با توجه به اینکه مشاغل با چالش‌ها و عدم اطمینان بی‌سابقه‌ای مواجه هستند، سازگاری در حال تبدیل شدن به کلید بقا شده است. طراحی مجدد مبتنی بر صفر یک پیشنهاد تحول منحصر به فرد را ارائه می دهد که بر طراحی مجدد کامل مدل عملیاتی پیرامون نیازهای مشتریان آینده، پویایی بازار، مقررات و انعطاف پذیری تمرکز دارد. طبق نظر نشریه مدیریتی Harvard Business Review، «رهبران باید تغییر را نه به‌عنوان یک تحول گاه‌به‌گاه که به دید ذات شغل مدیریت بنگرند.»
از دوران بحران پسا کرونا گرفته تا افزایش قیمت ها، تنزل سود، رکود در رشد، اقتصاد بیمار، وضعیت حال و آینده چالش برانگیز و نامطمئن، کسب و کارها در مواجهه با این بادهای مخالف(headwinds) بی‌سابقه، نمی‌توانند به سادگی به دستور العمل‌های سنتی موفقیت، مانند توسعه، محصولات جدید و غیره تکیه کنند. بادهای مخالف را به بادهای دنباله‌دار(tailwinds) تبدیل کنند. برای رسیدن به این هدف، یک رژیم جدید مورد نیاز است - طراحی مجدد مبتنی بر صفر (ZBR).
رویکرد مبتنی بر صفر(ZBR) چیست و چگونه می تواند کمک کند؟
با هدایت مجدد منابع و کارمندان به حوزه یا حیطه با ارزش بالاتر، شرکت ها می توانند اطمینان حاصل کنند که ساختار سازمانی و هزینه ها با استراتژی کسب و کار هماهنگ است.
با رویکرد حفظ وضع موجود و روش های کلاسیکِ بهبود عملکرد - کاهش هزینه‌ها و کاهش نیاز به منابع- سازمان نمی‌تواند به تصویر بزرگ‌تری از مسائل مانند پویایی بازار و تطبیق‌پذیر در مواجهه با تغییرات سریع رسیدگی کنند. در این زمان، دنبال کردن رشد و مقیاس تک‌نگرانه می‌تواند درآمدهای قابل توجهی ایجاد کند از جمله تمرکز بر به حداقل رساندن هزینه ها و بهبود چابکی و یا کاهش منابع، اما این امر باعث می شود که شرکت ها نتوانند بر پویایی بازار نظارت کنند یا فعال باشند. طراحی مجدد مبتنی بر صفر به خوبی بین این دو قرار می گیرد. این یک دیدگاه عملگرایانه و آینده نگر در مورد نیازهای مشتری، پویایی بازار و انعطاف پذیریست.
"و اینکه ZBR به دنبال تعیین اینست که کدام بخش از مدل عملیاتی موجود وجود آنها را در وضعیت موجود توجیه می کند و سازمان به چه قابلیت هایی برای پیشرفت در پویایی بازار جدید نیاز دارد."
سازمان‌های مبتنی بر صفر، که از اصول مبتنی بر صفر به عنوان لنزی برای تغییر شکل ساختار و عملیات سازمانی استفاده می‌کنند، می‌توانند بهره‌وری بیشتری را آزاد کنند. و نتیجه ی شرکت هدفمند اطمینان از تخصیص کارکنان و منابع به بالاترین ارزش‌های کسب‌وکار است. حال بیایید رویکرد مبتنی برصفر را از منظر دو شرکت مشاوره بررسی می کنیم:
دیدگاه اول: روش‌شناسی برنامه‌ریزی مبتنی بر سناریوی شرکت مشاوره رولاند برگرRoland Berger بیشتر بر اساس روش‌های برنامه‌ریزی سنتی استوار است. در برنامه ریزی استراتژیک سنتی، یک رویکرد قیاسی و منطقی استفاده می شود که در آن استراتژی ها بر اساس تجزیه و تحلیل کمی و محک گذاری تعریف می شوند. برخلاف برنامه ریزی سنتی، رویکرد رولاند برگر از منطق تفکر استقرایی پیروی می کند. فرآیند برنامه ریزی از عناصر کیفی تر مانند تعریف DNA یک شرکت و شناسایی و تجزیه و تحلیل روندهای صنعت شروع می شود.
مرحله اول شامل بازتابِ هویت شرکت است. پاسخ به سوالاتی از جمله؛ هدف ما چیست؟ شایستگی های اصلی ما چیست؟ هسته کسب و کار ما چیست؟ ارزش های ما به عنوان لنگری برای آینده چیست؟ داستان موفقیت های پیشین ما چیست؟ تمرکز ما کجا باید باشد؟
در مرحله دوم صحبت از تکمیل بازتابِ DNA شرکت با تجزیه و تحلیل روندهای صنعت آینده نگر و در حال ظهور است. تمرکز تحلیل بر شناسایی روندهای کلیدی تأثیرگذار بر آینده صنعت و چگونگی تأثیر این تحولات بر صنعت و شرکت می باشد. همچنین این تجزیه و تحلیل روندها به بهترین وجه می‌تواند با فهرستی از مگاترندهای جهانی در سطح بالا شروع شود همانند: تغییر جمعیت شناسی، جهانی شدن و بازارهای آتی، شکاف بین منابع محدود و نیازهای نامحدود (کاهش مصرف ،کاهش وابستگی )، چالش تغییرات آب و هوایی، فناوری و نوآوری پویا(تفکر واگرایی و همگرایی، آخرین روندهای فناوری)، جامعه دانش جهانی، تقسیم مسئولیت جهانی (استفاده از فرصت های تجاری ناشی از همکاری جهانی ، ایجاد یک رویکرد مدیریت اخلاقی).
در حالی که DNA شرکت، زمین بازی را مشخص می کند و تجزیه و تحلیل روند مبنایی را برای ایجاد سناریوهای معنی دار در این زمینه بازی تشکیل می دهد. در محیطِ ناپایدار، نامطمئن، پیچیده و مبهم (VUCA) که شرکت درآن فعالیت می کند، آن را به سمت تحولات بالقوه متفاوت با سناریوهای مختلف هدایت می کند. منظور از سناریوها، چشم‌اندازهای جایگزین آینده که در مجموعه‌ای از احتمالات تعریف می‌شوند، می باشد. اندیشیدن به آینده اکنون باید به اجرای یک استراتژی قوی برای آینده تبدیل شود. شرکت باید مطلوب ترین و محتمل ترین سناریو را انتخاب کند و توصیه‌های استراتژیکی مشخص و ملموسی را برای این سناریوی منتخب تعریف کند. بعلاوه در قدم بعدی باید شاخص های نظارتی کلیدی برای اعتبارسنجی این سناریو تعریف نماید. و چابکی خود را در طول زمان اجرا داشته باشد که با تغییرات و چالش های غیرمنتظره بتواند سریع تصمیم گیری کرده و استراتژی جایگزین را دنبال کند.
دیدگاه دوم: محققان شرکت مشاوره مک کینزی در مورد رویکرد مبتنی بر صفر ، چهار روش را برای طراحی مجدد عناصر اصلی سازمان پیشنهاد می دهند؛
(1) ایجاد ساختار شفاف و سازگار،
(2) اطمینان از بهینه کاوی جامع( با یک بررسی 360 درجه، شرکت‌ها می‌توانند بینش‌هایی در مورد ابعاد مختلف بهره‌وری، از جمله اندازه و ساختار سازمانی، سطح حقوق پایه، دامنه و لایه‌ها، اتوماسیون، ترکیبی از فعالیت‌ها و عوامل بهره‌وری خاص (مانند بهره‌وری مشترک) به دست آورند.)،
(3) درک و کاوش پیوند بین استراتژی و قابلیتها (رویکرد مبتنی بر صفر به دنبال پیوند دادن طرح‌های سازمانی به اولویت‌های استراتژیک است)،
(4) کاوش هنر امکان پذیر(برنامه‌ای که دارای اصول مبتنی بر صفر باشد، می‌تواند تولید ایده‌های متحول کننده در مورد نحوه سازماندهی کسب‌وکار را تسریع کند. علاوه بر این، شرکت‌ها باید فرهنگی از راه‌حل‌های نوآورانه ایجاد کنند که فراتر از چارچوب‌های نمودار سازمانی حرکت کند تا بر تغییر روش انجام کار (اغلب از طریق اهداف طولانی) تمرکز کند. نتیجه می تواند سازمانی چابک تر و پاسخگو باشد که موقعیت بهتری برای پیگیری فرصت های جدید دارد.)،
استفاده از اصول مبتنی بر صفر به عنوان یک دریچه برای ارزیابی هزینه‌ها و قابلیت‌های سازمانی، هم اثربخشی (از مردم انتظار داریم چه کاری برای سازمان انجام دهند؟) و هم کارایی (چگونه یک سازمان ناب، چابک و پاسخگو ایجاد کنیم؟) را با هم ترکیب می‌کند. رویکرد مبتنی بر صفر یک سازمان را می توان از طریق یک فرآیند پنج مرحله ای انجام داد:
1. ایجاد شفافیت با در نظر گرفتن یک دیدگاه نهایی در مورد هزینه های کارکنان و غیر کارکنان (درک بودجه کلی)
2. تعیین حداقل بقا، به عنوان ظرفیت سازمانی مورد نیاز برای روشن نگه داشتن چراغ های کسب و کار
3. ایجاد یک استراتژی بهینه متشکل از فعالیتهای مورد نیاز برای پشتیبانی از استراتژی در سطح عملکرد.
4. همخوانی اصول طراحی برای هدایت تصمیمات سازمانی - از جمله ساختار (تعداد دهانه ها و لایه ها در مدیریت)، حاکمیت، افراد و فناوری (مانند اتوماسیون)
5. آزمایش تحت فشارِ سازمان قبل از شروع به کار و توسعه برنامه مدیریت تغییر
درنهایت، استفاده از اصول مبتنی بر صفر برای ارزیابی هزینه های سازمانی در حالیکه یک بصیرت و واقع بینی حائز اهمیت را به ارمغان می آورد می تواند منابع را به جایی هدایت کند که بیشترین تأثیر را داشته باشند.
