به عنوان فردی که چندین سال هست در واحد منابع انسانی شرکت‌های متعددی فعالیت میکنم، قصد دارم از تجربه خودم در رابطه با نرم‌افزار حقوق و دستمزد و مزایای استفاده از آن برای شما توضیح بدم. خوب شاید در نگاه اول بنظر بیاید که هزینه کردن برای خرید نرم افزار حقوق و دستمزد به نوعی هزینه سربار هست و این فرآیند براحتی توسط واحد حسابداری قابل انجام است. البته شاید این قضیه برای شرکت های کوچک با تعداد پرسنل محدود واقعا ضروری نبوده اما برای مجموعه ای با تعداد پرسنل بالا استفاده از آن ضروری هست.
چندسال پیش توی یک شرکت کار می‌کردم که سر جمع 10 پرسنل بودیم و براحتی آخر ماه با خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب میشد حقوق و دستمزد پرسنل محاسبه کرد. اما به تدریج با افزایش تعداد نیروها و افزایش فیلدهای کاری و مواردی همچون ماموریت، پاداش و.. آخر ماه به مشکل برخوردیم. خوب ما چون از دستگاه حضور و غیاب نانوتایم استفاده میکردیم یک ماژول الحاقی حقوق و دستمزد داشت که تا حدی تونست کمک کنه ولی در واقع ما نیاز به یک سیستم جامع حقوق و دستمزد داشتیم.
خوب حالا شاید اصلا برای شما سوال پیش بیاد که نرم افزار حقوق و دستمزد چی هست؟ در ادامه سعی میکنم خیلی ساده و به زبان عامیانه تعریفی قابل درک از این سیستم به شما بدم.
نرم افزارهای حسابداری با قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد و کلیه عواملی که و ارائه فیش حقوقی به منابع انسانی در سازمان ها را نرم افزار حقوق و دستمزد میگوییم از آنجا که حقوق و دستمزد یکی از مهمترین هزینه های عملیاتی هر بنگاه اقتصادی محسوب میشود.
خوب بعد از پشت سر گذاشتن مواردی که گفتم با پشتیبانی نانوتایم تماس گرفتم و مشکلم به طور واضح عنوان کردم. واحد پشتیبانی به طور واضح گفت که اون ماژول به هیچ عنوان پاشخگوی نیاز‌های شمکا نیست و شما نیاز به یک سیستم جامع برای محاسبه حقوق ودستمزد دارید که خوشبختانه توی اون تایم تیم توسعه شرکتشون در حال ارائه نسخه ای از این سیستم بودند. و شاید ما از اولین استفاده کنندگان از این نرم افزار بودیم. اما اگر بخوام به طور خلاصه از مزایای نرم افزار خصوص نرم افزار حقوق و دستمزد بگم، یک ابزار اساسی در سازمان ها با قابلیت محاسبه دقیق، ارائه انواع گزارش، تنظیم انواع قرارداد‌های استخدامی(پیمانی، مشاوره ای، ساعتی، روزمزد )و ..به صورت کاملا مکانیزه است.
از مهمترین مزیت های استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد کاهش و حذف چالش‌ها در بخش مالی سازمان هاست.یکی از فرآیندهای پیچیده و زمانبر در مبحث حسابداری مالی، محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل می‌باشد.
این مسئله از از لحاظ شرعی و قضایی چون به حق و حقوق کارکنان مربوط میشود هر گونه تخلف در محاسبه و عدم پرداخت تمام و کامل آن علاوه بر اینکه خسارات نقدی برای کارفرمایان به همراه دارد باعث بی اعتمادی و بی‌انگیزگی در میان کارمندان نیز میشود. اگر بخوام از چالش هایی که در روش های سنتی حسابداری سنتی وجود چیزی گفته باشم موارد زیر مهترین آنهاست.
- مهمترین آنها صرف هزینه های زیاد سازمان برای استخدام نیروهای مجرب
- هزینه ناشی از خسارات مالی که در اثر محاسبات نادرست حقوق و دستمزد سازمان باید بپردازد
- افزایش بی اعتمادی و بی اعتباری سازمان
- صرفه جوی در زمان حسابداران و مدیران مالی
خوب تا اینجای کار فکر میکنم تا حدودی با این نرم افزار و مزایای استفاده با آن آشنا شدید اما ویژگی‌های یک نرم افزار حقوق و دستمزد خوب چیست؟
یک نرم افزار حقوق و دستمزد علاوه برمحاسبه دقیق حقوق و دستمزد، باید امکان محاسبه خودکار کلیه مزایا و عوامل حقوقی را داشته باشد. در حال حاضر نرم افزارهای حقوق و دستمزد زیادی وجود دارد که در نسخه های وب و ویندوز به مشتریان ارائه شده است تا بسته به کاربرد در کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ مورد استفاده قرار گیرند. به طور کلی استفاده از این نرم افزار کمک بسزایی به حسابداری حقوق و دستمزد خواهد داشت.
شناخت ویژگی های نرم افزارهای حقوق ودستمزد در انتخا آنها تاثیر بسزایی دارد. بسیاری از قابلیت ها در تمام این نرم افزارها مشترک است. اما قابلیت هایی مانند رابط کاربری آسان، سرعت، بانک اطلاعاتی ، امنیت، باعث ایجاد تمایز بین این دست از نرم افزار ها خواهد شد در ادامه به بررسی این ویژگی ها میپردازیم.
- امکان محاسبه حقوق و دستمزد با عوامل حقوقی
- امکان تهیه لیست بیمه و مالیات حقوق
تهیه لیست مالیات و بیمه به دلیل ضرورت تهیه با فرمت قابل قبول و ارسال در زمان معین به سازمان های ذیربط از اهمیت بالایی برخوردار است.
- امکان تنظیم قراداد پرسنل
در این نرم افزا ها به راحتی این امکان فراهم شده تا برای کارمندان خود قرارداد تنظیم کنید و انرا تمدید نمایید
- امنیت بالا:
یکی از ویژگی‌هایی که هر نرم افزار نرم افزار حسابداری امنیت بالای ان در
در حال حاضر نرم افزارهای حقوق و دستمزد متعددی در بازار وجود داشته که براساس قانونین اداره کار و یا با قابلیت تعریف فرمول امکان محاسبه انوع پرداخت ها، زمان پرداخت ها، پاداش، تسویه حساب، مرخصی با حقوق، هزینه های بیمه کارکنان، محاسبه مالیات حقوق کارکنان، و سایر مزایایی که در قرارداد کاری برای پرسنل تعریف شده را در سریعترین زمان و با کمترین خطا می‌دهد.
بسیاری از افراد برند نانوتایم را با دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار آن می‌شناسند، اما این برند اقدام به ارائه نرم افزار حقوق و دستمزد جامعی نموده است. هرچند نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم دارای یک افزونه حقوق و دستمزد بوده اما به دلیل محدود بودن امکانات اقدام به ارائه نرم افزار حقوق و دستمزد جامع شده است. این نرم افزار قابلیت ثبت اطلاعات پرسنل به همراه پیوست اسناد و مدارک پرسنل، صدور انواع احکام پرسنلی، استفاده از انواع عوامل حقوقی و فرمول های پیچیده جهت محاسبه تمام مزایای پرسنل ازجمله حقوق، عیدی، سنوات و بازخرید مرخصی، محاسبه مالیات و بیمه حقوق مطابق قوانین اداره کار، صدور فیش حقوقی، ارائه لیست بیمه و لیست مالیات مطابق استاندارد های سازمان تامین اجتماعی و اداره مالیات کشور و ... را دارد.
