فرآیندها عضو جدایی ناپذیر کسب و کارها می‌باشند و با بهینه‌سازی آن‌ها، می‌توان موجب افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های اضافی کسب و کارها شد. برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار ابتدا باید شناخت کاملی از فرآیندهای موجود و مراحل مختلف آن‌ها به دست بیاوریم و سپس با حذف مراحل اضافی و یا طراحی مجدد فرآیندها، موجب بهبود آن‌ها شد؛ در ادامه به بررسی کامل مراحل بهینه سازی فرایند کسب و کار می‌پردازیم.
بهینه سازی فرآیند کسب و کار شامل انواع مختلفی از روش‌ها، ابزارها و متد‌ها برای تسهیل فرآیندها، افزایش بهره‌وری آن‌ها و بهبود عملکرد فرآیندها می‌باشد؛ کسب و کارها با بهینه سازی فرآیندهای خود می‌توانند علاوه بر افزایش بهره‌وری و سود، موجب کاهش هزینه‌های اضافی و کاهش زمان اتمام فرآیندها شوند. شایان ذکر است که بهینه ساری فرایند کسب و کار، یکی از اقدامات ضروری قبل از طراحی، مدیریت و خودکارسازی فرآیندها می‌باشد.
بیشتر بدانیم: کدام یک از فرآیندهای یک کسب و کار قابل خودکارسازی هستند؟
همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، فرایندها یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین ارکان هر کسب و کار و سازمانی محسوب می‌شوند و برای داشتن کسب و کاری موفق‌تر، باید فرآیندهای موجود را شناسایی و بهینه نمایید؛ بهینه سازی فرایند کسب و کار مزایای مختلفی دارد، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
بیشتر بدانیم: ۱۰ دلیل برای اینکه باید همین امروز کسب و کار خود را خودکارسازی کنید
بهینه سازی فرایند کسب و کار یک چرخه است، که به صورت مداوم می‌تواند ادامه داشته باشد، تا جایی که احساس کنید فرایند مد نظر در بهینه‌ترین حالت خود قرار داد؛ به طور کلی، چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار 5 مرحله اصلی دارد، که این مراحل عبارت‌اند از:
اولین مرحله از بهینه سازی فرایندها، شناسایی آن‌ها و تعیین هدف فرایندها می‌باشد. در این مرحله باید تمامی فرایندهای کسب و کار خود را شناسایی کنید؛ از فرایندهای ساده (مانند درخواست مرخصی، درخواست اضافه کار و...) گرفته تا فرایندهای پیچیده‌تر (ثبت سفارش و ارسال محصولات، ارائه خدمات غیرحضوری و...) که دارای مراحل مختلفی هستند و افراد گوناگونی در آن‌ها دخیل می‌باشند. پس از شناسایی فرایندها، نوبت تعیین هدف آن‌ها می‌رسد؛ تعیین هدف فرایند به شما کمک می‌کند تا شناخت و درک کامل‌تری از فرایندها و علت بوجود آمدن آن‌ها به دست بیاورید.
در مرحله دوم، باید فرایندها را از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار دهید و به شناخت و بررسی نقاط ضعف، تحلیل زمان‌بندی فرایندها، بررسی عملکرد و خروجی فرایندها، شناسایی گلوگاه‌ها، شناسایی جریان کار و... بپردازید؛ به طور کلی در این مرحله از بهینه سازی فرایند کسب و کار باید تمامی عواملی که موجب افزایش بهره‌وری فرایندها و بهبود و تسهیل عملکرد آن‌ها می‌گردند را، شناسایی و تحلیل نمایید.
پس از شناسایی فرایندها و تحلیل و بررسی آن‌ها، نوبت به بهینه سازی فرایند و یا طراحی مجدد آن می‌رسد؛ در این مرحله، باید با توجه به تحلیل‌ها و بررسی‌هایی که بر روی فرایندها انجام داده‌اید، مراحل اضافی فرایندها را حذف کنید و اصلاحاتی در مسیر و مراحل فرایندها ایجاد نمایید.
حال همه چیز برای پیاده سازی و اجرای فرایندها فراهم است؛ در 4امین مرحله از چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار، نوبت به پیاده سازی فرایندهای بهینه شده و اجرای آن‌ها در محیط کسب و کار می‌باشد. راه‌های مختلفی برای پیاده‌سازی و اجرای فرایندها وجود دارد، اما بهترین روش و ابزار برای پیاده سازی و اجرای فرایندهای کسب و کار، استفاده از سامانه‌های اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است، که در ادامه به بررسی آن‌ها نیز خواهیم پرداخت.
اخرین مرحله از چرخه بهینه سازی فرایند کسب و کار، نظارت و بهبود فرایندها می‌باشد؛ با پیاده سازی و اجرای فرایندها می‌توانید در عمل آن‌ها را مورد نظارت قرار دهید و نتایج و عملکرد آن‌ها را زیر نظر بگیرید تا مشکلات و نواقصی که هنوز در فرآیندها وجود دارند را شناسایی کنید و با اصلاح آن‌ها، موجب بهبود فرایندها گردید.
بیشتر بدانیم: ۱۱ مرحله پیاده سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار که باید بدانید
توجه داشته باشید که بهینه سازی فرایند کسب و کار، یک استراتژی و متد مدیریت کسب و کار است و راه حلی برای افزایش بهره‌وری کسب و کار و کاهش هزینه‌های آن می‌باشد. همان‌طور که کمی پیش‌تر اشاره کردیم، ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی برای بهینه سازی، بهبود و اجرای فرایندها وجود دارند؛ مانند نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)، نرم افزارهای مدیریت روند کسب و کار (Workflow Management Software)، نرم افزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و... .
بیشتر بدانیم: اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) چیست و چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد؟
در بین مواردی که بیان کردیم، نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPMS، بهترین گزینه برای بهینه سازی فرایند کسب و کار و همچنین ابزاری بسیار مناسب برای پیاده سازی فرایندها در سامانه‌های مختلف – مانند سامانه اتوماسیون کسب و کار – می‌باشد.
با جستجو در اینترنت، به انواع مختلفی از نرم‌افزارهای BPMS برخورد می‌کنید، که هر کدام از آن‌ها قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختص به خود را دارند؛ اما در بین آن‌ها، نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر یا همان نرم افزار BPMS ، بهترین گزینه برای شناسایی، طراحی و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار می‌باشد.
نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های بسیار مهم و کاربردی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر است و یکپارچگی کاملی با این سامانه و دیگر زیرسیستم‌های آن دارد؛ به کمک این نرم افزار می‌توانید بدون نیاز به هیچ‌گونه دانش برنامه‌نویسی و تنها با استفاده از نمادهای بصری و قابلیت Drag&Drop، انواع مختلفی از فرآیندها ساده و پیچیده را تعریف، طراحی و بهینه سازی کنید و در سامانه‌های مختلف کسب و کار خود مورد استفاده قرار دهید. برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر عبارت‌اند از:
بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار شامل 5 مرحله اصلی (شناسایی، تحلیل و بررسی، بهینه‌سازی و طراحی مجدد، پیاده‌سازی و اجرا، ارزیابی و بهبود) می‌باشد. هر کسب و کاری برای پیشرفت، توسعه و افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد خود، باید به بهینه سازی فرایندهای که دارد، بپردازد؛ این امر موجب کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت، بهبود عملکرد و در نهایت افزایش بهره‌وری و سود کسب و کارها می‌گردد.
از شما سپاسگزاریم که تا انتهای مقاله ما را همراهی نمودید و امیدواریم که اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون بهینه سازی فرایند کسب و کار و نرم‌افزارها و روش‌های بهینه‌سازی فرآیندها، حتما آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
