دروغ‌های رایج زیادی درباره مدیریت زمان و همچنین مدیریت کارها وجود دارد. در این مطلب، به ۵ دروغ درباره مدیریت زمان که غلط هستند و آنچه در واقع برای موفقیت در مدیریت زمان خود باید بدانید، اشاره می‌کنیم.
این تصور غلط وجود دارد که اگر بتوانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، می‌توانید هر کاری را انجام دهید: حرفه‌ای عالی داشتن، دونده شدن در دوی ماراتن، بزرگ کردن پنج فرزند و یادگیری زبان چینی بدون زحمت و رنج.
شاید برخی افراد بتوانند این کارها را انجام دهند. اما اغلب اوقات می‌بینم که اولین قدم برای داشتن یک زندگی بهتر، تلاش برای مدیریت همه کارها نیست. در عوض، باید نگاهی به گذشته داشته باشید و کارهایی که می‌خواستید انجام دهید را با دقت ارزیابی کنید. مدیریت زمان اغلب بدین معنا است که شما به خاطر داشته باشید که نمی‌توانید همه این کارها را انجام دهید. بلکه باید کارها را تعدیل کرده و بر حسب اولویت انجام دهید.
در بحث مدیریت زمان، شما می‌توانید مفاهیم و استراتژی‌های جهانی را بیابید که تقریباً به همه افراد کمک می‌کنند. با این حال، یک سیستم واحد و کامل که برای همه افراد موثر باشد، وجود ندارد. طبق تجربه مشخص شده که که افراد باید سیستم مدیریت زمانی ایجاد کنند که نیازها و خواسته‌های آنها را بهتر برآورده می‌کند. این تنها راهی است که مدیریت بهتر زمان را به صورت دائم کنترل کنید.
به عنوان مثال، برخی از افراد با ابزارهای دیجیتال بهتر کار می‌کنند و موفق می‌شوند در حالی که برخی دیگر با قلم و کاغذ بیشتر سروکار دارند. برخی از افراد برنامه‌ریزی مبتنی بر فهرست را ترجیح می‌دهند و برخی دیگر بر اساس تقویم، بهتر عمل می‌کنند.
برخی از افراد در صبح، بهترین عملکرد را دارند و برخی دیگر در اواخر روز، بازدهی بیشتری دارند. اگر سیستمی برای شما مفید نیست به این معنی نیست که شما مشکل دارید بلکه به این معنی است که باید سیستم را با وضعیت خود تطبیق دهید.
هرگونه تغییری زمان می‌برد. گاهی اوقات تغییر عادات مدیریت زمان زیادی طول می‌کشد؛ زیرا افراد را ملزم می‌کند تا سال‌ها و گاهی اوقات برای یک عمر، برنامه خود را تغییر دهند. وقتی با افراد کار می‌کنم، آنها یاد می‌گیرند که طرز فکرشان را درباره زمان، نحوه تعیین مرزها، نحوه تصمیم‌گیری، تمرکز، نحوه برنامه‌ریزی و موارد دیگر تغییر دهند.
شاید بتوانید برخی از مفاهیم مدیریت زمان را یک ساعته یا یک روزه درک کنید، اما طبق تجربه من برای درونی کردن آنها و یادگیری این سبک جدید زندگی و همچنین استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، حداقل باید سه ماه تمرین کنید.
حتما باید طرفدار برنامه‌ریزی و داشتن هدف روزانه باشید. برای روزها و هفته‌هایتان برنامه‌ریزی کنید.
اما نباید اصرار بر مدیریت دقیق 7 روز و 24 ساعت هفته داشته باشید.
منظور از « مدیریت دقیق» این نیست که در برنامه کاری خود زمانی برای استراحت نگذارید (برای رفتن به دستشویی، غذا خوردن، گپکوتاه با یک همکار یا صرفاً استراحت کردن). یا اینکه در برنامه خود در شب، هرگز فرصتی برای گپ زدن باقی نگذارید یا نتوانید به روز خود فکر کنید و وقتی نداشته باشید که کارهای روزانه زندگی خود را سر و سامان دهید (مانند شستن و کنار گذاشتن ظروف یا تا کردن لباس‌های شسته شده یا آویزان کردن آنها).
همه ما به عنوان انسان به استراحت و تجدید قوا نیاز داریم.
وقتی به خودمان فرصتی برای استراحت ندهیم، به هر حال از کار نیز فرار می‌کنید. اینگونه به نظر می‌رسد که اگر زمان زیادی در رسانه‌های اجتماعی سپری شود یا جستجوی بی‌دلیل در اینترنت ناشی از این احساس است که هرگز استراحت واقعی نداشته‌اید. اگر به خود فرصت می‌دادید و فعالیت‌هایی را که واقعاً دوست داشتید، انجام می‌دادید، نیازی به فرار احساس نمی‌کردید.
اگر به طور طبیعی در مدیریت زمان قوی نیستید، به این معنی نیست که احمق یا ناتوان هستید. این فقط قدرت ذاتی شما نیست. اما مدیریت زمان، مهارتی است که می‌توان آن را توسعه داد و از ابزار مناسب مدیریت زمان نیز بهره برد.
وقتی یاد می‌گیرید چه چیزی برای شما مفید است و سپس آن تکنیک را مکرر تمرین می‌کنید، الگوهای عصبی شما در آن الگوی رفتاری قوی‌تر می‌شود. شما می‌توانید توانایی مدیریت زمان را بدون توجه به سن یا تجربه قبلی خود توسعه دهید. همیشه امیدی هست. وقتی این واقعیت را بپذیرید می‌توانید مهارت‌ها برای مدیریت بهتر زمان خود را توسعه داده و احساس بهتری داشته باشید.
