مقدمه:
ارتباطات مؤثر یکی از کلیدی‌ترین عواملی است که بر عملکرد و بهره‌وری تیم‌ها تأثیر می‌گذارد. در سازمان‌های پویا و پرجمعیت، هرج و مرج کلامی و ناهماهنگی‌های ارتباطی ممکن است به تنش‌ها و عدم همکاری بین کارمندان منجر شود. استفاده از مهارت‌های کوچینگ به عنوان یکی از رویکردهای مؤثر در مدیریت ارتباطات، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا این مشکل را به حداقل برسانند. در این مقاله، پنج راهکار ساده برای پیشگیری از هرج و مرج کلامی در کسب‌وکارها را بررسی خواهیم کرد.
۱. ایجاد محیطی با فرهنگ بازخورد مستمر یکی از دلایل اصلی بروز هرج و مرج کلامی در سازمان‌ها، فقدان بازخورد مناسب و به موقع است. کوچینگ به مدیران و رهبران کمک می‌کند تا فرهنگ بازخورد مستمر و سازنده را در سازمان ایجاد کنند.
در این رویکرد:
گوش دادن فعال: رهبران باید با دقت به مشکلات و نگرانی‌های کارمندان گوش دهند و نه تنها نظرات خود را به اشتراک بگذارند، بلکه شنونده‌های خوبی باشند.
تشویق به بازخورد صریح: ایجاد فضایی که در آن کارمندان بدون ترس از قضاوت بتوانند نظرات و پیشنهادات خود را مطرح کنند، به کاهش ناهماهنگی‌ها و ابهامات کمک می‌کند.
چگونه کوچینگ کمک می‌کند؟
کوچینگ به مدیران آموزش می‌دهد که چگونه از مهارت‌های پرسشگری برای فهمیدن نیازها و نگرانی‌های کارکنان استفاده کنند و آنها را به ارائه بازخورد تشویق کنند.
۲. استفاده از تکنیک‌های پرسشگری در کوچینگ یکی از مؤثرترین ابزارهای کوچینگ، پرسشگری است. با استفاده از سوالات درست، مدیران می‌توانند به کاهش هرج و مرج کلامی کمک کنند. سوالات به کارمندان فرصت می‌دهد تا دیدگاه‌های خود را بهتر بیان کنند و مدیران نیز بتوانند به‌طور عمیق‌تری به موضوعات پرداخته و به ریشه مشکلات برسند.
- سوالات باز و خلاقانه: سوالاتی که باعث می‌شوند کارمندان به ابعاد مختلف یک موضوع فکر کنند، می‌تواند به کشف مشکلات پنهان و جلوگیری از سوءتفاهم‌ها کمک کند.
- سوالات دنبال‌کننده: استفاده از سوالات بیشتر برای فهمیدن جزئیات و رفع ابهامات نیز به بهبود کیفیت ارتباطات کمک می‌کند.
چگونه کوچینگ کمک می‌کند؟کوچینگ به مدیران یاد می‌دهد که از سوالات باز به عنوان ابزاری برای کشف افکار و احساسات کارکنان استفاده کنند تا گفتگوها به سمت درک مشترک پیش بروند.
۳. ایجاد شفافیت در اهداف و انتظارات عدم شفافیت در اهداف و انتظارات یکی از عوامل مهمی است که منجر به هرج و مرج کلامی در تیم‌ها می‌شود. کوچینگ به مدیران کمک می‌کند تا این شفافیت را ایجاد کنند:
- تعیین اهداف مشترک: مدیران باید اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمانی و فردی را به وضوح تعریف کنند تا همه اعضای تیم در یک راستا حرکت کنند.
- شفاف‌سازی وظایف و نقش‌ها: وقتی هر یک از اعضای تیم بداند که از او چه انتظاری می‌رود و نقش او در تیم چیست، ارتباطات به شکل بهتری مدیریت می‌شود.
چگونه کوچینگ کمک می‌کند؟کوچینگ به رهبران کمک می‌کند تا انتظارات و اهداف را با دقت و شفافیت بالا بیان کرده و تیم‌ها را به سوی همسویی بیشتر هدایت کنند.
۴. تقویت همدلی و هوش عاطفی هرج و مرج کلامی معمولاً نتیجه عدم درک احساسات و نیازهای دیگران است. کوچینگ می‌تواند مهارت‌های همدلی و هوش عاطفی را در مدیران و کارمندان تقویت کند:
- تقویت ارتباطات همدلانه: مدیران با استفاده از کوچینگ می‌توانند یاد بگیرند که چگونه احساسات و نگرانی‌های کارمندان را بشناسند و به آنها پاسخ دهند.
- کنترل تنش‌های عاطفی: افزایش هوش عاطفی باعث می‌شود تا کارمندان بتوانند به شکل مناسب‌تری به مشکلات و تنش‌های بین فردی پاسخ دهند.
چگونه کوچینگ کمک می‌کند؟کوچینگ به مدیران یاد می‌دهد که چگونه احساسات خود و کارمندان را مدیریت کنند و فضای مناسبی برای حل مشکلات عاطفی ایجاد کنند.
۵. برگزاری جلسات منظم با استفاده از کوچینگ گروهی جلسات نامنظم و بدون ساختار باعث افزایش هرج و مرج و ناکارآمدی می‌شود. برگزاری جلسات منظم با استفاده از تکنیک‌های کوچینگ گروهی می‌تواند به کاهش این مشکلات کمک کند:
- تعیین دستور جلسه: داشتن برنامه مشخص برای جلسات و اطمینان از مشارکت همه اعضای تیم، به پیشگیری از سوءتفاهم‌ها کمک می‌کند.
- کوچینگ گروهی: استفاده از تکنیک‌های کوچینگ گروهی در جلسات باعث می‌شود تا تمامی اعضا احساس کنند که صدایشان شنیده می‌شود و نقش فعالی در بحث دارند.
چگونه کوچینگ کمک می‌کند؟کوچینگ به مدیران آموزش می‌دهد که چگونه جلسات را به‌صورت هدفمند و با توجه به نیازهای تیم برگزار کنند تا از هدر رفتن زمان و انرژی جلوگیری شود.
نتیجه‌گیری مدیریت ارتباطات در محیط‌های کاری چالش‌های بسیاری دارد، اما با استفاده از مهارت‌های کوچینگ، مدیران می‌توانند این چالش‌ها را به فرصت‌هایی برای بهبود تعاملات و افزایش بهره‌وری تیم تبدیل کنند. راهکارهایی که در این مقاله مطرح شد، به رهبران کمک می‌کند تا از هرج و مرج کلامی جلوگیری کرده و محیط کاری سالم‌تر و پویاتری ایجاد کنند.
حمید رضا مصاحبی
بیزینس کوچ و تولید کننده محتوا
09103002554
