به عنوان جامعه‌ای از افراد پرمشغله، همه ما به مدیریت صحیح زمان علاقه داریم. ما وقت زیادی را صرف جستجوی سیستم‌ها و تنظیم ابزارهایی می‌کنیم که قول داده‌اند به ما کمک کنند تا در کمترین زمان ممکن کار بیشتری را انجام دهیم. اگرچه برخی از سیستم‌ها و ابزارها ارزشمند هستند، اما افسانه‌هایی را می‌توان در مدیریت زمان پیدا کرد که نتیجه مناسبی به دنبال نخواهند داشت. ما باید این افسانه‌ها را کنار بگذاریم و به کارهایی بپردازیم که واقعاً موثر هستند. زمان در حال گذشتن است.
جالب است بدانید که ارتباط بین مدیریت زمان و عملکرد شما نسبتاً ضعیف خواهد بود. عملکرد شامل موارد مختلفی است و زمان تنها یکی از آن‌ها محسوب می‌شود.
ما همه آن مثل قدیمی که می‌گوید: «به جای سخت کار کردن، هوشمندانه کار کنید» را شنیده‌ایم.
این یک نمونه خوب برای علاقه‌مندان به مدیریت زمان است. موضوع در مورد این نیست که شما می‌توانید چه حجمی از کارها را انجام دهید؛ بلکه در مورد این است که کار شما چه تأثیر مثبتی بر دیگران دارد. ما باید مفهوم مدیریت زمان را بازنگری کنیم تا به جای تعداد، بر کیفیت تمرکز نماییم.
این آیا بدان معنی است که باید کلاً از مدیریت زمان و استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه چشم‌پوشی کنیم؟ خیر، اینطور نیست. به نظر می‌آید مدیریت زمان ارتباط مثبتی با رفاه و آرامش داشته باشد. این نشان می‌دهد که می‌توان مفهوم دیگری در مدیریت زمان ایجاد کرد. مسئله اصلی این نیست که به تنهایی به افزایش بهره‌وری بپردازیم، بلکه در مورد حفظ بهره‌وری در حداکثر حد ممکن و کاهش استرس است.
اغلب پیشنهادات مربوط به مدیریت کردن زمان شامل تکنیک‌هایی برای مدیریت لیست و استفاده از تقویم‌ها هستند. این تأثیر نسبتاً کمی بر موفقیت مدیریت زمان ما دارد. بهترین راه برای حفظ عملکرد با کمترین استرس این است که بر روی فیلتر کردن تمرکز کنیم. هر چقدر هم سیستم مدیریت زمان شما عالی باشد، اگر به موارد مختلفی اجازه وارد شدن دهید، هرگز وقت کافی برای انجام همه کارها را نخواهید داشت.
وقت آن رسیده تا در پرسیدن سوالات و رد کردن درخواست‌ها بهتر شویم. هرگز به چیزی تعهد ندهید مگر اینکه درک کلی از موضوع، نقش شما و زمان مورد نیاز داشته باشید. ما عادت داریم به پروژه‌هایی دست پیدا کنیم که ارزش قابل توجهی ندارند یا در پروژه‌هایی گیر می‌کنیم که به تدریج به تعهدات بلندمدت تبدیل می‌شوند.
همچنین مهم است که انتظارات خود را مشخص کنیم. ما سریعاً از حجم کارهایی که داریم شکایت می‌کنیم. باید به همان سرعت و به صورت منطقی به دیگران توضیح دهیم که می‌توانیم چقدر از زمان خود را به آنان ارائه دهیم. به جای شکست خوردن در مدیریت زمان، بهتر است در این رابطه با همسر، فرزندان، مافوق و... شفاف باشید تا بتوانید رضایت خاطر آنان را جلب کنید.
ما به طور منظم داستان‌هایی را می‌بینیم درباره‌ی چگونگی بهره‌برداری از زمان توسط مدیران اجرایی معروف و موفق مانند اوپرا وینفری و مارک کیوبان آن هم بدون حضور در جلسات مختلف. به طور طبیعی، نباید بدون دلیل جدی درخواست برگزاری یک جلسه را قبول کنید. اما بیشتر ما شغل‌های عادی داریم، با مافوقان و همتایان عادی و اجازه نخواهیم داشت که یک جلسه را خیلی ساده کنسل کنیم.
برای مدیریت کردن زمان به دنبال جلسات هدفمند و استراتژیک باشید.
به عنوان مثال، هر زمان که امکان دارد، برنامه‌ی زمانی خود را طوری تنظیم کنید که جلسات شما پشت سر هم برگذار شوند. این مورد باعث می‌شود که رفت‌وآمدهای اضافه حذف شوندو تمرکز شما بالاتر رود.
همچنین باید از ابزارهای برنامه‌ریزی آنلاین استفاده کنید. اگر زمان پول باشد، برنامه‌ریزی جلسات نیز نیازمند چانه زدن خواهد بود. به سادگی و جدیت به دیگران بگویید که می‌خواهید چه زمانی آن‌ها را ملاقات کنید. این باعث می‌شود که زمان و انرژی خود را به نحوی مدیریت نمایید که به شما امکان بهره‌وری بیشتر را می‌دهد.
یک پیشنهاد دیگر این است که از یک نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف برای مدیریت بهتر جلست خود بهره ببرید.
شما باید ایده‌های خود را تنها در محیط کار بررسی کنید نه در زمانی که در حال استراحت هستید. خیلی از افراد تمام وقت خود را در جلسات می‌گذرانند و زمانی برای انجام وظایف پس از جلسات برایشان باقی نمی‌ماند.
پدر علم مدیریت، پیتر دراکر، یک‌بار گفت: «همه چیز به زمان نیاز دارد». این امر کاملاً ملموس است. همه کارها در یک زمان مشخص زمان انجام می‌شوند. همه ما مقدار یکسانی زمان داریم آن هم بدون توجه به زمینه، تجربه و منابع خود. افرادی که زمان خود را به درستی استفاده می‌کنند، شانس بیشتری برای موفقیت دارند.
کلید مدیریت زمان، واقع‌گرایی است.
مدیریت زمان منجر به کاهش عملکرد نمی‌شود. هدف باید حفظ رفاه و تولید کار با کیفیت بالا باشد. علاوه بر این، ابزارها، تکنیک‌ها و ترفندها شما را تا حدی خاصی خواهند برد. اما اگر بتوانید هدفمند باشید (از طریق عادت‌هایی مانند فیلتر کردن و استراتژیک بودن با دیگران در زمان کار) به نتایج خوبی دست پیدا می‌کنید.
