تشریح OKR و بررسی تفاوتهای آن با KPI

در سالهای گذشته تقریبا تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها برای بررسی عملکرد خودشون از KPI یا شاخص‌های کلیدی عملکرد استفاده می‌کنند. چند سالیه که توی ایران و کشورهای دیگه بحث OKR هم به شدت داغ شده. بررسی تفاوت‌های این دو شاخص از جمله‌ی مباحث داغ این چند وقت اخیر مدیران و واحدهای ارزیابی شرکت‌هاست. بیایید با هم بیشتر این دو شاخص رو بررسی کنیم.

شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟

هر سازمانی ممکنه برای ارزیابی پیشرفت پروژه یا کسب و کارش از شاخص‌های متفاوتی استفاده کنه. به این شاخص Performance indicator گفته میشه. حالا بر حسب اهمیت چندتا از این شاخص‌ها به عنوان شاخص‌های کلیدی مشخص میشن که بهشون KPI یا Key Performance indicator گفته میشه. این شاخص‌های کلیدی نشانه‌گرهایی هستند که ما با اونا وضعیت پیشرفت یک شرکت، پروژه، برنامه و ... رو در گذر زمان می‌سنجیم. این شاخص‌ها باید مشخصات زیر رو داشته باشند:

• مرتبط با اهداف استراتژیک باشند
• بتونند جهت‌دهی تخصیص منابع به پروژه رو مشخص کنند
• قابل اندازه‌گیری و مقایسه با اهداف پروژه باشند

مثلا توی یک پروژه‌ی نرم‌افزاری شما می‌تونید شاخصی مثل تعداد خط کد یا تعداد semicolon رو به عنوان شاخص پیشرفت پروژه در نظر بگیرید، اما چون با اهداف پروژه همخوانی ندارند، اندازه‎گیری و ثبت‌شون کاملا بی معنیه.

مثال‌های KPI

با توجه به سابقه و گستردگی KPI در شرکت‌ها برای تمامی صنعت‌ها معمولا مثال‌های خوبی برای KPI وجود داره.

• صنعت خرده فروشی: فروش هر فروشگاه، فروش به ازای هر کارمند، سود به ازای هر فروشگاه و ...
• بخش منابع انسانی: میانگین زمان جذب نیرو، کارایی کارمندان
• صنعت فناوری: تعداد کاربر فعال، میزان وفاداری مشتریان، میزان فروش
• صنعت درمان: میزان زمان انتظار تا ویزیت، متوسط هزینه‌های درمان، نرخ مرگ و میر

اهداف و نتایج کلیدی یا OKR چیست؟

از یک طرف OKR روشی برای ساختارمند کردن اهداف و از طرف دیگر شامل تعدادی قوانین و Best Practice برای رسیدن به آنهاست. با OKR میتونیم اهداف سازمان‌مون رو به درستی مدیریت کنیم و مسیر مشخص و واضحی برای رسیدن به اونها ترسیم کنیم. همچنین در چهارچوب OKR اهداف به بخش‌ها و افراد تقسیم و تخصیص داده میشه و وظیفه و چشم‌انداز فعالیت هر بخش و فرد در چارچوب استراتژی سازمان مشخص میشه. بر خلاف KPI اینجا ما با چیزی از جنس استراتژی روبرو هستیم.

اهدافی که در OKR تعیین میشه باید مشخصات زیر رو داشته باشند.

• همیشه قابل اندازه‌گیری باشند
• بشه به صورت 0 تا 1 یا 0 تا 100 درصد ارزیابی‌شون کرد
• مقید به یک محدوده‌ی زمانی باشند
• بلندپروازانه باشند(اگر به راحتی بشه به دستشون آورد به اندازه‌ی کافی جاه‌طلبانه انتخاب نشدند)

حرف K یا مهمترین نکته‌ی مغفول

اولین چیزی که توی OKR یاد می‌گیرید اینه که بین موضوعات مهم (keyها) و مابقی مسائل تفکیک قائل بشید. اولویتهای شرکت/سازمان رو به صورت واضح مشخص کنید و یاد بگیرید که مابقی مسائل نه بگید! گاهی وقتها دیده میشه که یک شرکت یا استارتاپ ده‌ها شاخص کلیدی داره و با یک داشبورد پیچیده هر روز مشغولی بررسی و رصد شاخص‌های مختلف میشن. در اصل هر شرکتی (مخصوصا شرکتهای با سایز متوسط و کوچک) بیش از چند تا شاخص کلیدی مثل "افزایش فروش" یا "افزایش تعداد کاربران" ندارند. مابقی شاخص‌ها PI یا Performance Indicator هستند و همیشه باید بشه از میان ده‌ها شاخص چند شاخص اصلی رو برای مشاهده و زیر نظر گرفتن هر روزه جدا کرد.

تاریخچه‌ی OKR

مدیریت بر اساس اهداف -management by objectives- اولین بار توسط Peter Drucker در کتابی با عنوان practice of management چاپ 1950 مطرح شد. از آن زمان به بعد objective ها یک مبحث اساسی برای مدیریت سازمان‌ها و شرکت‌ها شدند و طی سال‌ها استفاده و کاربرد سازمان‌ها یاد گرفتند که چه اهدافی مناسب و کارا هست و چه اهدافی برای یک سازمان نمیتونه مثمر ثمر باشه.

بر اساس تجربیات شرکت‌ها در انتخاب اهداف و مشاهده‌ی نتایج سیستم هدف‌گذاری SMART توسط George Doran معرفی شد. بر اساس این سیستم هدف‌گذاری هر هدف باید مشخصات زیر رو داشته باشد:

• Specific- مشخص
• Measurable - قابل اندازه‌گیری
• Attainable - دست‌یافتنی
• Relevant- مرتبط
• Time-Bound- و مقید به یک محدوده‌ی زمانی

چارچوب‌های هدف‌گذاری دیگه‌ای هم مثل BSC توسط Kaplan و Norton توسعه داده‌شدند. مهمترین نقطه ضعف این چارچوب‌های هدف‌گذاری عدم اتصال اون‌ها به کارها و فعالیت‌های اجرایی افراد و بخش‌ها در شرکت بود. هدف‌گذاری توسط یک سری از افراد و تسک‌ها بدون توجه به اهداف توسط اشخاص دیگر انجام می‌شد. با توجه با نقاط قوت چهارچوب‌های هدف‌گذاری و درس گرفتن از نقاط ضعف اونها سیستم OKR معرفی شد. هدف OKR پر کردن فاصله بین استراتژی و اجرا است. در اصل OKR یک strategy execution هست.

پدر واقعی OKR هم‌بنیان‌گذار شرکت اینتل آقای Andy Grove هستند. ایشون در کتابی به نام High Output Management که در سال 1983 منتشر شد برای اولین بار به مفهوم Objectives and Key Results اشاره کردند. ایشون ایده‌ی Peter Drucker خالق MBO که مدیریت بر اساس اهداف بود رو توسعه دادند و مفهوم Result رو بهش اضافه کردند.

آقای John Doerr که در اینتل کار میکرد مستقیم مفهوم OKR و پیاده‌سازی اون رو از آقای Andy Grove یاد گرفت. بعدها وقتی ایشون به گوگل پیوست و این مفهوم رو برای موسسان گوگل آقای Larry Page و آقای Sergey Brin تشریح کرد، اونها از این به شدت استقبال کردند. همین موضوع باعث به کارگیری و پیاده‌سازی مفهوم OKR در گوگل شد. از زمان که گوگل تنها 40 نفر بود تا الان که بیش از 60 هزار نفر در گوگل کار می‌کنند، اهداف و پیشرفت گوگل بر اساس چارچوب OKR انجام میشه.

چرا به OKR نیاز داریم؟

در سطح سازمان و یا شرکت مدیران سطح بالا معمولا اقدام به تنظیم اهداف پنج ساله و یا یک ساله می‌کنند. مشکل اینجاست که اکثر کارمندهای شرکت یا حتی مدیرهای میانی نه از این اهداف خبر دارند و نه اینکه به اونها اهمیتی میدن. درصد عدم آگاهی از اهداف شرکت برای مدیران میانی بیش از 45% درصد و برای کارمند بیش‌تر از 95% است. اکثر کارمندها از اینکه فعالیت‌هاشون چه تاثیری در چشم‌اندازی اصلی شرکت میزاره خبر ندارند و اهمیت کارشون برای شرکت غافل هستند.

در سال 2005 تحقیقاتی توسط آقای Kaplan و آقای Norton مشخص کرد که از هر 10 سازمان 9 سازمان در رسیدن به اهداف‌شون شکست می‌خورند.

در این حوزه Best Practice ها چیست؟

منابع مختلف اعداد مختلفی رو برای بهترین عدد برای تعداد اهداف و نتایج کلیدی برای هر هدف اعلام می‌کنند اما بیشتر منابع به این اعداد اشاره کردند:

• داشتن بین 1 تا 3 هدف (بیشتر از اون باعث عدم تمرکز میشه)
• داشتن بین 3 تا 5 KPI به ازای هر هدف
• بازه‌ی پیاده‌سازی بین 3 تا 1 سال (بهترینش پیاده‌سازی 1 ساله است با جلسات ارزیابی‌ 3 ماهه با مدیران بالادستی و ارزیابی‌های دو هفته‌ای درون بخشی)

چطوری با OKR هدف گذاری کنیم؟

در اولین گام باید اهدافمون رو مشخص کنیم. این اهداف به ما نشون میدن که به کجا میخواهیم برسیم. در ادامه برای هر هدف KPI هایی مشخص می‌کنیم تا مشخص بشه که آیا به اون اهداف رسیدیم یا نه. در ادامه برای رسیدن به اون اهداف Task هایی تعریف میکنیم تا اونها رو انجام بدیم.

به طور مثال برای شرکت سه هدف زیر رو تعیین می‌کنیم:

• تسلط بر بازار
• یک جای فوق‌العاده شدن برای کار(جهت جذب استعدادهای برتر بازار)
• مشتریها عاشق تیم پشتیبانی ما باشند

اگر به مورد آخر توجه کنیم میتونیم KPIهای زیر رو برای رسیدن به این هدف در نظر بگیریم:

• میزان رضایت مشتری به بیش از 97%
• رسیدن به میانگین اولین پاسخ به درخواست مشتری به کمتر از 1 ساعت
• رسیدن به میانگین حل کامل مشتری به کمتر از 12 ساعت

حالا برای رسیدن به اهداف و KPI ها میتونیم Taskهای زیر رو تعریف کنیم:

• مصاحبه با 10 نفر و جذب افراد جدید برای کاهش زمان کلی پاسخگویی
• منتشر کردن FAQ در پایگاه برای پاسخ دادن به سوال‌های پرکاربرد
• راه‌اندازی Live chat در اپلیکیشن شرکت برای پاسخگویی مستقیم به مشتری برای کاهش زمان اولین پاسخ

چطور OKR رو ایرانیزه کنیم؟

از اونجا که وقتی توی ایران یک اسم جدید میاد و ما اون رو به تازگی یاد گرفتیم دوست داریم از صدر تا ذیل زندگی‌مون رو بر اساس این اسم بچینیم، چارچوب OKR هم از این مسئله دور نیست.

اولین کار اینه که تمام کارهای شرکت رو بر اساس OKR بچینیم. در اصل هیچ کس هیچ کاری به جز رسیدن به OKR انجام نده. این جوری در گام اول مشکلی که در Task Management داشتیم حل میکنیم و دیگه نیازی نیست که یک ابزار مدیریت و تخصیص کار به صورت جداگانه و حرفه‌ای داشته باشیم.

دومین کار اینه که چون سیستم پاداش و ارزیابی مشخصی نداریم، این سیستم رو به OKR متصل کنیم تا آخر سال مبتنی بر OKR به ازای هر فرد، بهش پاداش بدیم و اون رو ارزیابی کنیم.

سومین کار اینه که تمام KPIهای مختلفی که داریم دور بریزیم و تنها به OKR ها توجه کنیم. در واقع چون به تازگی با OKR کار میکنیم فکر میکنیم دیگه به مابقی KPI ها نیازی نداریم.

دوباره تاکید کنم این کارها کارهایی هست که نباید انجام بدیم، هر چند دو مورد اول رو همه دارند انجام میدن.

توسعه فردی و OKR

علاوه بر شرکت‌ها و سازمان‌ها به نظرم هر کسی میتونه که از OKR برای برنامه‌ریزی توسعه‌ی فردی خودش کمک بگیره. هم جهت‌گیری مناسبی به اهداف هر فرد میده و هم میتونه شاخص‌های مناسبی برای رسیدن به اون اهداف برای هر فرد مشخص کنه. به نظرم خیلی خوبه که اگر تا اینجا رو خوندید برای سال آینده اهداف‌تون رو مبتنی بر OKR طراحی و اجرا کنید.

متشکر و ممنونم.

منابع: + و + و +.