چند سالی هست که به عنوان مدیر منابع انسانی در چندین شرکت مختلف مشغول به کار بوده ام. یکی از مهمترین دغدغه های من در سال های گذشته، مدیریت تردد های پرسنل و جلوگیری از کم کاری یا ضایع شدن حق پرسنل می باشد. به همین دلیل در طول این سال ها با توجه به نوع کسب و کار همواره به دنبال تهیه دستگاه کنترل تردد مناسب بوده ام که در برخی موارد اشتباهات جبران ناپذیری نیز مرتکب شدم از جمله خرید دستگاه از شرکتی که خدمات پشتیبانی مناسبی نداشت و موجب از دست رفتن اطلاعات زیادی شد.
اما هر اشتباه برای من تجربه ای به دنبال داشت، از جمله خرید دستگاه گارانتی دار، گرفتن مشاوره پیش از خرید و از همه مهمتر پشتیبانی نرم افزارحضور غیابی که برای دستگاه مورد استفاده قرار می گیرد. اما در دو سال گذشته و با شیوع کرونا ویروس با مشکلات جدیدی روبرو شدم از جمله ترس پرسنل برای استفاده از دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی به دلیل امکان انتقال ویروس و مشکل جدی تر در رابطه با ثبت تردد پرسنل دورکار می باشد.
خوب راه حلی که برای مشکل انتقال ویروس از طریق دستگاه بود را از طریق خرید دستگاه تشخیص چهره حل کردیم اما مشکل خوداظهاری پرسنل دور کار را چه باید می کردیم؟ اولین کاری که در روزهای اول قرنطینه و بحث دورکاری پیش روی گرفتیم، ثبت دستی تردد ها توسط پرسنل بود و در نهایت ارائه به بخش حسابداری برای محاسبه کارکرد و درآوردن حقوق و دستمزد پرسنل، اما با این راه حل نه تنها کار بخش کارمندان واحد حسابداری دوچندان شد بلکه میزان خطا در محاسبات بالا رفته و منجر به نارضایتی کارمندان شد.
به عنوان مدیر منابع انسانی شرکت باید به دنبال راه حلی می گشتم که بتونم این مشکل را به درستی مدیریت کنم و علاوه بر کاهش حجم کار بخش حسابداری، رضایت کارمندان را نیز جلب کنم. له همین دلیل به دنبال راه حل هایی برای حل مشکل دورکاری در اینترنت گشتم و در سطح وب راه حل های متنوعی از جمله اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی را پیدا کردم.
در حین این جستجو به این نتیجه رسیدم که شرکت های فعال در زمینه دستگاه های حضور غیاب، هم بنا به شرایط حاکم کرونا ویروس به دنبال راه حل هایی بوده اند و بسیاری از آنها توانسته اند موفق ظاهر شوند. در این بین کمپانی نانوتایم که دستگاه حضور غیاب مورد استفاده در شرکت را آن خریداری کرده بودیم نیز اقدام به ارائه اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی نموده بود که به نظرم جالب و با کارایی مناسب آمد.
یک نکته جالب که بهش رسیدم این بود که بسیاری از این اپ های موبایلی حضور غیاب برای استفاده شدن نیاز به دستگاه حضور غیاب داشته اما در برخی موارد برای استفاده تنها کافی بود. که اپلیکشن اندروید را به تنهایی خریداری کرده که به نظرم برای کسب و کارهایی که تا بحال دستگاه حضور غیاب نداشتند گزینه مناسبی می باشد.
سرانجام بین چندین شرکت ارائه دهنده، اقدام به خرید کردم. البته این تکته را باید بگم که مهمترین فاکتور بهد از قابلیت های اپلیکیشن برای من، بحث پشتیبانی و خدمات پس از فروش بود که شرکت ناوتایم کلیه این موارد را به خوبی پوشش دهی میکند.
در اولین اقدام بر روی گوشی همه پرسنل دورکار یک نسخه از نرم افزار را نصب کردیم و برای آنها یک سطح دسترسی در نظر گرفتیم. سطح دسترسی کارمند، سرپرست و مدیر که در هر سطح قابیلت های مختلفی در اختیار کاربران قرار می گیرد. پرسنل علاوه بر امکان خوداظهاری برای ثبت ترددهای خود امکان گزارشگیری از وضعیت عملکرد خود را نیز دارا می باشند. اگزارش کارکرد به صورت روزانه و ماهانه که شامل کسر کار، اضافه کار، غیبت، مدت حضور، مرخصی و ماموریت، درخواست مرخصی و ثبت ماموریت می باشد.
در رابطه با سطح دسترسی سرپرست علاوه بر موارد فوق امکان گزارشگیری از پرسنل تحت نظارت خود را نیز دارد. اما در سطح مدیریت میزان دسترسی ها کامل می باشد و امکان گزارشیگیری از عملکرد کلیه پرسنل، قبول یا رد درخواست مرخصی و ماموریت پرسنل را نیز دارا می باشد.
مطالعه مقاله 8 راهکار مدیریتی برای مدیرات تازه کار را به شما پیشنهاد می کنم.
بعد از حدود دوماه که از نصب این حضور غیاب موبایلی روی گوشی کارمندان میگذره به نتایج خوبی رسیدیم و سطح رضایت کارمندان به طرز قابل قبولی افزایش یافته است و صد البته میزان کار بخش حسابداری نیز به روال گذشته باز گشته است. پیشنهاد می کنم که شما هم از این اپلیکیشن اندرویدی برای نظارت بر عملکرد پرسنل دورکار خود استفاده کنید.
