اوایل دوران کارم در شرکتی بودم که روی تمام درو دیوارش پر بود از کاغذها و پوسترهایی که همرو به سکوت دعوت میکرد و میگفت اگه میخواید با هم صحبت کنید یا از چت استفاده کنید، یا برید تو اتاق جلسه. موبایل حتما سایلنت باشه و هر وقت تماس داشتی بیرون سالن برو.
جو خوبی بود و اگر کسی رعایت نمیکرد همه مودبانه بهش تذکر میدادن.
بعد ۴ ماه یعنی اواخر سال ۱۳۹۰ یکی از مهمترین اتفاقات زندگی من رخ داد. با اسکرام آشنا شدم و شرکت ما هم از RUP سوییچ کرد روی اسکرام.
خب همه مشتاق بودیم و شاید تنها جایی بود که هیچ مقاومتی نبود و همه خوشحال از اینکه میریم روی یه چارچوب جدید و خب چون با یه واسطه داشتیم اسکرام رو از Henrik Kniberg یاد میگرفتیم واقعا برامون جذاب بود. ( هنریک نویسنده کتاب اسکرام و xp ساده شده هست که دوست خوبم و مربی همیشگیم اسد صفری اونو به فارسی ترجمه کرده. خوندنش رو به علاقه مندان پیشنهاد میکنم )
ما شروع کردیم به استفاده از رویکرد چابک در توسعه محصولاتمون، و چالش ها و روش کارمون عوض شد.
ولی این وسط یه اتفاق دیگه ام افتاد. کم کم اون محیط قبلی که واقعا برای کار دانشی و برنامه نویسی مناسب بود از بین رفت و کلا شرکت خیلی شلوغ شده بود. اگه میخواستی تمرکز کنی حتما باید هنذفری یا هدفون میزاشتی. صبح ها که سه چهار تا تیم پشت هم استند اپ داشتند. دیگه گفتگوی چهره به چهره اولویت شده بود. لذا یه هرج و مرج و شلوغی بدی ایجاد شده بود.
با اینکه رویکردمون اسکرام بود ولی یه ارزش اساسی فراموش شده بود. ارزشی به نام focus.یا حداقل بخشیش نادیده گرفته شده بود. دیگه کم کم اون پوستر ها از روی دیوار افتادن و کسی بهش توجه نمیکرد.
یه جا میخوندم طبق تحقیقات مدت زمان بازگشت به تمرکز توسعه دهندگان نرم افزار بعد از هر بار وقفه ۱۰ تا ۱۵ دقیقه طول میکشه. یه بار دیگه بخونید. ۱۵ دقیقه طول میکشه تا به همون تمرکزی برسیم که قبل از وقفه داشتیم. حالا بشمارید تو روز چند بار وقفه داریم:
چک کردن شبکه های اجتماعی
احوال پرسی سرکار
صبحت و شوخی خنده
یه سوال کاری
تلفن ها و ....
اگه ۱۰ بار از این وقفه ها داشته باشیم یعنی تو روز دو ساعت نیم فقط داریم تلاش میکنیم تا هی برسیم به اون نقطه ای که روش تمرکز کرده بودیم.
خب منظورت چیه یعنی مثل ربات باشیم تا تمرکز حفظ بشه؟ قطعا نه ولی امروزه خیلی از شرکت ها نه تنها محیط مناسبی برای تمرکز ندارند، بلکه محیط های کاری به شدت مستعد حواس پرتی شده و کار به جایی رسیده که حتی کار کردن سخت شده.
برای مثال اخیرا شرکت یکی از دوستام بودم که حوزه کاریشون توسعه نرم افزار هست. نیروهاش همه جوون و مستعد و پر نشاط. جو شرکت عالی بود ولی یه چیزی نداشتن، اونم تمرکز بود.
هر لحظه که دلشون میخواست حرف میزدن و حتی بقیه رو خطاب قرار میدادن. یعنی اگه میدیدن داری کار میکنی قشنگ صدات میکردن تا کارت رو متوقف کنی و به حرفش گوش بدی ( حالا این حرف یا کاری بود یا شوخی بود یا خاطره ی بی مزه )
البته این مشکل رو مشابهش رو در خیلی شرکت ها دیدم. حتی شرکت مطبوع خودم که دارم کار میکنم.
حالا چیکار کنیم که با این آفیس های باز که خیلی مد شده و دقیقا عامل اصلی عدم تمرکز هست بازم بتونیم تمرکز خودمون رو حفظ کنیم و تیم هامون بهره وری مناسبی داشته باشند؟
من سعی کردم با یکسری تکنیک ها و روش ها تمرکز خودم رو حفظ کنم. و به هم تیمی هامم میگم و دارم روشون کار میکنم تا ارزش Focus رو پیاده کنیم. شاید ما نتونیم بریم به مدیر عامل بگیم که آفیس های باز بده و لطفا بکوب از نو بساز. ولی قطعا میتونیم با یکسری تکنیک ساده و یکم همکاری و احترام درون تیمی تمرکز خودمون و تیممون رو افزایش بدیم و لذت کار کردن با بهره وری بیشتر رو بچشیم.
یه راه ساده استفاده از تکنیک مدیریت زمان پومودورو هست.
این تکنیک توسط یه پژوهشگر اتریشی ارائه شده.خودش از این تکنیک برای رسیدن به اهداف تحصیلیش استفاده میکرد. برای این تکنیک فقط یه تایمر میخواید.
روش این تکنیک اینجوریه:
اول یه وظیفه ( تسک، یوزر استوری و ... ) رو که نیاز به تمرکز داره رو بردارید.
تایمر رو روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و شروع به فعالیت کنید. دقت کنید در این دوره زمانی به هیچ عنوان نباید تمرکزتون رو از دست بدید. پس عوامل حواس پرتی رو قطع کنید. مثل نوتیفیکیشن ها، زنگ موبایل و ...
در ضمن از برداشتن چند کار با هم، پرهیز کنید. امروز ثایت شده که انجام چند کار هم زمان بهره وری رو به شدت کاهش میده. روی یک کار به مدت ۲۵ دقیقه تمرکز کنید. بعدش ۵ دقیقه استراحت. وقتی ۴ راند این کارو کردید میتونید ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت بلند مدت داشته باشید یا به اموری بپردازید که نیازی به تمرکز ندارند. مثل چک کردن ایمیل و ...
برای اینکه توی این تکنیک شکست نخورید و همکاراتون هم بدونن شما در حال کار عمیق هستید موارد ذیل رو هم پیشنهاد میکنم اجرا کنید:
۱- به هم تیمی هاتون تکنیک رو توضیح بدید و بهشون بگید که از این تکنیک استفاده میکنید. لذا خواهش کنید در دوره اجرای پومودورو شما رو درک کنند و حین اون دوره نیان پیشتون یا باهاتون صحبت نکنند.
۲-زمان شروع پومودورو خودتون رو به هم تیمی هاتون اعلام کنید. همچین زمان پایان رو هم اعلام کنید که بدونن کی میتونن به شما مراجعه بکنند.
۳- حین استفاده از تکنیک هر چیزی که ذهنتون رو مشغول کرده رو بنویسید تا در موقع استراحت برید روش کار کنید. با نوشتن به مغزتون این اطمینان رو میدید که قرار بعدش برم روش کار کنم پس دست از سرم بردار و بزار به کار فعلیم برسیم.
۴- در تیم های اسکرامی یا اجایل پیشنهاد میکنم که در روز دو دور تکنیک پومودورو رو به صورت تیمی داشته باشید.
یکبار صبح بعد از جلسه اسکرام روزانه و یکبار هم ظهر. با دو دور استفاده از این تکنیک تیم ۴ ساعت مفید کار متمرکز انجام داده که قطعا فواید زیادی داره. نگفتم فقط ۴ ساعت کار کنید. گفتم که ۴ ساعت تیم باهم پومودورو استفاده کنند.
۵- اگر خواستید تیمی از این تکنیک استفاده کنید حتما یه کاغذ و قلم کنار دستتون باشه که سوالاتتون رو بنویسید که زمان استراحت بپرسید.
۶-در زمان های استراحت ۵ دقیقه ای از انجام کارهای هیجانی تا حد امکان خود داری کنید. این تایم رو صرف نوشیدن چای یا قهوه کنید و یا قدم بزنید و نرمش های آرام بکنید.
۷- اگر ناچار بودید که با همکارتون صحبت کنید حتما برید دم میزش و با صدای آرام باهاش صحبت کنید یا برید تو لابی یا اتاق جلسه که مزاحم سایر همکاراتون نشید. موبایل هم واضح چیکار کنید.
صرفا لازم نیست تمام تیم اینکارو بکنند ولی پیشنهاد میشه که همه تیم باهم استفاده کنند و یا حداقل مشخص باشه که چه کسایی اینکارو میکنند و در چه تایم هایی، تا در اون زمان باقی همکارا به این موضوع توجه کنند.
استفاده از یکسری عکس یا تابلو هم کمک میکنه. حتی شده روی میز یا محل تیمتون اینو بزرگ اعلام کنید که در حال پومودورو هستیم. ساعت شروع و پایان رو هم اعلام کنید که مراجعین بدونن کی بیان.
اگر خیلی دوست دارید که اپلیکیشن داشته باشید هم میتونم بهتون اینارو پیشنهاد بدم:
Forest
Pomodoro
Pomodorable
اپلیکیشن خیلی زیاد ولی من خودم از اولی استفاده میکنم.صدای پس زمینه بارون و طبیعیت هم داره که بتونید بیشتر تمرکز کنید و نویز محیط رو بگیرید.
فراموش نکنیم نگفتیم که با هم حرف نزنیم دیگه. فقط میخوایم ضمن اینکه تعامل کامل و چهره به چهره رو حفظ میکنیم ( که خدا رو شکر آفیس های امروزی همه اینجوری هستن) به بحث تمرکز هم بها بدیم.
برای ارتباط با من می توانید به linkedin مراجعه نمایید و پیام های خود را درج نمایید.
چابک باشید
