تمام سازمان‌ها در سیستم مدیریت عملکرد از شاخص های ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنند. نکته‌ای که باید همین ابتدا بحث به آن اشاره‌کنم تفاوت شاخص و شاخص کلیدی عملکرد است. متأسفانه یک خطای رایج در طراحی شاخص این است که یا تمام شاخص‌ها را از نوع عملکردی انتخاب کنیم یا هر نوع شاخصی را عملکردی در نظر بگیریم.
بر اساس دیدگاه دیوید پارمنتر، سنجه‌های عملکرد، شامل KRI (شاخص کلیدی نتیجه‌ای)، PI (شاخص عملکرد)، KPI (شاخص کلیدی عملکرد) و RI (شاخص نتیجه) است. بنابراین درحالی‌که تمام شاخص های کلیدی عملکرد، شاخص هستند اما هر شاخصی KPI نیست.
شاخص کلیدی عملکرد معیاری است که نشان می‌دهد سازمان، تیم یا فرد در یک جنبه خاص از عملکرد چطور عمل کرده است. برای اینکه بتوانیم این مفهوم را دقیق درک کنیم باید با مفهوم دیگری به نام عوامل کلیدی موفقیت یا Critical Success Factor که به‌اختصار CSF خوانده می‌شود نیز آشنا شویم.
عوامل کلیدی موفقیت چیست؟ مجموعه فعالیت‌هایی که هدف را محقق می‌سازند، عوامل کلیدی موفقیت نام دارند. اجازه دهید از یک مثال استفاده کنم. شغل کارشناس دیجیتال مارکتینگ را در نظر بگیرید تولید محتوا یک عامل حیاتی موفقیت برای این شغل است. یعنی یکی از فعالیت های مهم برای رسیدن به هدف «افزایش بازدید سایت یا شبکه‌های اجتماعی» تولید محتوا است. شاخص کلیدی عملکردی که می توانیم برای این CSF تعیین کنیم، درصد تحقق برنامه تولید محتوا است.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، از استراتژی، اهداف و عوامل حیاتی موفقیت (CSF) سازمان گرفته می‌شوند و اقدامات فردی را به چشم‌انداز سازمانی متصل می‌کنند. بنابراین این شاخص‌ها، به یک سازمان کمک می‌کنند تا پیشرفت و تحقق اهداف سازمانی را تعیین و اندازه‌گیری کنند.
برای آشنایی بیشتر مقاله «شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) دقیقاً چیست؟» را از طریق لینک زیر مطالعه کنید.
اکنون‌که با مفهوم KPI در ارزیابی عملکرد کارکنان آشنا شدیم، می‌خواهیم این مفهوم را با OKR مقایسه کنیم. OKR به معنی اهداف و نتایج کلیدی است. قبلاً در مقاله «تکنیک اهداف و نتایج کلیدی (OKR) چیست؟» در ویرگول، این مفهوم را توضیح دادم به همین خاطر مستقیم وارد بحث مقایسه می‌شوم.
در بیان تفاوت این دو مفهوم برخی اشاره به تفاوت سیب و پرتقال می‌کنند. درحالی‌که این گفته دقیق نیست و OKR و KPI جایگزینی برای یکدیگر نیستند. به عبارت دیگر OKR یک مدل برای ارزیابی عملکرد و KPI یک نوع شاخص ارزیابی عملکرد است. یک بیان دقیق‌تر برای مقایسه این دو مفهوم مقایسه سالاد میوه با سیب یا پرتقال است.
این مقایسه ازیک‌طرف نشان می‌دهد که تفاوت‌های زیادی میان دو مفهوم وجود دارد و از طرف دیگر نشان می‌دهد که وجه مشترک نیز با یکدیگر دارند اما جایگزین یکدیگر نیستند.
حرف مشترک دو مفهوم در این است که شما باید آنچه واقعاً مهم است را از سایرین جدا کرده و فقط آن‌ها را انتخاب و اندازه‌گیری کنید. چه در انتخاب شاخص‌هاو چه در انتخاب هدف و نتیجه کلیدی محدودیت وجود دارد. اگر بیش ازحد اهداف و نتایج کلیدی یا KPI انتخاب کنیم یعنی چیزهای مهم را اندازه گیری نمی‌کنیم.
مفهوم OKR و KPI از جنبه‌های مختلفی مانند هدف، نتایج، شناسایی و راه‌حل مشکل، گستره موردبررسی، کاربرد و زمان با یکدیگر تفاوت دارند.
به‌عنوان‌مثال KPI مانند داشبورد ماشین فقط نشان می‌دهد که مشکلی وجود دارد یا خیر؟ اما در صورت وجود مشکل راه‌حلی ارائه نمی‌دهد اما OKR درست مانند مسیریاب راه‌حل رفع مشکل را نشان می‌دهد.
برای آشنایی با دیگر تفاوت‌ها پیشنهاد می‌کنم مقاله « KPI یا OKR کدام‌یک برای ارزیابی عملکرد مناسب است؟» از طریق لینک زیر مطالعه کنید.
