چند وقت پیش با یکی از دوستان در خصوص کار، شغل، مدیریت و ... صحبت می‌کردیم. ایشان نظر جالبی داشتند و آن این که «چرا در همه سایت‌ها، منابع، کتاب‌ها و ... همه آموزش‌ها در خصوص مدیر خوب بودن است»، «یا چگونه مدیر خوبی باشیم»، اما کسی در خصوص کارمند خوب بودن صحبتی نمی‌کند؟
این سوال من را به فکر فرو برد که مشکل از کجاست؟ آیا همه باید مدیر باشند؟ آیا کارمندان حق خوب بودن ندارند؟ آیا نمی‌شود کارمند خوبی بود و زندگی خوبی داشت؟ حتما باید مدیر باشیم تا زندگی خوبی داشته باشیم؟ آیا لازم است برای مدیر خوب بودن قبلش کارمند خوبی بود؟ و کلی چرا و سوال دیگر... که سعی می‌کنم بر اساس تجربیات شخصی خودم از دوره کارمندی تا مدیریت را برایتان بازگو کنم.
مهم‌ترین نکته که مدیران همیشه به آن توجه می‌کنند حرفه و وظیفه‌ای است که بر عهده کارمند گذاشته شده. خروجی کاری که روزانه انجام می‌دهید نشانه خوبی از درست استفاده کردن از زمان در محیط کار است و برای این‌که نشان دهید که کارتان به درستی و در زمان مناسب و مورد انتظار انجام شده، زمان‌بندی کارهایتان را رعایت کنید. منظور از زمان‌بندی موارد زیر است:
1- کار را به موقع انجام بدید. (توجه به مهلت انجام کار)
2- کار را در زمان مناسب به انجام برسانید. (توجه به زمان اجرای کار)
3- زمان‌بندی مناسب در اجرای کارهای موازی همکاران (همکاری و زمان‌بندی مناسب جهت کارهایی که نیازمند همکاری با دیگران است)
پس از رعایت زمان‌بندی، گزارش نویسی کار را فراموش نکنید. در برخی حرفه‌ها گزارش کار از اهمیت بالایی برای مدیران برخوردار است، بدون گزارش کار برای آن‌ها تقریبا کار انجام نشده است و پایان نیافته است، بنابراین اگر شغل شما نیازمند گزارش نویسی است حتما به نکات زیر توجه کنید:
1- زمان‌بندی کار را کاملا تشریح کنید (هر سه زمان گفته شده را در گزارش بنویسید)
2- روال‌های اجرای انجام کار را تشریح کنید. همچنین مشکلات حین کار و مسائلی که در حین کار به‌وجود آمده و حل شده است یا احیانا هنوز باقی مانده است را شرح دهید.
3- دلایل توقف، تاخیر یا عدم اجرای کار در گزارش به طور صریح بیان شوند.
4- در گزارش نویسی به ضعف یا نکات منفی دیگران به صورت مستقیم اشاره نکنید، بلکه سعی کنید هوای همکارانتان را نیز داشته باشید. اما هیچ وقت سعی نکنید مدیر خود را از شرایط کار بی‌اطلاع بگذارید. سعی کنید مشکلات سایر افراد در اجرای کار خود را با جملات دوستانه‌ای مطرح کنید. (به طور مثال: با توجه به این‌که داده‌های مورد نیاز از طرف آقای اکس به دلایلی پس از یک روز تاخیر به اینجانب رسید، زمان کار ...).
در خصوص حضور در جلسات نیز لازم است به نکات بسیاری دقت کنید. این‌که مدیر شما، از شما خواسته است در جلسه‌ای حضور داشته باشید به این معنی است که از شما توقع دارد در جلسه حضور فکری داشته باشید و سعی کنید در جهت کمک به ایشان یا حل مشکلات کاری صحبت نمایید. با توجه به شرایط و انواع مختلف جلسات کاری، به برخی نکات حضور در جلسات توجه نمایید:
1- نظرات مخالف با مدیریت را در صورت امکان با ایشان مطرح نمایید، سپس علنی کنید. (یا به صورتی که منجر به رنجش نشود اعلام کنید – مخصوصا در حضور پیمانکاران)
2- نظرات مخالف با سایرین را با دیدگاه مثبت و از جهت کمک به رفع مشکل یا اجرای درست کار، مطرح نمایید.
3- سعی کنید فارغ از این‌که شخصی مسوول ثبت مصوبات جلسه است، خودتان نکاتی که به شما برمی‌گردد را یادداشت برداری کنید.
4- از جایگاه بالا با سایرین صحبت نکنید، این موضوع در آینده می‌تواند منجر به جبهه گیری افراد علیه شما شود. (در نهایت عدم پیشرفت درست کارهایی که بر عهده شما است).
5- به موقع در جلسه حضور یابید و در مکان مناسب بنشینید. اگر همراه مدیر خود در جلسه حضور دارید حتما در کنار ایشان حضور یابید.
ورود و خروج کارکنان یکی از نکات کلیدی برای برخی سازمان‌ها است. برخی سازمان‌ها ساعت ورود و خرج پرسنل خود را به شدت کنترل می‌کنند و برخی دیگر به رفتار شما در زمان کار توجه می‌کنند. اگر محل کار شما جزو دسته اول است حتما به موارد زیر توجه کنید:
1- سعی کنید همیشه در ساعت مقرر در محل کار خود حاضر باشید. اگر فرجه حضور در ابتدای وقت دارید، سعی کنید در ابتدای ساعت حضور در محل کار باشید و به ورود خود را به زمان انتهای فرجه نرسانید.
2- اگر ثبت ورود و خروج به عهده خودتان است، زمان ورود خود را به بالا (زمان دیرتر) رند کنید. نوشتن ساعت‌های ورود و خروج به دقیقه نه تنها شما را آدم منظمی نشان نمی‌دهد، بلکه شما را به فردی که فقط حضور برای او مهم است تنزل می‌دهد. محدوده 10 دقیقه در روز تفاوتی در درآمد شما ندارد، اما به شدت در معرفی شخصیت شما موثر است. همین موضوع برای زمان خروج شما نیز صادق است. سعی کنید زمان خروج خود را به عدد پایین (زمان زودتر) رند کنید. اگر ساعت کاری شما 4:15 دقیقه خاتمه می‌یابد و شما 4:20 از شرکت خارج می‌شود، همان 4:15 را ثبت نمایید.
3- سعی کنید تا انتهای زمان کاری خود به وظایف خود عمل نمایید و البته در لحظه پایان کار (همانند فیلم عصر جدید چارلی چاپلین) دست از کار نکشید! حداقل یک فرجه 10 دقیقه‌ای برای خود در نظر بگیرید و سپس از شرکت خارج شوید.
در کنار موارد ویژه‌ای که عنوان شد، مسلما هر فردی باید ویژگی‌های فردی نیز داشته باشد، ویژگی‌های عمومی که باید همه نسبت به آن‌ها دقت نماییم عبارتند از:
1- در کار خود به موقع حضور پیدا کنید. نظم در کار حتی اگر ساعت کار شناوری دارید، منجر به عادت دیگران در خصوص حضور شما می‌شود. اگر به صورت تیمی کار نمی‌کنید، باز هم سعی کنید در عین بی‌نظمی، برای خود نظم داشته باشید (Chaos).
2- همیشه آراسته باشید، مرتب بپوشید، متناسب با حرفه‌تان احتمالا پوشیدن برخی لباس‌ها مناسب شما نباشد، به پوشش کاری خود توجه داشته باشید و در کل برای شخصیت کاری خود پرستیژ قایل شوید.
3- زمان‌های استراحت یا نهار خود را طوری برنامه‌ریزی نمایید که از زمان تعیین شده فراتر نرود.
4- از امکاناتی که در اختیار شما قرار داده شده است برای مقاصد شخصی استفاده نکنید، مگر این‌که مجوز آن را گرفته باشید. (به رفتار سایرین در این خصوص توجه نکنید، در صورت بازخواست، این شما هستید که باید پاسخگو باشید نه دیگران).
5- از موبایل خود استفاده نکنید. استفاده از موبایل در زمان کار، علاوه بر ایجاد عدم تمرکز، شما را فردی بی مسوولیت نشان می‌دهد. بیش از استفاده نکردن، صدای زنگ موبایلتان مهم است. حتی اگر در محیط پر سر و صدا فعالیت می‌کنید بهتر است صدای زنگ موبایلتان به گونه‌ای باشد که منجر به آزرده خاطری دیگران نشود. اگر مجبور به پاسخگویی هستید، سعی کنید کوتاه صحبت کنید.
مطمن هستم که میشه به جنبه های دیگه از رفتار کارمندی هم اشاره کرد که در این مقاله گنجانده نشده، پس هر گونه پیشنهاد و انتقاد در خصوص این نوشته برای افزایش اثربخشی آن مزید امتنان و باعث دلگرمی است.
