قبل از اینکه به چالش های برنامه ریزی منابع انسانی بپردازیم، بد نیست به این سوال پاسخ دهیم که:
برنامه ریزی منابع انسانی چه تاثیری روی سازمان دارد؟
شکی نیست که به کارگیری موثر منابع انسانی از جهات زیادی مهم است، چون یک کسب و کار را قادر می سازد تا استفاده خود از منابع انسانی، افزایش بهره وری و کاهش جابجایی شغلی، نارضایتی کارمندان و غیبت آنها را بهینه کند.
پنج وظیفه مدیریت کسب و کار یعنی برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، نظارت و کنترل منوط به عملکرد موثر “برنامه ریزان منابع انسانی” است. در سطح سازمانی، برنامه ریزی مناسب منابع انسانی، سازمان را قادر می سازد تا استقرار و استفاده از استعدادهای موجود در سازمان را بهینه کرده و با سرعت و دقت بیشتری مهارت های جدید و یا نیروهای جایگزین را شناسایی کند.
برنامه ریز منابع انسانی یا کسی که برای منابع انسانی برنامه ریزی می کند، نه تنها کمک می کند فرد با مسیر مشخص‌تری برای آینده ی خود ومهارتهایش در شرکت گام بردارد، بلکه کمک می کند تا پیش بینی بهتری از استعدادهای مورد نیاز سازمان داشته باشیم.
همچنین برای رشد، ارتقا و توسعه مهارتهای افراد در امور شرکت نیز اثر بسزایی دارد. برنامه ریزی استراتژیک نیروی انسانی، مدیران را قادر می سازد تا هنگام بازنشستگی یا خروج کارمندان از کار یا ارتقا پرسنل، با تغییرات سازگارتر برخورد کنند.
مسئولیت برنامه ریز منابع انسانی زمانی به اوج اهمیت خود میرسد که در دوره‌ی عدم ثبات افتصادی، بتواند از تصمیمات کوتاه مدت و بی‌بازده درباره کارمندان جلوگیری کند. به عنوان مثال، کوچک سازی غیرضروری به دلیل احتمال واکنش شدید اتحادیه های کارگری و از دست دادن فوری پرسنل ماهر،که جایگزینی آنها به زمان، تلاش و آموزش نیاز دارد؛ ممکن است هزینه های اضافی را برای شرکت به همراه داشته باشد.
یک برنامه‌ی خوب و جامع اجرا شده برای کارمندان می تواند منجر به ارتباط بهتر کارکنان با مدیران و چشم انداز وسیع تری برای اهداف آینده ی شرکت شود. با در نظر داشتن مشوقهایی برای کارمندان، در برنامه ریزی منابع انسانی، تعاملشان با سازمان و تعهد به پیشرفت همراه با احساس رضایت شغلی آنها بیشتر خواهد شد.
متخصصان منابع انسانی علاوه براینکه باید برحسب استراتژی و چشم انداز سازمان الزامات نیرو انسانی را شناسایی کنند و اقدامات لازم را مشخص کنند، با چالش بزرگی نیز روبرو هستند: چقدر این برنامه ها و اقدامات موثر واقع شده اند؟ چگونه باید این اثربخشی را سنجید؟
مثلا امکان دارد در روند ایجاد تغییرات کارمندانی باشندکه احساس کنند نتیجه‌ی این کار فقط دو چندان شدن زحمت و بار کاری آنهاست یا ممکن است افرادی که به روندکاری و روال همیشگی شغل خود خو گرفته‌اند را ناراحت کند.
یا وقتی متغیرهایی مانند نوسانات شرایط بازار، جابجایی و انتقال کارمندان، اشتغال های موقت و فصلی ، غیبت و اثرات فناوری های جدید شکل گرفته و برنامه ریز منابع انسانی دچار چالش شود!
اگر بخواهیم از دید فناوری به این مسئله نگاه کنیم، آمار منابع انسانی 2020 نشان میدهد که 70% شرکتها برای پردازش اطلاعات مربوط به استخدام از تجزیه و تحلیل داده ها استفاده میکنند.
پس مدیران فناوری اطلاعات و منابع انسانی باید با هم همکاری تنگاتنگی داشته باشند. متخصصین منابع انسانی از مورد اعتماد بودن، جامع و کارآمد بودن و به روز بودن سیستمهای اطلاعاتی خود اطمینان حاصل کنند.
برای دستیابی به این اعتماد لازم است به هماهنگی اطلاعات و نحوه مدیریت این اطلاعات توجه کرده تا در دوره‌ای که حفظ حریم خصوصی تبدیل به قانون شده، امنیت این اطلاعات را زیر سوال نرود.
یکی دیگر از موانع پیش روی برنامه ریزان منابع انسانی، الزام مطابقت شرایط قانونی و نظارتی است. به عنوان مثال ، در ایالات متحده ، فرایندها و اسنادی که کارفرمایان برای استخدام، مصاحبه و کارمندان استفاده می کنند، ممکن است از ایالتی به ایالت دیگر دستوراتی متفاوت داشته باشندکه ممکن است در این بین یک نیروی ماهر کاری از دست برود. بر این اساس قوانینی برای پیشگیری از آزار و اذیت در بسیاری از ایالات تصویب شد که در پاسخ به جنبش‌های
“me too” و “time`s up” انجام گرفت. پس سازمان ها باید وضعیت خود را در رابطه با تعهداتشان راجع به آموزش اجباری، اصلاح سیاست ها و سایر درخواست ها در نظر بگیرند.
برخی از این موارد را دراینجا مطرح کرده ایم:
از دید جمعیت شناسی، شکاف بین تفاوت حقوق و دستمزد بین زنان و مردان همچنان مسئله ساز است. اما تصویب قانون حقوق برابر ماساچوست (MEPA)در سال 2018 بسیار کارآمد واقع شد.پس از آن چندین ایالت اقدام به ممنوعیت درخواست سابقه‌ی کار و حقوق سابق متقاضیان کردند. تا به خاطر سایقه و حقوق قبلی سازمان ها تبعیض قائل نشده بلکه براساس شایستگی ها به افراد حقوق پرداخت کنند. برخی موسسات مانند دانشگاه آیندهووِن آمریکا در اقدامی پیشگیرانه برای استخدام زنان جای خالی انحصاری مختص زنان بین کارمندان خود ایجاد کرد.
در حالت ایده آل، متخصصان منابع انسانی باید مدیران پروژه های سیستمی و در راستای یکپارچه سازی سازمان باشند که بتوانند اهداف های تعیین شده و پروژه های بسیار پیچیده را درک کنند.
بسیاری از موسسات دانشگاهی مدرک مدیریت منابع انسانی را ارائه و برنامه های صدور گواهینامه برای افراد واجد شرایط در زمینه های مختلف را نیز در دستور کار خود قرار میدهند. درون شرکتها اغلب کارمندان قبل از رسیدن به مدیریت، 3 تا 5 سال را در نقش یکی از منابع انسانی کار میکنند تا بتوانند برای رسیدن به آن موقعیت آماده شوند.
علاوه بر پرورش استعدادهای داخلی، کارشناسان منابع انسانی تعدادی از استراتژی ها را برای برنامه ریزی موثر پیشنهاد می کنند.
سیاستهای سازمانی نقش موثری در فعالیت متخصصان منابع انسانی دارند؛ زیرا برنامه ریزان منابع انسانی با توجه به این سیاستها مانند طبقه بندی مشاغل، مزایای موجود، جبران خدمات برای مشاغل پیش بینی نشده، نحوه ی عملکرد و بهبود شرایط میتوانند در انتخاب ، آموزش و حمایت از نیروهای جدید کاری، اثرگذار باشند؛ همچنین برای رفتارهای درست در محیط سازمان راهنماییهایی ارائه دهند و جهت گیری های خارج از محیط کار را برای کارمندان در نظر بگیرد.
شبکه های اجتماعی امروزی مانند LinkedIn و Tweeter همانطور که میتوانند بستر جالب و جذابی برای ارتباط کارمندان با سازمان و یکدیگر باشند، از طرف دیگر میتوانند با وجود حجم مطالب و موضوعات گسترده ی خود که شاید مغایر با اهداف و استراتژی های تجاری سازمان باشند، نیروی کار را گمراه کنند. پس استفاده از این بستر باید کنترل شده و همراه با اقدامات اصلاحی باشد.
از نقطه نظر اجرایی، استفاده از برنامه های پیشگیرانه ی منابع انسانی که نیازهای تجاری را پیش بینی و استراتژی هایی را برای رسیدن به اهداف کوتاه و بلند مدت آماده میکند، سازمانها را تاثیرگذارتر نشان میدهد. در چنین برنامه هایی از روشهای سطح بالایی چون اختصاص بخشی از بودجه و منابع انسانی به استخدام و به کارگیری استعدادهای اصلی برای پروژه های آینده دار و درخشان پیش رو، استفاده میشود.
