ابزار مدیریت پروژه یک مفهوم شناخته شده است. ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به تیم‌ها و مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا پروژه‌ها را به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی و کنترل کنند. یک ابزار مدیریت پروژه مانند دستیاری است که شما را در تمام مراحل یک سفر پروژه‌ای همراهی می‌کند.
بعضی از افراد ممکن است فکر کنند که ابزارهای مدیریت پروژه تنها برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ با پروژه‌های عظیم مناسب هستند. اما این تصور اشتباه است. مدیریت پروژه برای همه افرادی که به صورت فریلنسری یا دورکاری فعالیت می‌کنند نیز بسیار ارزشمند است. فریلنسرها و افرادی که به صورت مستقل کار می‌کنند، با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانند بهتر پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را مدیریت کنند. این ابزارها به آنها کمک می‌کنند تا پروژه‌های خود را به بهترین نحو برنامه‌ریزی کرده و به موقع به اهداف خود دست پیدا کنند.
پروژه‌ها مانند پازل‌های عظیم هستند که تعداد زیادی قطعه کوچک را شامل می‌شوند و با هم ترکیب می‌شوند تا یک تصویر بزرگتر ایجاد کنند. در صورتی که قطعات به درستی ترکیب نشوند، تصویر نهایی ممکن است کیفیت مناسبی نداشته باشد. مدیریت پروژه ابزاری است که تضمین می‌کند که همه قطعات به درستی در جای خود قرار بگیرند و تصویر کلی با کیفیتی ایجاد شود.
آیا تا به حال به دنبال ابزاری مناسب برای مدیریت پروژه‌ها بوده‌اید؟ انتخاب ابزار مناسب به علت تنوع زیاد ابزارها، ممکن است چالش برانگیز باشد و گیج‌کننده باشد. در این مقاله، ما به شما راهنمایی می‌دهیم که چگونه بهترین ابزار را انتخاب کنید.
در هنگام انتخاب یک ابزار مدیریت پروژه برای پروژه‌های خود، به نکات مهم زیر توجه کنید:
تعیین اهداف کسب و کار
قبل از انتخاب ابزار مدیریت پروژه، باید اهداف خود را از استفاده از ابزار مدیریت پروژه به دقت مشخص کنید. آیا از ابزار PMI می‌خواهید برای پیشرفت پروژه‌ها استفاده کنید؟ یا فرآیند مدیریت پروژه را بهینه‌تر کنید؟ یا زمانبندی و منابع را بهینه‌سازی کنید؟ یا اهداف دیگری دارید؟ انتخاب ابزار مدیریت پروژه باید با اهداف پروژه شما هماهنگ باشد.
بررسی ابزارهای مدیریت پروژه موجود
ابزارهای مدیریت پروژه مختلفی وجود دارند. پیشنهاد می‌کنم ابزارهای مختلف را مقایسه کنید و آنها را برای پروژه‌تان تست کنید. اطلاعات بیشتری در مورد قابلیت‌ها و ویژگی‌های هر ابزار به شما کمک می‌کند تا انتخاب بهتری داشته باشید.
بررسی نظرات و تجربیات دیگران
نظرات و تجربیات افرادی که از ابزار مدیریت پروژه استفاده کرده‌اند، می‌تواند به شما در انتخاب مناسب‌ترین ابزار کمک کند. پیشنهاد می‌شود نظرات کاربران را مطالعه کرده و از تجربیات آنها استفاده کنید.
رسپانسیو و واکنش‌گرا
ابزار مدیریت پروژه باید به سادگی از هر دستگاهی، از تلفن همراه گرفته تا کامپیوتر دسکتاپ، قابل دسترسی باشد. این به تیم پروژه شما این امکان را می‌دهد که همیشه و همه‌جا به اطلاعات پروژه دسترسی داشته باشد.
قابلیت سفارشی‌سازی
یک ابزار مدیریت پروژه حرفه‌ای باید قابلیت سفارشی‌سازی را داشته باشد تا شما بتوانید بخش‌های مختلف پروژه را بر اساس نیازهای خاص خود تنظیم کنید.
پشتیبانی و آموزش
پیشنهاد می‌شود قبل از خرید ابزار مدیریت پروژه، از پاسخگویی تیم پشتیبانی و میزان رسیدگی آنها به مشکلات اطمینان حاصل کنید. همچنین بررسی کنید که آیا تیم پشتیبانی آموزش‌های لازم را به شما ارائه می‌دهد.
قیمت ابزار مدیریت پروژه
هزینه‌های مرتبط با استفاده از ابزار مدیریت پروژه را با دقت بررسی کنید. همچنین مدل قیمت‌گذاری (مثلا اشتراکی یا براساس تعداد کاربران) باید با بودجه شما همخوانی داشته باشد.
در ادامه مقاله قصد دارم یکی از کاربردی‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه را معرفی کنم و امکانات مختلف آن را
اسکریپت Perfex یک ابزار کاربردی و چند منظوره است که به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها و ارتباط با مشتریان خود را به بهترین شکل مدیریت کنند. این ابزار همچنین مناسب برای افرادی است که به صورت فریلنسری یا دورکاری کار می‌کنند. این اسکریپت، به فارسی ترجمه و بخش‌های مختلف آن بومی‌سازی شده است. اسکریپت Perfex علاوه بر مدیریت پروژه، امکانات نامحدودی را به کاربران خود ارائه می‌دهد. این امکانات شامل مدیریت کارمندان، مدیریت مشتریان، مدیریت انبار و بسیاری از ابزارهای دیگر می‌شود.
برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره اسکریپت Perfex و آشنایی با امکانات آن، پیشنهاد می‌شود مقاله معرفی اسکریپت Perfex را مطالعه کنید.
اسکریپت PERFEX دارای امکانات نامحدودی است که علاوه بر مدیریت پروژه به شما امکان مدیریت مشتریان و کارمندان را نیز می‌دهد. برای دیدن قابلیت‌های مختلف آن پیشنهاد می‌کنم دموی رایگان آن را ببینید و ویژگی‌های مختلف آن را تست کنید. برای دیدن دموی PERFEX به صورت رایگان اینجا کلیک کنید.
بخش «پروژه» در اسکریپت Perfex واحد مهمی برای مدیریت پروژه‌ها و کنترل آن‌هاست. با استفاده از این بخش، شما می‌توانید پروژه‌های مختلف خود را به دقت مدیریت کنید.
این ابزار به شما امکان می‌دهد تمام جزئیات و وظایف مرتبط با هر پروژه را به صورت سازمان‌یافته و کارآمدی مدیریت کنید. می‌توانید اطلاعات مهمی مانند عنوان پروژه، توضیحات، تاریخ شروع و پایان، مشتری مرتبط، وظایف، ویژگی‌ها و تقویم پروژه را تعیین و مدیریت کنید. از این طریق می‌توانید پیشرفت پروژه را نظارت کرده و همچنین با تیم خود در ارتباط بمانید. امکانات گزارش‌دهی این بخش به شما اطلاعات دقیقی از پیشرفت پروژه‌ها ارائه می‌دهد و به بهبود مدیریت پروژه‌های خود کمک می‌کند.
بیشتر: برای دیدن آموزش ایجاد پروژه جدید در اسکریپت Perfex CRM کلیک کنید.
با کلیک بر روی «مشاهده پروژه» می‌توانید اطلاعات و تمامی جزئیات پروژه را ببینید. در سربرگ بالایی شامل موارد مختلفی است که در ادامه هر کدام را توضیح خواهم داد.
بررسی اجمالی: این قسمت به شما امکان می‌دهد تا یک نگاه کلی به پروژه داشته باشید. اطلاعات اصلی پروژه مانند عنوان، توضیحات، تاریخ شروع و پایان، وضعیت و مشتری مرتبط اینجا نمایش داده می‌شود.
وظایف: بخش «وظایف» در اسکریپت Perfex ابزاری کارآمد و مفید برای مدیریت وظایف مرتبط با پروژه‌هاست. این بخش به شما اجازه می‌دهد وظایف مختلف مرتبط با پروژه را ایجاد و مدیریت کنید. هر وظیفه دارای تاریخ پایان و وضعیتی است که نشان می‌دهد که آیا تکمیل شده یا هنوز در حال انجام است. این ویژگی‌ها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشند و کارها را به موقع انجام دهند. همچنین، می‌توانید وظایف را به اعضای تیم تخصیص داده و از اولویت‌بندی آنها برای انجام کارهای مهم‌تر استفاده کنید.
برگه های ثبت ساعات: با استفاده از این بخش اعضای تیم می‌توانند ساعات کاری خود را برای هر پروژه ثبت کنند. این قابلیت در محاسبه هزینه‌ها و پیشرفت پروژه می‌تواند مفید باشد.
فازها: در برخی از پروژه‌ها نیاز دارید فازهای مختلف مانند خرید مواد اولیه، طراحی، تست و... ایجاد کنید تا میزان پیشرفت کارها در هر فاز را بهتر دنبال کنید.
فایل ها: در این بخش، شما امکان مدیریت و آپلود فایل‌های مرتبط با پروژه را دارید. این بخش به شما امکان می‌دهد انواع فایل‌ها مانند اسناد متنی، تصاویر، ویدیوها، اسناد PDF، فایل‌های اکسل، و هر نوع فایل دیگری را آپلود کنید. در هر مرحله از پروژه، اعضای تیم می‌توانند به فایل‌های مرتبط با آن مراجعه کرده و اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشند.
گفتگو ها: این بخش به شما امکان می‌دهد با اعضای تیم و مشتریان پروژه گفت‌و‌گو کنید. این ارتباطات به صورت مرتبط با پروژه ثبت می‌شوند.
گانت چارت: گانت چارت در اسکریپت perfex یک نمایش زمانی از اجرای پروژه است که به شما اجازه می‌دهد تا وظایف و رویدادهای مختلف را بر روی یک نمودار زمانی نمایش دهید. این به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید.
تیکت ها: اگر در حین پروژه نیاز به پشتیبانی یا رفع مشکلات دارید، می‌توانید تیکت‌ها را ایجاد کرده و پیگیری کنید.
قرارداد ها: در این قسمت می‌توانید قراردادهای مرتبط با پروژه را ثبت کرده و مدیریت کنید. همچنین برای ایجاد قرارداد جدید نیز اقدام کنید.
فروش ها: با استفاده از بخش «فروش‌ها» شما به تمامی پروپوزال‌ها، پیش‌فاکتورها، فاکتورها، هزینه‌ها و تراکنش‌های مالی مرتبط با پروژه دسترسی دارید.
یادداشت ها: شما می‌توانید اطلاعات مهم مرتبط با پروژه را ایجاد و مدیریت کنید.
فعالیت: در این بخش می‌توانید فعالیت‌های مختلف اعضای تیم در پروژه را مشاهده کنید و به پیشرفت کارها نظارت داشته باشید.
با استفاده از این بخش‌ها، شما می‌توانید به صورت حرفه‌ای پروژه‌های خود یا سازمانتان را مدیریت کنید و از تمامی امکانات ویژه آنها بهره‌بری کنید.
برای دستیابی به این امکانات، می‌توانید اسکریپت Perfex را از سایت معتبر زحل سافت دانلود و خریداری نمایید.
اسکریپت Perfex CRM به شما کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت پروژه‌ها و دورکاری کارمندان را بهترین حرفه‌ای ترین شکل ممکن انجام دهید.
