چگونه از انجام به موقع هر کار و مراحل تعیین شده در برنامه عملیاتی اطمینان پیدا می‌کنید. برای این کار می‌توانید از گزارش‌های داخلی یا برگزاری جلسات منظم استفاده کنید. با نظارت درست بر پیشرفت مراحل تعیین شده در برنامه عملیاتی، تصویر واضح‌تری از میزان پیشرفت به سمت هدف خود خواهید داشت. ارزیابی میزان پیشرفت می‌تواند یک معیار کمی و عددی، مثل تعداد وظایف تکمیل شده باشد یا شامل یک معیار کیفی، مثل درصد افزایش فروش یا سهم بازار شود.
برای مثال، شما می‌خواهید بخش خدمات مشتریان تا پایان سال قادر به رسیدگی به 1000 درخواست در روز باشد. برای رسیدن به این هدف، در وهله نخست باید حداقل 10 نماینده مشتری داشته باشید. با ارزیابی تعداد درخواست‌هایی که می‌توانید رسیدگی کنید و تعداد نمایندگان خدمات مشتریان در پایان نیم‌سال، به راحتی می‌توانید بفهمید که چقدر به هدف نهایی خود نزدیک هستید.
برنامه عملياتی می بايست تمامي فعاليتها و اقدامات مقتضی را در برگيرد: برنامه عملياتي بايد كامل، شفاف و به روز باشد. همچنين اين برنامه بايد شامل اطلاعات و نظراتی باشد كه شما از طريق طوفان فكری در ارتباط با اهداف و استراتژی های سازمان از همكارانتان دريافت می كنيد. اين افراد/اعضای كميته برنامه ريزی عملياتی می بايست در خصوص موارد زير به توافق برسند:
انجام امور را پيگيري كنيد: يك قسمت سخت را پشت سر گذاشتيم كه آن تهيه برنامه عملياتی است، حال اين برنامه را اجرایی و عملياتی نماييد.
تمامی ذينفعان را از آنچه در جريان است مطلع سازيد: به تمامی ذينفعان بگوييد كه نقش آنها در تحقق اهداف چيست تا بدين ترتيب همگان اطمينان يابند كه در تحقق اهداف مربوطه نقش موثری دارند.
پيگيری آنچه در حال انجام است را بر عهده گيريد: همواره چگونگی انجام امور را پيگيری و دنبال كنيد و زمانی كه تغييري در سياست، اهداف، زمان يا منابع صرف شده صورت گيرد ايده خوبی است كه آنچه را به انجام رسانيده ايد ارزيابی كنيد چه اين ارزيابی رسمی باشد و چه غير رسمی.
همواره سوالات زير را در ذهن داشته و به آنها پاسخ گوييد:
مراسمی ترتيب دهيد كه طی آن از اعضای گروهتان قدردانی كنيد: اين قدردانی سبب می شود تا افراد علاقمند شوند و در كاری كه انجام می دهند انرژی كافی را مبذول دارند.
