امروز قصد دارم از تجربه خودم در واحد منابع انسانی و چگونگی متقاعد کردن مدیر برای استفاده از سیستم کنترل تردد جدید صحبت کنم. توی این سازمانی که ما هستیم حدود 20 پرسنل اداری و 60 پرسنل واحد کارگاهی هست. واحد کارگاهی توی یکسری پیک‌ها مجبور که کار به صورت شیفتی هستند و پرسنل اداری هم در ماه‌های آخر سال چنین شرایطی را تجربه می‌کنند.
توی یکی دو هفته گذشته با شکایت پرسنل مبنی بر درست ثبت نشدن ورود و خروج مواجه بودیم که هربار بچه‌های واحد فنی تلاش کردند مشکل حل کنند. اما واقعا کار با ی پاک کردن سنسور یا بالا و پایین کردن دستگاه حضور و غیاب مجموعه درست نشد.
توی همین یکی دو هفته علاوه بر آمار بالای نارضایتی پرسنل، شاهد بهم ریختگی کارها و در مواردی به موقع انجام نشدن برخی از امور بودیم. تصمیم بر این شد که دستگاه را با نمونه جدید تعویض کنیم اما با توجه به وضعیت موجود دلار و اینکه محصولات کنترل تردد اکثرا وارداتی هستند، تهیه 3 دستگاه به همراه نرم افزار هزینه‌های زیادی را به دنبال داشت. همین امر موجب شد که مدیر مجموعه به دنبال چرایی برای اینکه چرا فلان دستگاه را تهیه کنیم یا چرا فلان نرم افزار حضور و غیاب را بخریم بگردد. که البته یک بحث فرسایشی شدید را برای ما به دنبال داشت. حالا من مجبور بودم این بحث را از منظر مدیر منابع انسانی کاملا بازگشایی کنم.
سیستم مدیریت حضور و غیاب یک ابزار فناوری منابع انسانی مبتنی بر کلود است که سازمان ها را قادر می سازد تا عملیات ثبت و مدیریت حضور و غیاب پرسنل خود را خودکار کنند. همچنین این امکان فراهم شده تا کارمندان از طریق پرسنل پنل (از طریق برنامه وب یا تلفن) به داده‌های تردد خود دسترسی داشته یا تردد فراموش شده خود را ثبت کرده و حتی درخواست مرخصی و ماموریت ثبت کنند. این سیستم قابلیت ادغام با دستگاه حضور و غیاب بیومتریک برای همگام سازی داده‌ها را دارد. بنابراین در صورتی که ثبت تردد پرسنل از طریق سخت افزار نصب شده در محل صورت گیرد با داده‌های ذخیره شده در سیستم به صورت آنلاین ادغام شده و قابلیت دسترسی از هر مکان و هر زمان به آن وجود دارد.
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب چیست؟
مدیریت و ثبت حضور و غیاب مزایای متعددی را برای یک سازمان به همراه دارد. مهمترین مزیت کمک به واحد منابع انسانی و حقوق و دستمزد برای محاسبه حقوق و دستمزد و پرداخت است. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، مدیریت و ثبت داده های حضور و غیاب به شما کمک می کند تا از رعایت تمام قوانین قابل اجرا اطمینان حاصل کنید. ساده‌سازی استراتژی‌های مدیریت حضور و غیاب می‌تواند به شما اطمینان دهد که همیشه منابع کافی برای تکمیل پروژه‌ها در زمان مقرر در اختیار دارید. با توجه به اینکه در برخی از سازمان‌ها علاوه بر نیروی ثابت، نیروی دورکار یا با ساعات کاری منعطف هستند، قطعا استفاده از سیستم حضور و غیاب سنتی پاسخگوی مناسبی نیست. در اینجا نیاز به سیستم مدیریت حضور و غیاب ابری ( نرم افزار حضور و غیاب آنلاین) بیش از پیش احساس می‌شود.
اگر مدیر شما هم برای خرید و راه اندازی سیستم حضور و غیاب با سک و شبهه صحبت کرد به سه موضوع زیر بپردازید احتمال زیاد او را متقاعد خواهید کرد.
استفاده از روش‌های دستی یا صفحات گسترده آنلاین تنها در صورتی که تعداد پرسنل زیر ده نفر هستند کارایی دارد. بنابراین با افزایش تعداد پرسنل استفاده از این روش‌ها نه تنها کارایی ندارد بلکه مقرون بصرفه نیست و می‌تواند ضررهای زیادی را به سازمان شما وارد کند.
با افزایش تعداد پرسنل، حجم کاری تیم منابع انسانی برای مدیریت و ثبت حضور و غیاب نیروی کار برای محاسبه حقوق و دستمزد به مراتب بیشتر شده و این امر منجر به عدم پرداختن به امور واجب تر می‌شود.
وقتی حضور کارکنان را به صورت دستی پیگیری می کنید، داده های حضور و غیاب شما مستعد خطای انسانی است. هنگامی که از همان داده های اشتباه برای پردازش حقوق و دستمزد استفاده می کنید، ممکن است در نهایت دستمزد ناخالص کارمندان خود را اشتباه محاسبه کنید و این بر روحیه و رضایت کارکنان تأثیر می گذارد. پردازش حقوق و دستمزد هنگام استفاده از این رویکرد می تواند بسیار بیشتر طول بکشد، زیرا تیم شما باید ساعت کار، زمان مرخصی و اطلاعات اضافه کاری کارکنان شما را به صورت دستی محاسبه کند. در نتیجه، ممکن است نتوانید به موقع حقوق و دستمزد را پردازش کنید.
زمانی که سیستم مناسبی برای مدیریت ورود و خروج پرنسل ندارید، با مشکل عدم یکپارچه سازی و پراکندگی داده ها برای مستند سازی مواجه هستید. داده‌های مربوط به ساعت کاری پرسنل باید به درستی مستند شده و با سیاست‌های مختلف کاری سازمان منطبق شوند (از جمله این سیاست‌ها تعداد روز و ساعت کاری مشخص در هفته یا ماه، تعداد روز مرخصی، ماموریت و...). در طول ممیزی ها، ممکن است متوجه شوید که تیم شما در سازماندهی داده های حضور و غیاب و پرداخت جریمه های سنگین برای عدم رعایت مشکل است.
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب واقعاً می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا داده‌های ساعت کاری کارکنان را ساده‌تر کند، و همچنین تیم منابع انسانی شما را از صرف زمان زیادی برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان نجات دهد. نانوتایم 360 درجه سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت کلود هست که ما به تازگی در مجموعه خودمون ازش استفاده کردیم و نمیتونم از خوبی هاش و بدی هاش فعلا حرفی بزنم و نیاز به گذر زمان داره تا با نقاط قوت و چالش های اون دست و پنجه نرم کنم. این نرم افزار امکان خودکار سازی کل فرآیند حضور و غیاب، ثبت، تائید یا عدم تائید درخواست مرخصی و ماموریتف امکان نمودارسازی پیشرفته و اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد را دارد.
نتیجه گیری:
در نهایت و بعد از برگزاری بیش از 10 جلسه یکساعته با مدیریت شرکت و ارائه امار و نمودار و نمونه‌های عینی، توانستم مدیر را متقاعد کنم از این سیستم استفاده کنند. پیشنهاد می کنم به وب سایت نانوتایم به نشانی www.nanotime.ir مراجعه کنید و از مشاوره رایگان که ارائه می دهند استفاده کنید.
