این مقاله ترجمه ای است از سری ایمیل های هفتگی آقای مایک کوهن برای مخاطبان سایت www.mountaingoatsoftware
فکر می‌کنم بدترین چیزی که تا به حال شنیده‌ام این بود که یک پیشخدمت به من گفت: "آقا، بیکن ما تمام شد." با این حال، دومین چیزی که شنیدم که از آن می توانم به عنوان بدترین ها یاد کنم این بود که، یک تیم چابک به من گفت: «ما برای ارتباطات آنقدر ارزش قائلیم که چیزی را یادداشت نمی کنیم. تمام ارتباطات شفاهی است. اینقدر چابک هستیم.»
به آن تیم گفتم که چابک نیستند. تنبلی می کردند.
نادیده گرفتن اسناد یک تفسیر نادرست رایج از مانیفست چابک است، که می گوید ما باید نرم افزار کار را به اسناد جامع ارج بگذاریم.
اسناد باید به عنوان بخشی از یک استراتژی ارتباطی کلی در نظر گرفته شود. بعضی چیزها را باید گفت، بعضی چیزها را باید نوشت و برای بعضی موارد باید هر دو را در نظر داشت. پروژه های چابک با ارتباط مناسب موفق می شوند. چه کسی می تواند با اولویت دادن به نرم افزارهای کارا مخالفت کند؟ اما تیم‌های چابک بدون در نظر گرفتن اسناد، نباید به نرم‌افزارهای کارا توجه نمایند. مقداری اسناد باید در هر پروژه مهمی تهیه شود.
اسناد باید به عنوان بخشی از یک استراتژی ارتباطی کلی در نظر گرفته شود. بعضی چیزها را باید گفت، بعضی چیزها را باید نوشت و برای بعضی موارد باید هر دو را در نظر داشت. پروژه های چابک با ارتباط مناسب موفق می شوند.
ارتباط مناسب، همکاری را تسهیل می کند. این بدان معناست که مردم به طور معمول اطلاعات را به هر شکلی که مناسب‌ترین مدل آن است، به همه کسانی که ممکن است از آن سود ببرند، منتقل می‌کنند. در شرایط مختلف، این امر می‌تواند مستلزم مکالمه رو در رو، ایمیل، تلفن، چت ویدیویی، پیام، سند مکتوب، جلسه از راه دور و حتی فناوری‌های جدیدتر باشد.
برای اعضای تیم مهم است که یک رسانه مناسب برای هر ارتباط انتخاب کنند. در بسیاری از موارد چندین رویکردی می توانند به همان اندازه خوب کار کنند. برای مثال، یک تماس ویدیویی کوتاه یا تماس تلفنی ممکن است به همان اندازه برای توافق در مورد جزئیات آخر یک تصمیم مناسب باشد. با این حال، ایمیل یا پیام متنی برای تأیید توافق بهتر است.
ایمیل یا پیام متنی برای تأیید توافق بهتر است.
و یک سند کامل مکتوب اگر برای ارجاع بعدی ذخیره شود، می تواند بسیار مفید باشد. برای مثال، در مورد یک تصمیم مهم در خصوص طراحی محصول.
وقتی اسناد وجود دارند، باید با گفتگو تکمیل شوند. تفسیر نادرست، اشتباه بیان یا درک نادرست کلمات در یک سند بسیار آسان است. و گفتگو سبب درک یکسان از سند می گردد.
نشانه این که یک تیم به خوبی ارتباط برقرار نمی کند، شیوع سوء تفاهم است. اگر تصمیم طراحی که در بالا ذکر کردم به دیگران منتقل نشود، آنها ممکن است در مسیری متفاوت با طرح عمل کنند، فقط به این دلیل که از تصمیم مطلع نشده اند.
نشانه این که یک تیم به خوبی ارتباط برقرار نمی کند، شیوع سوء تفاهم است.
یکی دیگر از شاخص های ارتباط ضعیف زمانی است که اعضای تیم دوره های طولانی را بدون صحبت با یکدیگر می گذرانند. اگر اعضای تیم یک هفته یا بیشتر بدون صحبت با یکدیگر کار کنند، آیا واقعاً هدف مشترکی را احساس می کنند که باعث شود مانند یک تیم رفتار کنند؟
برخلاف تیمی که در ابتدای این نکته به آن اشاره کردم، اکثر تیم ها بیش از حد می نویسند و خیلی کم صحبت می کنند. در اینجا تمرین مفیدی برای تعیین اینکه کدام اسناد باید همچنان نوشته شوند و کدام می تواند با روش های دیگر ارتباط جایگزین شود، وجود دارد.
نوت های برچسبی، کارت‌های فهرست، یا یک حساب در نرم‌افزارهای وایت‌بوردینگ مانند Lucid Spark بگیرید.
روی هر کارت (چه فیزیکی و چه مجازی) نام یک سند را بنویسید که تیم در آخرین پروژه خود تولید کرده است. شما کارت هایی مانند:
را ایجاد می کنید و سپس کارت ها را به چهار گروه دسته بندی کنید:
بحرانی: ما نمی توانستیم محصول را بدون این سند تحویل دهیم.
مفید: داشتن این سند خوب بود، احتمالاً به ما کمک می‌کند از ارتباطات نادرست جلوگیری کنیم که تحویل را به تأخیر می‌اندازد.
احتمالاً مفید: این سند این بار کمکی نکرد، اما به نظر می‌رسد که می‌توانست کمک کند و ممکن است در آینده کمک کند.
غیر ضروری: ما می توانستیم این محصول را بدون این سند تحویل دهیم.
به‌جای مرتب‌سازی، می‌توانید هر کارت را با چهار ستاره در صورت حیاتی، سه ستاره در صورت مفید بودن و غیره حاشیه‌نویسی کنید. این برای برخی از تیم‌هایی که ترجیح می‌دهند کارت‌ها را به‌طور متوالی مرتب کنند، با اولین سند در سمت چپ و آخرین مورد در سمت راست، کارساز بوده است.
با کارت‌های گروه‌بندی‌شده یا امتیاز بندی شده با ستاره، موافقت کنید که از تولید هرگونه سند غیر ضروری خودداری کنید. و به شدت حذف مواردی را که احتمالاً مفید تلقی می‌شوند، را با نظر جمعی مورد بررسی قرار دهید که آیا نیاز است مستند شوند یا خیر. این اسناد برای پروژه فعلی شما احتمالا سودی نخواهد داشت، اما برخی از اعضای تیم فکر می‌کنند که ممکن است برای پروژه بعدی مفید باشند.
آیا هزینه‌ای که تیم برای تولید آن اسناد متحمل می‌شود ارزش مزایایی را دارد که ممکن است ارائه کنند؟ من تهیه آن اسناد را به منزله خرید بیمه در برابر قطع کاغذ می دانم.
برای اسنادی که تیم آنها را مفید می‌داند، در مورد هر کدام بحث کنید و ببینید که آیا آن نوع سند را می‌توان کوتاه یا ساده کرد.
یک تیم چابک خوب نباید مستندات را حذف کند. در عوض، در صورت لزوم، تیم باید از اسناد به بحث و گفتگو و سایر رسانه‌های سبک‌تر ارتباطی تغییر کند. حفظ برخی اسناد و استفاده از ارتباطات مناسب به یک تیم کمک می کند تا با چابکی موفق شود.
مایک کوهن
ترجمه آزاد از محمد حمیدی
