اتوماسیون‌های ثبت تردد، بخش اساسی در مدیریت کارکنان در هر کسب و کاری هستند. سیستم حضور و غیاب فرآیند جمع آوری اطلاعات ورود و خروج و محاسبه ساعات کاری پرسنل را تسهیل کرده و با ارائه گزارشات متنوع و کاربردی، نقش اساسی در نظارت بر عملکرد آنها ایفاء می‌کند.
برای این که روند محاسبه ساعات کاری پرسنل را سریع‌تر و دقیق‌تر و بدون اشتباهات رایج در محاسبات دستی انجام دهید و حقوق و دستمزد کارکنان را به موقع پرداخت نمائید، ناگزیر به استفاده از یک سیستم حضور و غیاب هستید.
اما آیا هر سیستمی برای کسب و کار شما مناسب است ؟
بله! شما می‌توانید از هر دستگاه و نرم افزاری برای حضور غیاب استفاده نمائید، اما بهتر است با دقت و بررسی، یک سیستم متناسب با قوانین و نیازهای سازمان خود انتخاب نمائید.
دستگاه های حضور و غیاب کارتی و اثر انگشتی گزینه مناسبی برای محیط‌های کاری اداری هستند، اما شاید در یک کارگاه ساختمانی و یا کارگاه تولید با تعداد نیروی زیاد، این دستگاه نتواند از عهده کار برآید. در این محیط‌های کاری معمولاً فناوری تشخیص چهره و یا چند راهکار شناسایی به صورت ترکیبی استفاده می‌شود.
برای اینکه بهترین سیستم حضور و غیاب را برای مجموعه کاری خود انتخاب کنید، موارد زیر را در نظر داشته باشید.
1. یک سیستم حضور و غیاب شامل دستگاه ثبت تردد (ساعت زنی) و نرم افزار حضور و غیاب است. یعنی برای اینکه بتوانید ساعات کاری پرسنل خود را به درستی محاسبه کنید، نیاز به یک دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب سازگار با هم دارید. دستگاه یا نرم افزار به تنهایی نمی‌تواند حضور و غیاب شما را محاسبه کند. البته نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین نیاز به دستگاه ساعت زنی ندارند که در ادامه به آن هم اشاره خواهیم کرد. اما عمده سیستم‌های حضور و غیاب موجود در بازار شامل یک دستگاه و یک نرم افزار می‌شود.
2. دستگاه حضور و غیابی را خریداری کنید که با شرایط کاری شرکت شما متناسب باشد. قبل از خرید دستگاه مشخص کنید که می‌خواهید از چه راهکاری برای ثبت تردد استفاده کنید ؟ تعداد پرسنل‌تان چند نفر است و آیا سرعت پردازش و ظرفیت حافظه دستگاه منتخب می‌تواند این تعداد کاربر را پشتیبانی کند؟ قصد دارید دستگاه را در محیط داخلی نصب کنید و یا در فضای آزاد (Outdoor) ؟ اگر قصد استفاده درمحیط Outdoor را دارید، شرایط آب و هوایی را در نظر داشته و استانداردهای مورد نیاز برای چنین دستگاهی را در نظر بگیرید. آیا نیاز به نصب باتری بر روی دستگاه دارید ؟ از دستگاه حضور و غیاب فقط برای ثبت تردد پرسنل استفاده می‌کنید، یا می‌خواهید به عنوان اکسس کنترل نیز از آن استفاده نمائید؟ و .... با بررسی این سؤالات و پاسخ به آنها می‌توانید دستگاه حضور و غیاب مناسبی برای مجموعه خود انتخاب نمائید.
3. بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده سیستم‌های ثبت تردد، معمولاً در زمان خرید دستگاه، یک نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان در اختیار شما قرار می‌دهند. نرم‌افزارهای رایگان با اینکه امکانات محدودی دارند، اما جوابگوی کار بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط هستند. بنابراین اگر این نرم‌افزار خواسته‌‌های شما را برآورده می‌کند، نیاز به خرید نرم‌افزار جدید نیست. اما اگر سازمان شما بزرگ بوده و شرایط کاری و تنظیمات پیچیده‌ای نیاز دارد، باید یک نرم افزار پیشرفته خریداری کنید.
4. صلاحیت و اعتبار شرکت فروشنده، نکته بسیار مهمی است که باید در زمان خرید سیستم حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید. از شرکت‌های معتبر و خوش‌نام خرید کنید. علاوه بر این شرایط گارانتی و خدمات پس از فروش آن شرکت را نیز بررسی کنید. چرا که خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب بدون بهره‌مندی از خدمات پشتیبانی مناسب، عملاً کارایی خاصی برای شما نخواهد داشت.
شما علاوه بر این مقاله می‌توانید پست راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب را نیز مطالعه نمائید.
علاوه بر اتوماسیون حضور و غیاب شامل دستگاه ثبت تردد، اخیراً نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین به بازار عرضه شده‌اند که نیاز به دستگاه ندارند. این سیستم‌ها بر مبنای شناسایی موقعیت جغرافیایی از طریق گوشی‌های هوشمند (Location) کار می‌کنند. در این روش، پرسنل وقتی در لوکیشن تعیین شده قرار می‌‌گیرند، می‌توانند ورود یا خروج خود را با استفاده از گوشی ثبت کنند. شرکت‌های ارائه دهنده این نرم‌افزارها معمولاً یک پلن رایگان 3 هفته‌ای یا یک ماهه به شما ارائه می‌دهند. در این مدت می‌توانید به صورت رایگان با این سیستم کار کرده و در صورت رضایت از عملکرد آن، اقدام به خرید نرم افزار نمائید.
اگر تمایل دارید بیشتر با این سامانه آشنا شوید، توصیه می‌کنم مقاله سوالات متداول درباره نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را هم مطالعه نمائید.
