مقدمه
به عنوان صاحب یک کسب و کار، حتماً در این شرایط قرار گرفته‌اید که مجبور شوید در مدت زمان محدودی وظایف زیادی را انجام دهید.
در حالی که هیچ فرمول جادویی برای ایجاد تعادل مناسب و مدیریت یکپارچه زمان و وظایف وجود ندارد، شما می‌توانید مهارت‌های مدیریت زمان خود را برای انجام کارهای بیشتر در لیست تسک‌های خود بهبود بخشید.
در این مقاله چند روش را به شما معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کند هنگام کار روی چندین پروژه به طور همزمان همه چیز را به خوبی مدیریت و کنترل کنید.
۱. قبل از شروع هر روز، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید.
هنگامی که مشغول فعالیت بر روی چندین پروژه هستیم ذهنمان به قدری درگیر می‌شود که معمولاً، اهمیت تهیه یک فهرست برنامه ریزی برای انجام کار را دست کم می‌گیریم. اگرچه بیشتر کارها در دنیای تجارت ماهیتی بسیار غیرقابل پیش‌بینی دارند و همه چیز می‌تواند هر ثانیه تغییر کند، تهیه فهرستی از کارها می‌تواند به شما کمک کند تا ایده‌های خود را به وضوح تعریف کنید، افکار خود را تجسم کنید و برای رسیدن به هدف نهایی خود تلاش کنید.
به خاطر داشته باشید که ممکن است مجبور شوید فهرست کارهای خود را با پیشرفت روز تغییر دهید. همچنین می‌توانید تمام تکالیف مهم را در شب قبل یادداشت کنید، با شروعی تازه از خواب بیدار شوید و بر ارائه بهترین نتایج تمرکز کنید.
۲. کارهایی که باید فورا به آنها رسیدگی شوند را از پیش تعیین کنید.(اولویت تعیین کنید)
هر چقدر هم که غیرعادی به نظر برسد، زمانی که مهلت مقرر نزدیک می‌شود، انجام دادن کارها دشوارتر می‌شود! ما آنقدر غرق در کارهای روزمره می شویم که گاهی اوقات نمی‌توانیم بفهمیم کدام وظایف نیاز به توجه فوری دارند. منظور از توجه فوری، کارهایی است که در صورت تکمیل نشدن، تأثیر مخربی بر کل پروژه خواهند داشت و احتمالاً منجر به شکست می شوند.
اولویت بندی، اولویت بندی، اولویت بندی! وظایف فوری را تعیین کنید، و قبل از پاسخ دادن به لیست بی‌پایان ایمیل‌ها و پاسخ دادن به تماس‌های کم اهمیت تر، به مسائل مهم با اولویت بالا رسیدگی کنید.
همچنین، سعی نکنید از برخورد با مشکلات فوری اجتناب کنید چون صرفا می خواهید از یک موقعیت ناراحت کننده فرار کنید! به عنوان مثال، اگر یکی از مشتریان شما از خدمات شما شکایت دارد باید فوراً در جهت حل مشکل اقدام کنید و راه حل رضایت‌بخش احتمالی را پیشنهاد دهید. شما نباید مشتری خود را منتظر نگه دارید زیرا آنها به راحتی از دست می‌روند! و حتی ممکن است تصمیم بگیرند که دیگر از خدمات شما استفاده نکنند. این نوع مسائل به خودی خود حل نمی شوند و اغلب تا مدت ها ذهن شما را به خود درگیر می‌کنند. در چنین شرایطی، شما نمی توانید روی کارهای مهم تمرکز کنید.
۳. زمانی را برای برطرف کردن مسائلی که بین کارهای شما وقفه می‌اندازند برنامه ریزی کنید!
اعلان‌های بی‌پایانی که همه روزه از رسانه‌های اجتماعی، تلفن همراه یا افراد مختلف به سمت شما می‌آیند، وقفه‌های زیادی بین کار شما می اندازند که می‌تواند تمرکز شما را از بین ببرد. در حالی که لازم است کارهای روزانه خود را اولویت بندی کنید، همچنین مهم است که برای نگرانی‌هایی که جریان کار خلاقانه شما را مختل می‌کند، زمان اختصاص دهید.
برای مدتی، یک ساعت یا حتی دو ساعت برنامه ریزی کنید و نام آن را «ساعات اداری» بگذارید. در ساعات اداری، تمام کانال های ارتباطی را باز بگذارید و شروع به رسیدگی به اطلاعاتی کنید که از دنیای بیرون می آید. به این ترتیب، بعد از این وقفه یک ساعته بالاخره می توانید توجه خود را بر روی کار واقعی متمرکز کنید و زمان تلف شده برای انجام کارهای کمتر مرتبط را به حداقل برسانید.
درصورتی که به این مقاله علاقه مند شده‌اید می‌توانید ادامه مطلب را در بلاگ تسکت مطالعه کنید.
