شاخص عملکرد کلیدی یا KPI، یکی از آن مخفف های سه حرفی است که به نظر می رسد توسط هر سازمانی ستفاده می شود. طبیعی است که مردم تفاوت بین OKR و KPI را زیر سوال ببرند. چالش این است که KPI برای افراد مختلف می تواند معانی مختلفی داشته باشد، که گیج کننده است.
در طول سال‌ها، روش های مختلفی را برای پاسخ به این سوال امتحان کرده‌ام و در نهایت راه‌هایی را پیدا کردم که به نظر می‌رسد بیشتر قابل درک باشد، بنابراین تصمیم گرفتم در مورد آن بنویسم.
هیچ وقت K را فراموش نکنید
اولین چیزی که باید مد نظر داشته باشید این است که OKR سیستمی است که شما را مجبور می کند آنچه را واقعاً مهم است از بقیه جدا کنید و اولویت های واضحی را تعیین کنید. برای انجام این کار، باید نه گفتن را یاد بگیرید - خیلی زیاد
اگر همه چیز در اولویت باشد، هیچ چیز در اولویت نیست
این رویکرد یک روش متفاوت از از روشی است که بسیاری از سازمان ها برای پیگیری نتایج دنبال می کنند. شرکت‌ها اغلب یک جلسه ماهانه دارند که در آن کارمندان صفحه به صفحه شاخص‌های کلیدی عملکرد را مرور می‌کنند، در تمرینی بی‌حس‌کننده که می‌تواند ساعت‌ها طول بکشد. آنقدر اتفاق می افتد که کارمندان از آنچه مهم است غافل می شوند. آنها در دریایی از معیارها و اولویت های متضاد غرق می شوند.
حرف k در KPI و OKR به معنی کلید است: تعداد کمی، تعداد انگشت شماری، مهمترین آنها. قرار بود استفاده از KPI شما را مجبور کند که آنچه واقعا مهم است (شاخص های کلیدی) را از بقیه جدا کنید، اما بسیاری این را فراموش می کنند. اگر 30 به اصطلاح "KPI" دارید، هیچ کدام ندارید - فقط اندیکاتور دارید.
کار روزانه مانند خرید مواد غذایی است
روش OKR در مورد ردیابی همه کارهایی که انجام می دهید نیست. در غیر این صورت، OKR های شرکت باید نتایج کلیدی را برای روشن نگه داشتن چراغ ها، تمیز کردن دفتر و غیره درج کنند.
یک راه عالی برای درک تفاوت بین OKR های خود و کارهای روزمره این است که به اهدافی که در زندگی شخصی خود دارید فکر کنید: ممکن است بخواهید برای یک سفر پول پس انداز کنید، زمان بیشتری را با خانواده خود بگذرانید یا وزن خود را کاهش دهید. ولی شرط می بندم که خرید مواد غذایی یکی از اهداف شما نیست، اما همچنان باید آن را انجام دهید. و اگر سفرهای شما به سوپرمارکت آنقدر وقت شما را می گیرد که شروع به به خطر انداختن اهداف شخصی شما می کند، باید نحوه انجام آنها را تغییر دهید.
وقتی مردم می گویند که نمی توانند به OKR خود برسند زیرا کار روزمره مانع می شود، به این دلیل است که آن را درک نکرده اند.OKR های خوب شما را مجبور می کنند که فعالیت های کم اولویت یا بدون ارزش افزوده را مجددا ارزیابی کنید و آنها را کاهش دهید، خودکار کنید یا برون سپاری کنید تا بتوانید روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید.
نقش های مختلف می توانند زمان بیشتری را نسبت به دیگران به OKR اختصاص دهند. به عنوان مثال، یک تیم محصول ممکن است 80٪ از زمان خود را به OKR و 20٪ را به کارهای روزمره اختصاص دهد، در حالی که فردی که مسئول تنخواه است ممکن است در وضعیت متفاوتی باشد: 20٪ از زمان آنها به OKR و 80٪ به کارهای روزمره اختصاص داده شده است.
فرآیند OKR درباره ایجاد تغییر پایدار در عملکرد و کارآیی است
فرض کنید معیار مهمی دارید که کمی در حال نوسان است، اما روند واضحی وجود دارد
یک OKR باید عملکرد را نسبت به روند فعلی بهبود بخشد
مدل OKR در مورد ایجاد تغییر پایدار در عملکرد است. این بدان معنی است که وضع حرکت فعلی سیستم برای ایجاد یک بهبود موقت کافی نیست. OKR در رابطه با تغییر رفتارها، سیستم ها، ابزارها یا فرآیندها است تا بتوانید سطوح جدیدی از عملکرد را حفظ کنید. اما شما باید این کار را بدون حذف سایر عملکردها انجام دهید، بنابراین بایداهداف OKR های خود را به دست آورید در حالی که سایر جنبه های کسب و کار شما سطح عملکرد قبلی خود را حفظ می کنند.
برای تنظیمOKR های خوب، باید جنبه های مختلف کسب و کار خود را ارزیابی کنید و مواردی را که تغییر در عملکرد بیشترین تأثیر را دارد و در عین حال سایر عناصر را در حالت ثابت نگه می دارد، شناسایی کنید
چه اتفاقی می‌افتد وقتی یک KPI که در OKR شما نیست شروع به دور شدن از مسیر قبلی خود کند؟ باید بر اساس بهبود آن عمل کنید، و حتی ممکن است مجبور شوید آن را درOKR های خود بگنجانید تا مطمئن شوید که به جایی که باید باشد برمی گردد. و اگر معیاری ناپایدار است، می توانید یک OKR ایجاد کنید تا آن را به حالت ثابت برگردانید. برای درک نحوه انجام این کار در عمل، اجازه دهید یک سفر جاده ای داشته باشیم.
سفر جاده ای: استراتژی، OKR ها و نظارت بر KPIها
تصور کنید می خواهید به یک سفر جاده ای بروید. اولین چیزی که باید تصمیم بگیرید این است که کجا می خواهید بروید، بنابراین از راهنمای سفر استفاده کنید و از تهران به سمت هرمزگان سفر کنید. پس از اینکه تصمیم گرفتید به کجا می خواهید بروید، سوار ماشین خود می شوید و مقصد را در GPS خود وارد می کنید، که به شما کمک می کند مسیر درست را پیگیری کنید و در صورت لزوم مسیر را درست کنید. در نهایت، همانطور که به سمت مقصد انتخابی خود رانندگی می کنید، ماشین شما دارای داشبوردی است که بسیاری از معیارهای دیگر را ردیابی می کند و به عنوان مثال میزان سوختی که دارید را به شما می گوید. تا زمانی که صفحه‌های داشبورد در آستانه‌های خاصی قرار دارند، به آنها اهمیت نمی‌دهید – در نهایت آنچه مهم است رسیدن به جایی است که می‌خواهید باشید. اما اگر داشبورد شما نشان می دهد که سوخت شما تمام شده است، باید مسیر خود را تنظیم کنید و یک پمپ بنزین پیدا کنید. این قیاس یک راه عالی برای درک تفاوت بین استراتژی، OKR و نظارت بر KPI است.
معیارهای سلامت
نظارت بر KPI گاهی اوقات معیارهای سلامت نامیده می شود، زیرا به شما کمک می کند سلامت کلی کسب و کار را ردیابی کنید. آنها را به عنوان معاینات پزشکی در نظر بگیرید: شما به طور منظم آنها را اندازه گیری می کنید و ممکن است آنها را نیز گزارش دهید. اما تا زمانی که آنها در آستانه های از پیش تعریف شده باقی بمانند، شما مجبور نیستید اقدام کنید.
در مورد KPI های موجود خود چطور؟
با KPIهای فعلی خود چه کاری باید انجام دهید؟
تعداد کمی از KPI های موجود شما بیشترین اهمیت را دارند و بخشی از OKR (GPS) شما خواهند شد. لطفاً توجه داشته باشید که اولویت‌های شما ممکن است از یک فصل به فصل دیگر تغییر کند و OKR شما نشان دهنده آن خواهد بود. در حالی که شاخص‌های کلیدی عملکرد هر سه ماه یکسان هستند. OKR تطبیقی است و ممکن است تغییر کند تا به شما کمک کند روی آنچه اکنون واقعاً مهم است تمرکز کنید. بیشتر KPIهای موجود شما فقط چیزهایی هستند که باید نظارت کنید و بخشی از داشبورد شما خواهند بود. شما به طور منظم آنها را ردیابی خواهید کرد و ممکن است آنها را نیز گزارش دهید، اما تا زمانی که آنها در آستانه های خاصی باقی بمانند، نگران آنها نخواهید بود.
نولیا فرناندز، مدیر فروش مشتریان بزرگ Google برای اروپای شمالی
در نهایت، موفقیت زمانی ثابت می‌شود که رفتارها تغییر کرده باشند، و دیگر نیازی نیست آن موضوع را در OKRهای خود بگنجانید – تنها چیزی که نیاز دارید، سخت‌گیری اساسی در کسب‌وکار است تا اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز کاهش نمی‌یابد. مهمتر از آن، زمانی که همه در سازمان دلیل OKR ها را درک کنند.
