ویرگول
ورودثبت نام
محمدرضا.م
محمدرضا.م
خواندن ۶ دقیقه·۵ ماه پیش

اصل پارکینسون را فراموش نکنیم

رابطه بین مدت زمان و مقدار تلاش برای انجام یک کار ثابت
رابطه بین مدت زمان و مقدار تلاش برای انجام یک کار ثابت
هر کاری به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شود طول می‌کشد

وقتی دانشجو هستید و در پایان هر ترم لازم است که یک مقاله ارائه دهید معمولاً این مقاله‌ها را تنها ۷۲ ساعت قبل از ضرب‌الاجل تحویل شروع و ۵ صبح آن‌ها را برای استاد خود ایمیل می‌کنید.

تمام هفته را وقت دارید تا پژوهش خود را انجام دهید اما تا عصر جمعه کاری انجام نمی‌دهید و می‌خواهید آن را در چند ساعت باقی‌مانده به پایان ببرید.

با اینکه می‌دانید جشن عروسی در پیش دارید اما برنامه‌ای برای کم کردن وزن خود ندارید و در ۴ هفته پایانی رژیم غذایی سنگینی می‌گیرید تا وزن خود را به ایده‌آل برسانید.

شما و تیم‌تان دو هفته فرصت دارید تا یک باگ فیکس نسبتاً ساده را انجام دهید اما اینکار در واقع فقط باید چند ساعت طول بکشد ولی از آنجایی که می‌دانید زمان کافی در اختیار دارید، دامنه تسک را افزایش می‌دهید پس در حالی که شما در حال بررسی آن باگ هستید، تصمیم می‌گیرید چند مشکل مرتبط را نیز بررسی کنید. این کار باعث می‌شود که در مورد اولویت‌ها به مشکل بر بخورید و ندانید کدام کار را باید اول انجام دهید. در حالی که انجام کارهای دیگر نیز برای شما مفید خواهید بود اما در نهایت شما را از باگ فیکس اصلی دور خواهند کرد و در نهایت چیزی که واقعاً باید یک کار ساده باشد، تبدیل به چالشی می‌شود که در واقع به دو هفته برای تکمیل آن نیاز دارید.

اگر یکی از موقعیت‌‌های بالا را تجربه کرده باشید، به راحتی درک می‌کنید که قانون پارکینسون چیست. ساده است شما مدت‌ها برای انجام کاری فرصت دارید، اما آن را انجام نمی‌دهید و ناگهان به ماشینی تبدیل می‌شوید که در لحظات پایانی کار را به اتمام می‌رساند.

کار گسترش می یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود
کار گسترش می یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود
هر گاه شما زمان زیادی را برای کاری ساده تخصیص دهید، آن کار به همان اندازه کش می آید و نه تنها تاثیری در کیفیت کار ندارد بلکه استرس و بار فکری آن کار را به مدت طولانی تری باید تحمل کنید

ایریل نورث کوت پارکینسون تاریخ شناس و نویسنده انگلیسی در سال 1955 برای اولین بار این تعریف را در مجله ی طنز اکونومیست ارائه داد.

اصل پارکینسون می گوید: "هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد". و این یعنی شما چه برای پروژه پایان ترم خود یک ماه وقت بگذارید چه یک هفته، در نهایت این پروژه را در آخرین روز تعیین شده به اتمام خواهید رساند.

نکته ای که پارکینسون در یکی از مقالات خود به آن اشاره کرده، این است که سالانه 5 الی 7 درصد به تعداد کارمندان سازمانِ بروکراتیک بریتانیا اضافه می شود، هر چند کار سازمان تغییری پیدا نمیکند. بحث دیگر مربوط به بودجه است که وقتی برای کاری حس کنیم بودجه ی زیادی لازم است، به طور قطع کل آن بودجه را صرف آن کار میکنیم حتی اگر در واقعیت با نصف آن مقدار هم بشود پروژه را با همان کیفیت به اتمام رساند.

پارکینسون بر این باور بود هرچه اندازه و حجم کار بزرگ شود، کارآمدی و بازده افراد پائین می‌آید.

علت وجود اصل پارکینسون در واقع یک سیستم روانی است که به ذهن دستور میدهد نهایت استفاده از هر چیزی باید انجام بگیرد که یعنی نهایت استفاده از زمان، بودجه، افراد، فضا و ...

این بدان معنی است که مثلا اگر شما یک هفته جهت انجام یک فعالیت 2 روزه زمان اختصاص بدهید پیچیدگی و سختی این فعالیت (از لحاظ روانی) به میزانی که یک هفته تمام وقت شما را پر کند افزایش می‌یابد. اگرچه ممکن است در زمان اضافی در نظر گرفته شده به جز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار، هیچ کار اضافه دیگری انجام نشود.

وقتی همکارتون از اصل پارکینسون بی خبر هست
وقتی همکارتون از اصل پارکینسون بی خبر هست
در ادامه با چند روش برای استفاده از اصل پارکینسون در جهت افزایش راندمان آشنا می‌شویم
  • داشتن راندمان یا بازده بالا یعنی هر کاری را با کیفیت مطلوب و در زمان کوتاه انجام دهیم. یکی از راهبردی ترین روش ها این است که بدون در نظر داشتن مهلت انجام یک کار، برای به اتمام رساندن آن کار یک زمان ساختگی اما قراردادی تعیین کنیم. یعنی برای مثال اگر یک هفته برای کاری فرصت داریم، برای خودمان زمان قراردادی را سه روز تعیین کنیم و خود را موظف کنیم که در این بازه ی زمانی کار را به نتیجه برسانیم.
  • از دیگر راه های اثربخش در این زمینه خرد کردن کارهای بزرگ است. به این شکل که اگر یک کار با بخش های مختلف داریم، آن را به زیربخش های جداگانه و با بازه های زمانی مجزا تقسیم کنیم تا به راندمان بالاتری برسیم.
  • عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید و سعی بر حذف آنها داشته باشید تا یک محیط کاری متمرکز ایجاد کنید و بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید.
  • تمرکز بر کارهای ضروری، مهمترین کارهایی را که باید انجام شوند شناسایی کنید و آن‌ها را اولویت بندی کنید. این کار به شما کمک می کند تا از اتلاف وقت برای کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید و از قانون پارکینسون بهتر استفاده کنید.
  • از تکنیک پومودورو استفاده کنید، کار خود را به فواصل کوتاهتر 25 دقیقه‌ای تقسیم کنید و بین آن یک استراحت پنج دقیقه‌ای بگذارید. این امر می‌تواند به شما در حفظ تمرکز و جلوگیری از فرسودگی کمک کند.
  • اجتناب از انجام چند کار موازی، تمرکز روی یک کار در یک زمان می تواند سازنده‌تر از تلاش برای انجام چندین کار به طور همزمان باشد.
  • وظایف را محول کنید، اگر کار زیادی دارید بخشی از آن را به دیگران محول کنید تا بار کاری شما کاهش یابد.
  • زمانی را که صرف کارها می‌کنید محدود کنید (Time Box)، برای هر کار یک تایمر تنظیم کنید و تلاش کنید تا آن را در آن محدوده زمانی کامل کنید.

نکته بسیار مهمی که در استفاده از قانون پارکینسون باید مد نظر قرار دهیم این است که باید ضرب‌الاجل انجام کارها را به کمترین میزان ممکن برسانیم، نه آنکه آن‌قدر زمان را کم کنیم تا کیفیت کار به پایین‌ترین حد ممکن تنزل کند.

ددلاین‌های سوزان و آتشین
ددلاین‌های سوزان و آتشین

اصطکاک سازمانی چیزی ست که در مورد آن می خواهیم صحبت کنیم. اتفاقی که در رابطه با تعداد افراد درگیر یک پروژه می افتد. به این صورت که اگر حس کنیم کاری برای به انجام رسیدن نیاز به پنج نفر دارد، این کار دیگر با تعداد کمتر از پنج نفر در مهلت مقرر انجام نمی شود. حتی اگر آن کار را بشود با دو نفر در همان مدت زمان انجام داد.

بسیاری از کارمندان تصور می‌کنند که با کار کردن تا دیر وقت یا انجام کارها از خانه، میزان تعهد خود به کارشان را به مدیران و همکارانشان نشان می‌دهند و مقدار بیشتری از امور را پیش می‌برند، اما حقیقت جور دیگری است. بسیاری از این کارمندان تصور دارند که کار بیشتری انجام می‌دهند و در حقیقت کار کم‌تری انجام می‌شود. این در حالی است که همیشه استرس و دلهره کار را نیز با خود به همراه دارند.

از سوی دیگر انجام زودتر از موعد یك فعالیت معمولا پاداشی به همراه نداشته و ممكن است باعث شود تا مسئولیت دیگری به فرد داده شود. بنابراین گذراندن و اتلاف زمان برای انجام فعالیت به سود فرد است، زیرا فشار كاری كمتری به او وارد می‌شود.


فقط توجه کنید که میان “حداقل زمان مورد نیاز جهت انجام یک فعالیت” و “با کمبود وقت مواجه شدن جهت انجام آن” تفاوت عمده‌ای وجود دارد. هدفی که باید به دنبال آن باشیم اجرای صحیح و بی نقص یک فعالیت در کوتاه ترین زمان ممکن است، نه اینکه کاری کنیم که، کارمان و یا حتی مشتری خود را از دست بدهیم! قانون پارکینسون این را نمی‌خواهد.


اصل پارکینسونمدیریت زمانافزایش بهره وریاجایلقدرت تمرکز
فرانت‌اند دولوپری که فنجانش را خالی کرد ☕
شاید از این پست‌ها خوشتان بیاید