مهم‌ترین ابزار برای الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمانی، استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است؛ نرم‌افزار یا سامانه اتوماسیون اداری، مجموعه‌ای یکپارچه از نرم‌افزارها و زیرسیستمهای مختلف می‌باشد، که هر کدام از آنها عملکرد و قابلیت جدیدی را در اختیار کاربران می‌گذارند.
انواع مختلفی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در بازار وجود دارند و انتخاب از بین آنها برای سازمانها ممکن است کاری دشوار و گیج‌گننده باشد؛ در همین راستا، در این مقاله قصد داریم بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به شما معرفی کنیم.
نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های سازمان و تسهیل ارتباطات و فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ به طور معمول سامانه‌های اتوماسیون اداری دارای زیرسیستمهای گوناگونی هستند، که هر کدام از آنها ابزارهای متنوعی دارند.
قبل از معرفی و بررسی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، ابتدا بهتر است کمی با ویژگی‌های یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب، آشنا شویم؛ برخی از این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
در بین انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، که هر کدام ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختص به خود را دارند، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.
بیشتر بخوانید: مهم ترین معیارهای خرید اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت فراگستر (http://www.faragostar.net)، سامانه‌ای یکپارچه و تحت‌وب است، که از زیرسیستمهای مختلفی تشکیل شده؛ هدف اصلی اتوماسیون اداری فراگستر، مدیریت یکپارچه مکاتبات اداری درون/برون سازمانی، مدیریت مستندات و تهسیل فرآیندهای سازمانی در محیطی امن و کاربرپسند می‌باشد.
اتوماسیون اداری فراگستر برای رسیدن به اهداف خود، از زیرسیستم‌ها و ابزارهای متعددی بهره می‌برد، که همگی بر اساس نیاز سازمانها بهینه‌سازی شده‌اند؛ برخی از ابزارها و زیرسیستمهای نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:
زیرسیستم مکاتبات اداری و دبیرخانه فراگستر که تحت عنوان سیستم مکاتبات اداری فراگستر نیز شناخته می‌شود، زیرسیستمی یکپارچه و کاربردی برای مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی، پیگیری مکاتبات، بایگانی مکاتبات، مدیریت وظایف، مدیریت کاربران، گردش اسناد و... است.
برخی از ابزارها و زیرسیستمهای مکاتبات اداری و دبیرخانه فراگستر عبارت‌اند از:
بیشتر بخوانید: معرفی نرم افزار پیام رسان درون سازمانی فراگستر
نرم افزار فرم ساز فراگستر، ابزاری برای طراحی انواع فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آنها در سامانه‌ها و فرآیندهای مختلف می‌باشد. با فرم ساز فراگستر بدون نیاز به هیچ دانش برنامه‌نویسی وب و تنها با استفاده از فیلد‌های پیشرفته و قابلیت Drag&Drop، می‌توانید فرم‌های الکترونیکی متنوع و پیچیده‌ای را طراحی نمایید.
زیرسیستم مدیریت فرآیندها BPMS فراگستر، نسخه بومی شده نرم‌افزار حرفه‌ای Process Maker است؛ با استفاده از این زیرسیستم، می‌توانید فرآیندهای مختلفی را طراحی نمایید تا به صورت خودکار انجام شوند. از دیگر ویژگی‌های نرم افزار مدیریت فرآیند فراگستر می‌توانیم به محیط کاملا گرافیکی و نمادگرا و همچنین قابلیت طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیک اشاره کنیم.
مدیریت ارتباطات فراگستر شامل زیرسیستمهای مختلفی است، که با استفاده از آنها می‌توانید ارتباطات درون/برون سازمانی خود را مدیریت کنید؛ این زیرسیستم‌ها عبارت‌اند از:
به کمک مدیریت مستندات فراگستر و زیرسیستم‌هایی که دارد (مانند سامانه مدیریت مستندات، رسانه سازمانی و دانشنامه سازمانی)، می‌توانید تمامی مکاتبات، اسناد، فایل‌های تصویری و... را به راحتی هر چه تمام‌تر، ثبت، دسته‌بندی، بایگانی و مدیریت نمایید و به اشتراک بگذارید.
اتوماسیون فراگستر در راستای برآورده کردن نیازهای سازمان‌های دولتی و ارائه خدمات غیرحضوری به ارباب رجوع، از زیرسیستم‌هایی مانند میز خدمت الکترونیک، شناسه ملی سند (شمس) و وب‌سرویس اتصال به سامانه رصد، برخودار است. سازمان‌های دولتی با استفاده از این زیرسیستم، می‌توانند بسیاری از خدمات سازمان خود (مانند ثبت انواع درخواست توسط ارباب رجوع) را با استفاده از فرم‌های الکترونیکی به صورت غیرحضوری ارائه نمایند.
بیشتر بخوانید: میز خدمت الکترونیک چیست؟
کاربران به کمک نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر – که از فناوری PWA یا همان وب‌اپلیکیشن پشتیبانی می‌کند – فارغ از نوع دستگاه و سیستم عامل تلفن هوشمند خود، می‌توانند بدون نیاز به نصب اپلیکیشن جانبی، از هر نقطه‌ای که به اینترنت دسترسی دارد، از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده نمایند.
نکته مهم دیگری که در رابطه با نسخه موبایل PWA فراگستر باید به آن اشاره کنیم، این است که کاربران نیازی به بروزرسانی این وب‌اپلیکیشن ندارند و تمامی بروزرسانی‌ها به صورت خودکار انجام می‌شوند.
فراگستر با بیش از 20 سال تجربه و ارائه خدمات به بیش از 2600 سازمان، شرکت و نهاد دولتی و خصوصی (مانند بانک ملی، صدا و سیما، ایرانسل، رایتل، حلال احمر، دیوان عدالت اداری و...)، تمامی نیازهای کاربران خود را شناسایی کرده است و متناسب با نیازهای سازمانها و کسب‌وکارهای ایرانی و موازی با پیشرفت‌های نرم‌افزاری در دنیا، قابلیت‌ها و امکانات جدید را به صورت بهینه‌سازی شده، در اختیار کاربران خود قرار داده است.
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، اتوماسیون اداری فراگستر با هدف ایجاد یک محیط یکپارچه و متمرکز جهت مدیریت تمامی فرآیندهای یک سازمان – اعم از مکاتبات، آرشیو و بایگانی، دبیرخانه و... – طراحی و توسعه داده شده است؛ علاوه بر مواردی که باهم بررسی کردیم، اتوماسیون فراگستر دارای ویژگی‌ها و فناوری‌هایی است که موجب برتری آن نسبت به رقبا می‌گردد؛ برخی از امکانات و ویژگی‌های فراگستر عبارت‌اند از:
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر تنها سامانه اتوماسیونی است که از فناوری OCR فارسی پشتیبانی می‌کند؛ با استفاده از این فناوری، سازمانها قادر به تبدیل اسناد تصویری خود به فایل‌های متنی قابل ویرایش و پردازش هستند. به بیان دیگر، قابلیت OCR فارسی ، تصاویر اسناد شما را به فایل‌های متنی کم حجم، قابل جستجو و قابل ویرایش تبدیل می‌کند.
موتور جستجوی بهجو، همانند موتور جستجوی گوگل، به کاربران اجازه می‌دهد تا در بین انبوهی از اطلاعات، داده‌ها و اسناد و با در اختیار داشتن کمترین اطلاعات از سند مد نظر خود، آن را به راحتی پیدا کنید و مورد استفاده قرار دهید. برخی از ویژگی‌های موتور جستجوی بهجو عبارت است از:
به کمک فناوری تبدیل به گفتار، زمانی که امکان تایپ متون خود را ندارید، می‌توانید به سادگی صحبت کنید تا اتوماسیون اداری فراگستر آنها را به متن قابل ویرایش تبدیل نماید و در اختیار شما بگذارد. شایان ذکر است که این فناوری در نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر نیز موجود است.
یکی دیگر از ویژگی‌های رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر، امکان برگزاری ویدیو کنفرانس بر بستر اتوماسیون اداری می‌باشد؛ به کمک این قابلیت، سازمانها می‌توانند در محیطی امن و بدون هیچ‌گونه محدودیت اینترنتی، جلسات آنلاین خود را برگزار کنند.
به منظور کاهش ترافیک پهنای باند و همچنین مدیریت بهتر فضای ذخیره‌سازی اطلاعات، اتوماسیون اداری فراگستر بدون هیچ‌گونه افت کیفیتی، با اصلاح و نویزگیری تصاویر، تا 80 درصد حجم آنها را کاهش می‌دهد؛ به لطف این قابلیت، بدون کوچک‌ترین تغییری در ظاهر و کیفیت عکس، پهنای باند مصرفی بسیار کاهش یافته و سرعت بارگذاری تصاویر در سامانه نیز افزایش می‌یابد.
بسیاری از درخواست‌ها، قراردادها و یا صورت‌جلسه‌ها برای تایید و گردش در سازمان، باید امضا شوند و به تایید افراد مربوطه برسند؛ در همین راستا، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با ایجاد قابلیت چند امضایی و تاییدات نامحدود، این نیاز سازمانها و کسب وکارها را بر طرف نموده است.
یکی دیگر از مزیت‌های استفاده از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکان پیگیری لحظه‌ای و غیرحضوری درخواست‌ها و مکاتبات می‌باشد؛ تمامی درخواست‌ها و مکاتباتی که در این سامانه به جریان می‌افتند، قابل پیگیری و رصد لحظه‌ای هستند.
این امر علاوه بر افزایش سرعت و شفافیت در روند رسیدگی به درخواست‌ها و مکاتبات، موجب کاهش حضور ارباب رجوع در سازمانها و همچنین افزایش رضایت آنها می‌گردد.
با تعریف فرآیندهای مختلف و خودکارسازی آنها، فرآیندها با سرعت بیشتری انجام می‌شوند؛ از طرفی چون انسان در انجام این فرآیندها هیچ دخالتی ندارد، احتمال خطای انسانی کاهش یافته و علاوه بر سرعت، دقت فرآیندها نیز افزایش می‌یابد.
با در اختیار داشتن انواع مختلف راه‌های ارتباطی (مانند ارسال/دریافت نامه، گفتگوی سازمانی، ارسال/دریافت ایمیل و پیامک و...)، می‌توانید ارتباطات درون/برون سازمانی خود را بهبود ببخشید؛ نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، انواع مختلفی از راه‌ها و پروتکل‌های ارتباطی را در اختیار کاربران خود گذاشته است، تا با توجه به نیاز خود، از آنها استفاده کنند.
نرم افزار اتوماسیون فراگستر، ابزارها و زیرسیستمهای مختلفی را در اختیار سازمانها می‌گذارد، تا با استفاده از آنها، منابع مالی و انسانی خود را به بهینه‌ترین شکل ممکن مدیریت نمایند؛ به عنوان مثال هنگام تعریف و خودکارسازی فرآیندها، بسیاری از مراحل اضافی حذف می‌شوند، که این امر موجب کاهش هزینه‌های سازمان و افزایش بهره‌وری آن می‌گردد.
یکی از قابلیت‌های استفاده از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تعیین سطح دسترسی کاربران به زیرسیستم‌ها و اطلاعات موجود در آنها است؛ به لطف این قابلیت، سازمان ها می‌توانند سطح دسترسی کاربران را بر اساس چارت سازمانی و یا به صورت تکی، تعیین نمایند.
از طرفی، نرم افزار اتوماسیون فراگستر، از پروتکل‌های امنیتی مختلفی پشتیبانی می‌کند، که از اطلاعات شما در برابر حملات سایبری و بدافزارها محافظت می‌نماید.
بیشتر بخوانید: تجربه کار با اتوماسیون اداری فراگستر (به صورت تصویری)
در این مقاله به بررسی کامل بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، یعنی اتوماسیون اداری فراگستر پرداختیم و با ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن آشنا شدیم؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن، حتما سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
