نقش نرم افزار مدیریت تیم در گروه‌های کاری چیست؟ آیا استفاده از این نرم‌افزارها به تیم‌های ایرانی برای بهبود کارگروهی موثر است؟ چرا ایرانی‌ها در کار گروهی ضعیف هستند؟ معمولاً در جمع‌های خودمانی، سرکار، کوچه و خیابان و... هنگام صحبت‌کردن با دوستان و آشنایان خود می‌شنویم که «ایرانی‌ها در کارگروهی ضعیف هستند».
بسیاری از افراد برای اثبات حرف خود نیز عدم موفقیت تیم‌های ورزشی ایرانی را مثال می‌زنند و مدعی هستند که ورزش‌های انفرادی ایران موفق‌تر عمل می‌کند چرا که ایرانی‌ها در کارگروهی ضعیف هستند و در کار انفرادی عملکرد خوبی از خود نشان می‌دهند. نتایج برگرفته حاصل از همین مثال را هم به همه چیز تعمیم می‌دهند. در این مقاله به چالش های کارگروهی در ایران و معرفی ابزار بهبود آن می‌پردازیم.
یکی از مهم‌ترین مسائل برای رشد و نموی شرکت و استارتاپ، تیم است. باوجوداینکه بحث‌های دیگر مانند درآمد، سود خالص استارتاپ، بازگشت سرمایه، خلق ارزش و همه بحث‌های مالی هم در موفقیت شرکت مهم است، اما آنچه که یک شرکت یا استارتاپ را برای رسیدن به اهداف مالی و سود هدایت می‌کند، هسته مرکزی آن یعنی تیم و نیروی انسانی آن است.
در چنین شرایطی، چگونگی ارتباط میان افراد و تیم‌ها و مدیریت آن اهمیت پیدا می‌کند. در صورت مدیریت صحیح یک گروه، بهره‌وری آن شرکت و استارتاپ بالا می‌رود؛ تولید و فروش شرکت تحت‌تأثیر قرار می‌گیرد و به‌طورکلی تمام ابعاد یک بیزینس رشد می‌کنند.
اکثر هم‌وطنان بر این باور هستند که ایرانی‌ها در کارگروهی چندان قوی نیستند و نتایج حاصل از کار تیمی در میان ایرانی‌ها بسیار ضعیف است. به نظر می‌رسد که وجود یک ساختار نظام‌مند در کارگروهی می‌تواند فارغ از هر ملیتی، موجب موفقیت گروه و تیم شود.
پس نحوه مدیریت مهم است و انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت پروژه‌های یک تیم مهم‌تر است!
استفاده کمتر از نرم افزار مدیریت تیم در میان تیم‌های ایرانی نیز می‌تواند دلیل دیگر وجود مشکل در کارگروهی میان ایرانیان باشد. در نتيجه در هنگام استفاده از اين منابع لازم است تا بومي‌سازي صورت بگيرد و نرم‌افزارها را هم به کار گرفت. خاص بودن فرهنگ «فردگراي جمع‌گرا» در ايران اقتضا مي‌كند تا هرگونه روش و تكنيك براي بهبود كار تيمي در ايران بومي شود تا افراد بتوانند بهتر خود را با کارگروهی، تقسيم وظايف در يك گروه و شناخت درست وظيفه خود وفق دهند.
تحقیقات نشان داده‌اند که فرهنگ ایران جزو معدود فرهنگ‌هایی هست که اصطلاحاً فرهنگ فردگرای متمایل به جمع نامیده می‌شود.
فرهنگ فردگرای جمع‌گرا به این معنی است که افراد تربیت شده در آن، درعین‌حال که در جستجوی استقلال هستند، از پایبند بودن و میزان کمی از وابستگی به دیگران هم احساس رضایت دارند. در نتیجه نه به طور کامل فرهنگ ما فردگراست و نه کاملاً جمع‌گرا تلقی می‌شود.
همچنين نبود چشم‌انداز درست از هدف تيم، از جمله مشكلات بزرگي است كه در تيم‌ها و گروه‌هاي ايراني ديده مي‌شود. افراد دقیقاً نمي‌دانند كه تيم آن‌ها در چه مسيري حركت مي‌كند و اهداف و استراتژي‌هاي آن تيم چيست. البته كه يكي ديگر از مشكلات تيم‌ها اين است كه اهداف و مأموریت خود را به‌خوبی به اعضا تيم ابلاغ نمي‌كنند و همين موضوع موجب شفاف نبودن هدف تيم در ذهن اعضا مي‌شود.
برای رسیدن به موفقیت در هر پروژه و کمپینی، داشتن یک برنامه مشخص و منظم ضروری است. و برای داشتن یک برنامه مشخص باید ابزار مناسبی را هم در نظر گرفت. استفاده از ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت تیم نیز به مدیریت کمپین و پروژه و نیز مدیریت یک تیم در خلال پروژه کمک می‌کند. به‌ویژه در تلاش‌های مشترک، پایبندی به یک برنامه که از پیش به‌خوبی تعریف و تعیین شده همراه با ابزار کارآمد مهم‌تر از هر چیز دیگری است. اگر افراد بدون برنامه، صرفاً بر اساس ترجیحات خود پیش بروند، چشم‌انداز موفقیت برای آن تیم نامشخص می‌شود.
ریشه اصلی برای حفظ پایه‌های استوار تیم و سوق دادن به آن به‌سوی موفقيت، انتخاب یک رهبر کارآزموده و خلاق است. در اکثر موارد، نبود یک مدیریت مناسب تیم را به سمت فروپاشی و شکست می‌کشاند. از طرفی، حضور یک شخص آگاه به‌عنوان رهبر می‌تواند تیمی که به سمت شکست رفته است را به سمت پیشرفت هدایت کند.
به همین دلیل است که انتخاب فرد مناسب به‌عنوان رهبر یک تیم اهمیت به سزایی دارد و می‌تواند تفاوت موفقیت یا شکست تیم را رقم بزند. از طرف دیگر وجود مطلق‌گرایی و پیش‌داوری در افراد و همچنین بی‌اعتمادی نسبت به همکاران و هم‌تیمی‌ها را از عوامل بسیار مهم در شکست کارگروهی در میان ایرانیان می‌دانند.
تعارض‌ها و تضادها در هر جامعه بشری به طور ذاتی وجود دارد. تیم‌های کاری نیز از این قاعده مستثنی نیستند. وجود اختلاف‌نظر بین اعضای یک گروه و تیم کاملاً طبیعی است. این درگیری‌ها تنها زمانی منجر به سقوط یک تیم می‌شود که رسیدگی نشود. اگر این اختلافات در یک سازمان حل نشود، می‌تواند فضای سمی را در تیم ایجاد کند. هر فردی شروع به دنبال‌کردن برنامه‌های شخصی و تضعیف انسجام گروهی می‌کند. یقیناً چنین گروهی پیشرفت نمی‌کند و سرنوشتش چیزی جز شکست نیست.
نرم افزار مدیریت تیم می‌تواند نقش مهمی در افزایش تلاش‌های مشترک بین تیم‌های ایرانی ایفا کند. این ابزارها یک رویکرد ساختاریافته برای سازماندهی وظایف، بهبود ارتباطات و ساده‌سازی گردش کار را ارائه می‌کنند. برخی از این نرم‌افزارها در ادامه معرفی می‌شوند:
نرم افزار Asana: این نرم‌افزار تیم‌ها را قادر می‌سازد تا پروژه‌ها را به‌دقت برنامه‌ریزی کنند، وظایف را تعیین کنند و بر پیشرفت نظارت کنند و فرهنگ مسئولیت‌پذیری و شفافیت را تقویت کنند.
نرم افزار Trello: بوردهای بصری Trello به تیم‌های ایرانی در سازماندهی بصری وظایف کمک می‌کنند و یک محیط کاری شهودی‌تر و مشارکتی‌تر را ترویج می‌کنند.
نرم افزار Monday: به تیم‌ها قدرت می‌دهد تا گردش‌های کاری مناسب ایجاد کنند، مدیریت پروژه را بهینه کرده و تخصیص وظایف کارآمد را امکان‌پذیر سازد.
نرم افزار Slack: به متخصصان بستری برای ارتباطات یکپارچه، کاهش موانع و تسهیل تبادل سریع اطلاعات ارائه می‌دهد.
نرم افزار Microsoft Teams: مایکروسافت تیمز با ادغام یکپارچه با ابزارهای آشنای آفیس، کار تیمی را در میان گروه‌ها افزایش می‌دهد و یک فضای کاری واحد برای ارتباط و همکاری فراهم می‌کند.
نرم افزار Basecamp: مدیریت پروژه را ساده می‌کند و به تیم‌های ایرانی امکان می‌دهد ارتباطات، اشتراک‌گذاری اسناد و ردیابی وظایف را متمرکز کنند.
نرم افزار Wrike: تیم‌های ایرانی را به ابزارهای پیشرفته برنامه‌ریزی پروژه، ساده‌سازی فرایندها و اطمینان از استفاده کارآمد از منابع مجهز می‌کند.
نرم افزار ClickUp: فرهنگ بهره‌وری را در میان ایرانیان با مدیریت وظایف جامع و قابلیت ردیابی هدف تقویت می‌کند.
نرم افزار Teamwork: از طریق برنامه‌ریزی قوی پروژه، تخصیص منابع و ویژگی‌های ردیابی زمان، انسجام بین تیم‌های ایرانی را ارتقا می‌دهد.
نرم افزار Jira: این نرم‌افزار برای تیم‌های توسعه نرم‌افزار ایرانی بسیار ارزشمند است که ردیابی مشکلات، مدیریت پروژه چابک و همکاری یکپارچه را تسهیل کنند.
نرم افزار Notion: به متخصصان ایرانی یک فضای کاری همه‌کاره برای سازماندهی یادداشت‌ها، وظایف و دانش ارائه می‌دهد و کارایی تیم را افزایش می‌دهد.
نرم افزار Airtable: نرم افزار مدیریت تیم Airtable رابط سازگار و منطبق آن به تیم‌های ایرانی برای ایجاد گردش کار سفارشی، تسهیل مدیریت وظایف و سازماندهی داده‌ها، قدرت می‌دهد.
نرم افزار Mizito: میزیتو یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است که علاوه بر امکان مدیریت تیم با تقویم فارسی و گانت چارت، قابلیت‌های دیگری مانند مدیریت مشتریان، مدیریت مکاتبات سازمانی و چت و گفتگوی آنلاین را نیز فراهم می‌آورد.
با استفاده از این گزینه‌های نرم‌افزار مدیریت تیم نوآورانه، تیم‌های ایرانی می‌توانند بر موانع ارتباطی غلبه کنند، هماهنگی کار را تقویت کنند و در پیگیری اهداف مشترک به هم‌افزایی بیشتری دست یابند. این ابزارها در سوق‌دادن تیم های ایرانی به سمت افزایش بهره‌وری و نتایج موفق بسیار مفید هستند.
