مکاتبات داخلی به معنای ارتباطات و تبادل اطلاعات درون یک سازمان و بین اعضا و واحد‌های آن سازمان است. مکاتبات داخلی می‌تواند به صورت شفاهی و یا کتبی باشد؛ البته شایان ذکر است که مکاتبات سازمانی، بیشتر به صورت کتبی ارسال می‌شوند، اما در برخی موارد این ارتباط به صورت شفاهی نیز برقرار می‌گردد. حال باید به این سوال پرداخت که انواع مکاتبات داخلی کدامند؟ با چه نرم‌افزار یا ابزاری می‌توانیم مکاتبات داخلی را مدیریت کنیم؟ برای یافتن پاسخ این سوالات و آشنایی کامل با مکاتبات داخلی، از شما دعوت می‌کنیم تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
همان‌طور که گفتیم، مکاتبات داخلی به دو دسته کلی شفاهی و کتبی تقسیم می‌شوند؛ مکاتبات شفاهی که به صورت حضوری و یا تلفنی صورت می‌گیرند، اما در مورد مکاتبات داخلی کتبی، قضیه کمی متفاوت است. انواع مختلفی از مکاتبات داخلی (منظور مکاتبات داخلی کتبی) وجود دارد، مانند:
ایمیل یکی از انواع مکاتبات داخلی و راه‌های ارتباطی درون سازمانی می‌باشد؛ از طریق ایمیل می‌توانید انواع مختلفی از فایل‌ها، نامه‌ها، درخواست‌ها و... را برای فرد مورد نظر ارسال نمایید؛ ایمیل‌ها می‌توانند له صورت رسمی یا غیررسمی باشند. از ایمیل‌ها بیشتر برای انتقال فایل و اطلاعات استفاده می‌شود، البته که برای ارسال نامه‌های سازمانی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.
یکی دیگر از انواع مکاتبات داخلی، مکاتبه از طریق فکس می‌باشد؛ در این روش، نامه‌ها و اسناد از طریق دستگاه فکس و یا نرم‌افزار مدیریت فکس بر روی کامپیوترها، ارسال می‌گردند. مشکل استفاده از دستگاه فکس و مکاتبه به کمک آن، کیفیت پایین چاپ آن‌ها و همچنین امنیت پایینی که این نوع مکاتبه داخلی دارد، می‌باشد.
ارسال پیامک یا همان پیام کوتاه به اعضای سازمان نیز، نوعی مکاتبه داخلی محسوب می‌گردد؛ به عنوان مثال پیامک‌هایی شامل دعوت به جلسه، اطلاع‌رسانی و... . از این روش مکاتباتی برای ارسال پیام‌های سریع و کوتاه استفاده می‌شود.
نامه‌های داخلی یکی از پرکاربردترین انواع مکاتبات داخلی محسوب می‌شوند؛ نامه‌های داخلی انواع مختلفی دارند و هر کدام از آن‌ها با توجه به سمت فرد فرستنده و گیرنده و همچنین ماهیت و موضوع نامه، از لحاظ ساختاری و لحن نوشتاری با یکدیگر تفاوت دارند و باید حتما بر اساس اصول نامه اداری، نگارش شوند. نامه‌ها بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته‌بندی می‌شوند؛ برخی از انواع نامه‌های داخلی بر اساس ماهیت و موضوعی که دارند، عبارت‌اند از:
پیام رسان های سازمانی یکی دیگر از انواع مکاتبات داخلی محسوب می‌شوند؛ از پیام رسان های سازمانی به منظور برقراری ارتباط و ارسال سریع پیام‌ها، فایل‌ها و محتواهای بصری (مانند عکس، فیلم، صدا و...) استفاده می‌شود. شایان ذکر است که مکاتبات داخلی که با پیام رسان سازمانی ارسال و دریافت می‌شوند، به طور معمول از رسمیت کمتری برخوردار هستند؛ عموما پیام رسان های سازمانی بیشتر برای مکاتبات غیررسمی استفاده می‌شوند.
این‌ها تنها بخشی از مکاتبات داخلی محسوب می‌شوند و در سازمان‌های مختلف بنا بر ساختار و رویه‌های سازمانی، روش‌ها و انواع دیگری از مکاتبات نیز وجود دارند.
هر کدام از این مکاتبات داخلی به کمک نرم‌افزار یا ابزاری تخصصی مدیریت می‌شوند؛ اما آیا نرم‌افزاری برای مدیریت تمامی مکاتبات داخلی شما وجود دارد؟
بله! در ادامه بهترین نرم افزار مدیریت مکاتبات داخلی را با هم بررسی خواهیم کرد.
یک نرم افزار مدیریت مکاتبات داخلی خوب و تخصصی باید قادر به دریافت و ارسال انواع مکاتباتی که بررسی کردیم، باشد؛ در بین نرم افزارها و سامانه‌های مختلفی در سازمان‌ها و کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند، نرم افزار اتوماسیون اداری، بهترین گزینه برای مدیریت مکاتبات داخلی محسوب می‌شود. به عنوان مثال، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم‌ها و قابلیت‌هایی که دارد، امکان مدیریت صفر تا صد انواع مکاتبات داخلی و خارجی را برای شما فراهم می‌کند.
بیشتر بدانیم: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
برخی از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت مکاتبات داخلی و خارجی عبارت‌اند از:
برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و مدیریت یکپارچه و متمرکز انواع مکاتبات داخلی و خارجی، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را در اختیار داشته باشید، تا ضمن آشنایی بیشتر، تجربه کار با این نرم افزار را نیز به دست بیاورید.
