چالش های دورکاری در دوران کروناویروس!

با افزایش تهدید کروناویروس توی کشور و شیوع این بیماری توی اکثر استان ها، رویکرد کار از منزل و به اصطلاح "دورکاری" بیش از پیش برای خیلی از مدیران و شرکت هایی که شاید اعتقادی به این روش نداشتن، به تنها روش باقی مونده برای ادامه فعالیت ها تبدیل میشه! توی یک هفته ای که سپری کردیم شرکت ها و استارت آپ های شناخته شده ای مثل چیلیوری، اسنپ، کیلید، کارپینو، کلاسه، آسان بار، فون‌پی و تلوبیون و خیلی های دیگه اعلام کردن که تا اطلاع ثانوی بصورت دورکاری فعالیت هاشون رو دنبال میکنن. حداقل بخش عمده از فعالیت ها! یه چیز جالب اینکه بعضی شرکت ها مثل رایچت خیلی قبل از کروناویروس این کار رو شروع کرده بودن! شاید باورتون نشه ولی 1095 روزه که توی رایچت همه فعالیت ها بصورت دورکاری انجام میشه (اینجا بیشتر توضیح دادن).

برای تیم هایی که تجربه دورکاری نداشتن، الگوهای معمول کاری، نحوه برقراری ارتباط و بطور کلی ماهیت کاری به نوعی دچار دگرگونی شده. با این وجود با افزایش عدم قطعیت و استرس افراد از ابتلا به این ویروس، چاره ای برای خیلی ها نمونده جز تطبیق با این شرایط کاری جدید. توی این نوشتار، گفتم شاید بد نباشه با استفاده از چند منبع خوب کمی به هم کمک کنیم تا سریع تر و راحت تر با این فضای جدید کاری کنار بیایم. قبل از شروع باید بگم این کروناویروسِ زِشت و بی ریخت ظاهراً این شکلی تشریف دارن! خدا ذلیلِت کنه به حقّ پَنج تَن!

تغییر نحوه انجام کارهای شرکت در قالب دورکاری نیازمند این هست که سه تا موضوع به نوعی بازتعریف بشه:

(1) حصول اطمینان از اینکه همه نقش خودشون رو توی این شرایط به خوبی میدونن

بصورت مداوم اهداف و نقش ها رو برای همه تیم شفاف بیان کنین. بیاین اینجوری به این اتفاق نگاه کنیم. فرصت خوبی پیش اومده که شاید بعد از مدتها، از اول باهم مرور کنیم که اهداف تیم مون چیه، نقش هر کدوم از ما برای رسیدن به اون اهداف چیه و در نهایت فعالیت های هر نفر چجوری روی موفقیت و حصول نتیجه نهایی اثر گذاره. یا اینکه اگه در ارتباط با فعالیت خاصی یا مسئله ای سؤالی وجود داشت از چه کسی باید پرسیده بشه و رفع بشه.

یه رخداد مثل کروناویروس مطمئناً منجر به ایجاد سردرگمی هایی بین اعضای تیم میشه. بخاطر همینه که رهبر تیم باید بصورت مداوم اهداف رو برای تیم و بصورت مجزا برای هر فرد شفاف کنه تا همه بتونن روی اولویت های کلیدی کسب و کار متمرکز بمونن. برای کل تیم و تک تک افراد لیستی از وظایف درست کنید، اولویت بندی کنید و به صورت شفاف بهشون منتقل کنید. اگه احیاناً جایی نیاز بود، میتونین مجدد اولویت بندی ها رو بسته به شرایط تغییر بدین ولی یادتون باشه که حتماً بصورت شفاف به کل تیم یا بخشی از تیم یا فردی که باید از این تغییرات مطلع باشه، وظایف و اولویت بندی ها رو منتقل کنین.

به تعاملات بین فردی توجه بیشتری داشته باشین. وقتی یک مرتبه از فضای محیط کاری شرکت وارد فضای کار از منزل میشیم، برخی افراد ممکنه تصور کنن که اون ارتباط قبلی دیگه وجود نداره و در محیط کار به مرور احساس تنهایی کنن و بهره وری خودشون رو از دست بدن و عملاً توی فعالیتی مشارکت نکنن. برای مواجهه با این چالش، بهتره مدیران هر تیم یا رهبر، زمان کافی برای برقراری تعاملات فردی با تک تک اعضا در نظر بگیرن.

یادتون نره که تیم شما، صرفاً اون چند نفری که به هر دلیلی بیشتر بهشون علاقه دارین رو شامل نمیشه! پس همه اعضای تیم رو در نظر داشته باشین، به وظایف هر کدوم مسلط باشین، نقش اونها رو توی پیش برد اهداف کسب و کارتون در نظر بگیرین و برای حل مشکلات احتمالی اونها تلاش کنین و اگه برای انجام فعالیت خاصی نیاز به کمک داشتن با حوصله راهنمایی شون کنین.

(2) چگونگی انجام امور و تعاملاتی که قبلاً توی محیط شرکت انجام میشده

چه کاری توی تیم بیشتر از همه و بصورت مداوم برای دستیابی به نتیجه بهتر انجام میشه؟ برقراری ارتباط و تعامل بین افراد. پس ارتباطات موضوع خیلی مهمی هست و باید بهش توجه ویژه بشه و از بهترین ابزار ممکن برای تسهیل و بهبود اون استفاده کرد. البته هر نوع ارتباطی هم نیاز به ابزار خیلی خاص نداره.

بذارین اینجوری توضیح بدم که روالی هست که ما توی تیم خودمون بخشی رو دنبال کردیم و در ادامه دنبال میکنیم. ما در حال حاضر توی فون‌پی، برای موضوعاتی که خیلی تخصصی نیستن، مثال قراره هماهنگی کارهای روزانه بصورت کلی انجام بشه یا همون حضور و غیاب که بهش اشاره کردم از یه گروه واتساپ استفاده میکنیم (لوگوی شرکت رو بذارین جای عکس و خوشکلش کنین!) ولی برای تعاملات تخصصی تر اول قرار بود از Flock استفاده کنیم ولی یه مشکلی که داره اینه که پلن رایگانش کمی محدودیت داره که Microsoft Teams نداره. شاید البته Flock برای شما خوب باشه برای همین پلن هاش رو اینجا گذاشتم! چند نکته خیلی مثبتی که Teams داره شامل این موارد میشه: 2.5 گیگابایت امکان ضمیمه کردن فایل در چت به ازای هر کاربر، 10 گیگابایت برای کل تیم، امکان تعامل روی فایل های Office، امکان برقراری تماس تصویری و صوتی و امکان اشتراک تصویر و ... البته بازم بگم، شاید خود ما هم گزینه رو تغییر دادیم و دیدیم این هم خوب نیست، به هر حال یه بازه زمانی رو باید سعی و خطا کنیم ولی میتونیم از افرادی که قبلاً این مسیر رو طی کردن هم مشورت بگیریم که سریع تر به نتیجه برسیم (الان که بیش از 2 ماه از تجربه این فضای کاری جدید گذشته، ما هم ابزار جدیدی به اسم Discord پیدا کردیم و جایگزین تیمز شد واسمون! علاوه بر این که میتونین تعداد زیادی سرور برای موضوعات مختلف یا تیم های مختلف راه اندازی کنین و مکالمات و صحبت های روزانه رو به خوبی دسته بندی کنین، همه ابزار لازم برای به اشتراک گذاری فایل، برقراری تماس صوتی و تصویری و چت و ... رو هم فراهم کرده! البته بعضاً اگر سرعت اینترنت شما خوب نباشه شاید وقفه هایی در تماس تصویری مشاهده کنین. توضیح اینکه این فضا در ابتدا برای گیمرها ایجاد شده بود ولی الان تیم های زیادی رو در صنعت خودمون میشناسم که از این ابزار استفاده میکنن).

بعد از برقراری این ارتباط مؤثر بدون شک پیگیری و مدیریت تسک هاست که کمی دشواره ولی خداروشکر همه بچه های تیم ما کم و بیش با Trello توی شرکت کار میکنن یا کار کردن و در هفته جاری این ابزار رو هم برای پیگیری بهتر و مدیریت بهتر تسک ها بصورت جدی تر استفاده میکنیم. اگه ترلو رو میشناسین یا سَری به سایتش بزنین متوجه میشین که Power-upهای مختلفی داره که ابزار جدیدی رو در کنار ترلو در اختیار شما قرار میدن ولی یکی از ابزاری که ما نیاز داریم پیگیری ساعت کاری افراد روی تسک ها و پروژه های مختلفی هست که توی ترلو من نتونستم ابزار خیلی باحال و رایگانی پیدا کنم در نتیجه با توصیه بچه های رایچت Clockify رو بررسی کردم و دیدم خیلی خوووبه و رایگان!! ترلو رو من توی یه سری پست های دیگه که اولیش رو هم میتونین اینجا بخونین، در کنار مفاهیمی مثل agile و scrum توضیح دادم و ادامه میدم. صرفه جویی که در وقت ترافیک شده بالاخره باید یِجا استفاده بشه یا نه؟!

البته یه موضوع بسیار مهم فراموش نشه به قول یکی از دوستان! بخصوص توی این بازه زمانی که احتمالاً بخش بیشتری از وقت ما درگیر مدیریت این ارتباط از راه دور میشه، بچه های فنی شاید نیازی نباشه به این شدت درگیر ابزار ارتباطی بِشن! مطمئناً همه شرکت ها یا استارت آپ ها در اسکیل پایین تر یه مدیر ارشد برنامه نویسی یا اسکیل های بالاتر CTO و در ابعاد دیگه ای مدیر محصول دارن! در نتیجه نیازی نیست یکی یکی از بچه های فنی امورات رو پیگیری کنین، یجورایی بهشون بر میخوره! تا وقتی Git هست و یکی که واسط مدیران ارشد و برنامه نویس ها باشه، کار رو بسپارین به اون، مسیر و چشم انداز رو شفاف کنین و از دور رهبری کنین. برای گیت هم منابعی زیادی هست ولی یکی از منابع خوبی که میتونه به شما کمک کنه، آموزش ارائه شده توسط جادی توی سایت فرادرس هست که میتونین از اینجا ببینید.

(3) حصول اطمینان از حضور فعال همه تیم و انجام صحیح و اثربخش وظایف

ورود و خروج. هر شرکت یا استارت آپی برای خودش به نحوی ورود و خروج کارکنان رو مدیریت میکنه. در برخی جاها بخصوص استارت آپ ها زمانبندی این ورود و خروج انعطاف بیشتری داشته یا حتی بعضاً در ابتدای مسیر اصلاً اهمیتی نداره. ولی وقتی کمی کسب و کار بلوغ بیشتری پیدا کنه، احتمالا چارچوبی رو برای خودش ایجاد میکنه. اما با شیوع کروناویرویس و دورکاری شرکت ها چجوری میشه ورود و خروج افراد رو مدیریت کرد؟ یه واقعیتی وجود داره اون هم اینه که دورکاری هم نیازمند پیاده سازی و اتخاذ فرآیندهای متفاوت و خاصی هست و هم فرهنگ سازی! تا زمانی که فرهنگ دورکاری و وجدان شخصی وجود نداشته باشه مسلماً این رویکرد بخصوص توی واحدهایی که شاید هنوز توی شرکت شما سنجه یا مقیاس های قابل سنجشی ندارن نمیتونه موفق باشه. به هر جهت شما که نمیتونین هر نیم ساعت چک کنین ببینین فلان شخص کار میکنه یا نه!

بنابراین کروناویرویس شاید فرصت خوبی بود که دو اتفاق در شرکت ها و بخصوص استارت آپ ها بهتر یا سریع تر دنبال بشه:

• ایجاد مکانیزمهایی برای سنجش عملکرد کارکنان واحدهای مختلف
• ارتقای فرهنگ سازمانی و وجدان کاری

با همه این تفاسیر، برای اینکه بتونیم فضای حرفه ای تر کاری رو در همین بازه زمانی هم تجربه کنیم، بهتره یه ساعتی در روز، ترجیحا مطابق با همون ساعت کاری مرسوم کسب و کار در نظر بگیرین و مثلاً قرار بذارین که توی گروه مشترکی که توی واتساپ ایجاد کردین، همه اعلام حضور کنن. اینجوری هم ذهنیت تیم آماده یه روز کاری میشه و هم تا حدودی تونستین چارچوب های قبلی خودتون رو بهش پایبند باشین که وقتی شرایط به حالت طبیعی برگشت خیلی سریع مجدد با روال قدیم که حالا جدید میشه وفق پیدا کنین. پس این فرهنگ سازی هم بین اعضای تیم خیلی مهمه که به دورکاری عادت نکنیم!

این ذهنیت رو داشته باشیم که این روال جدید موقتی هست و مثل یه سرباز لبِ مرز که همیشه گوش بزنگه، باید آماده باشیم. شرایط که عادی شد خیلی سریع برگردیم به روال قبلی و با قوّت کار رو ادامه بدیم...

برگزاری جلسات معین و از پیش تعیین شده. یکی دیگه از اقداماتی که میتونه به شما کمک کنه تا تعاملات مرسوم فرد به فرد یا گروهی قبلی توی فضای کسب و کار رو در فضای مجازی هم دنبال کنید، در نظر گرفتن زمان معینی از روز برای جمع شدن اعضای تیم هست. اگه نیاز نبود البته همیشه میتونید خیلی سریعتر از قبل جلسه رو کنسل کنین ولی با زمانبندی جلسات از قبل، عملاً به اعضای تیم دارین اطلاع میدین که با وجود اینکه حضور فیزیکی توی شرکت ندارن ولی حتماً باید در این ساعت در جلسه شرکت کنند و حضور مجازی به عمل برساااانند! :دی

سعی کنین ارتباط ها بیشتر ماهیت تعاملی داشته باشن. بجای اتکای صرف به ایمیل که معمولاً کاهش عمق ارتباطی بین افراد رو در نتیجه به همراه داره، از رسانه های بلادرنگ و غنی تری استفاده کنین که به شما این امکان رو میده تا بخصوص توی ارتباطهای یک به یک، اعضای تیم رو ببینید، مکالمه کنید، مشکلاتشون رو مشابه همون فضای فیزیکی کسب و کار بشنوین و حل کنین! برای مثال از FaceTime، Whatsapp، Microsoft Teams یا چت آنلاین و حتی تماس تلفنی در مقاطعی استفاده کنین. این انواع رسانه به شما امکان برقراری تماس نزدیک تری رو میدن و کمک میکنن تا بهتر احساسات طرفین رو درک کنین و در نهایت روحیه بهتری برای کار و فعالیت توی این فضای جدید رو بین هم تیمی های خودتون تسری بدین.

با فضای جدید کاری و فضای کار اعضای دیگه تیم بیشتر آشنا بشین. کار کردن از منزل منجر به ایجاد حواس پرتی های جدیدی برای افراد میشه. یکی دیگه از چالش هایی که ممکنه بوجود بیاره، عدم درک درست یا سؤ برداشت از صحبت های افراد هست. یه مثال خیلی ساده که برای خود من پیش اومد:

همین یکی دو روز قبل که با یکی از بچه های تیم بابت یه سگمنت خاصی از مشتریان صحبت میکردیم و من پرسیدم که توی این سگمنت چه برنامه ای برای توسعه فروش داریم. در همین حین این عزیز گفت که با فلان فرد که مدیر ارشد شرکت هست به نظرم جلسه بذاریم و در ادامه در جواب سؤال قبل من که بابت اون سگمنت خاص پرسیده بودم گفت: "چون الان به ظاهر هستند ولی فعال نیستند"!
من برداشتم از این قسمت آخر به هر دلیلی این شد که اون مدیر ارشد هستند ولی فعال نیستند و به همین دلیل درخواست جلسه کرده! سریع واکنش نشون دادم و .... تا اینکه متوجه شدم این بنده خدا منظورش اون سگمنت بوده نه مدیر ارشد مجموعه! :دی

ولی جدای از آشنایی با این فضای کاری جدید و مشکلاتش و چالش هاش، باید سعی کنیم با محیط کاری جدیدی که اعضای تیم توی اون فعالیت میکنن بیشتر آشنا بشیم تا محدودیت های اونها رو هم بهتر درک کنیم. چه بخوایم چه نخوایم الان هممون از منزل کار میکنیم که ممکنه افراد مسن، بیمار، بچه های کوچیک... یا شرایط دیگه ای وجود داشته باشه که امکان برقراری تماس صوتی یا تصویری رو از ما سلب کنه! خب مشکلی نیست، توی ارتباطهای فرد به فردی که با اعضای تیم دارین، ازشون بخواین شرایط خودشون رو شرح بدن و با کمک همدیگه سعی کنید برقراری این ارتباط رو تسهیل کنین. ولی به یاد داشته باشیم، چیزی که خیلی توی این فضای کاری جدید مهمه، مشارکت حداکثری همه افراد هست. سر این موضوع اصلاً کوتاه نیاین! اگه جلسه ای قراره برگزار بشه، جلسه را با در نظر گرفتن محدودیت های همه اعضای تیم برگزار کنین و مثال بجای تصویری صرفاً به چت آنلاین توی واتساپ بسنده کنین ولی اگه شخصی حضور پیدا نکرد، حتماً با این موضوع برخورد کنین.

یادمون نره، این بازه موقتی هست. پس این بازه زمانی رو صرفاً با دید ارتقای فردی و یه تجربه جدید بهش نگاه کنیم ولی آماده باشیم که هر لحظه با قوّت برگردیم به همون شرایطِ قبل و روز از نو، روزی از نو...

راستی اگه شما هم تجربه ای دارین که میتونه بهمون کمک کنه، لطفاً کامنت کنین تا به مرور این پست رو تکمیل تر کنم. دمِ شما گرم.

منابع:

1- Coronavirus Could Force Teams to Work Remotely

2- 1095 روز دورکاری در رایچت!

3- Microsoft Teams

4- Flock

5- Trello