هرگز این سوال برای شما پیش آمده که چرا به نظر می‌آید بعضی‌ها همیشه برای هر کاری زمان کافی دارند، در حالی که عده‌ای دیگر همیشه با عجله از کاری به کار دیگر می‌پردازند و برای اتمام کارها زمان کافی ندارند؟ بدون شک به این مفهوم نیست که عده‌ای کار کمتری انجام می‌دهند، بلکه به احتمال زیاد این گروه از افراد از زمان خود بسیار موثرتر استفاده می‌کنند، به عبارت دیگر، از مهارت‌های مدیریت زمان بهره می‌برند.
مدیریت زمان به مفهوم توانایی استفاده مؤثر و کارآمد از زمان است. همچنین می‌توانید آن را هنر خلق زمان کافی برای انجام کارها، بدون احساس اضطراب تعریف کنید. به نظر ساده، اما در عمل بسیار دشوار است.
با توجه به اینکه تعداد کمی از افراد برای انجام کارهایی که به آنها واگذار می‌شود یا خود علاقمند به انجام آن هستند زمان کافی دارند، برخورداری از مهارت های مدیریت زمان بسیار مهم است.
مدیریت زمان یعنی استفاده موثر و کارآمد از زمان- اما اگر از بالاترین میزان بهره‌وری برخوردار باشید و همچنان زمان کافی برای انجام همه کارها نداشته باشید چطور؟ پس شاید بهتر باشد مدیریت زمان را ترکیبی از بهره‌وری و اولویت بندی بدانیم.
به عبارت دیگر، افرادی که در مدیریت زمان مهارت کافی دارند، در آغاز و پیشبرد کار خوب عمل می‌کنند. آنها در اولویت‌بندی، و تشخیص کارهایی که واقعاً نیاز به انجام دارند بهتر عمل می‌کنند - و سپس سایر کارها را از فهرست خود حذف می‌کنند.
این مهارت با درک تفاوت بین کارهای فوری و مهم به دست می‌آید.
کار "فوری" توجه و اقدام فوری شما را می طلبد، اما اینکه شما این توجه را به آن کار داشته باشید یا نه اهمیتی ندارد.
کار "مهم" اهمیت دارد و انجام ندادن آن ممکن است عواقب جدی برای شما یا دیگران داشته باشد.
به مثال‌های زیر توجه کنید:
- پاسخ به تلفن یک کار فوری است. اگر این کار را انجام ندهید، تماس‌گیرنده قطع می کند و هرگز متوجه علت تماس او نخواهید شد – که ممکن است مهم بوده باشد، یا ممکن است پیامی ضبط شده باشد که شما را به خرید یک سرویس تشویق می‌کند، همین‌قدر بی‌اهمیت.
- مراجعه منظم به دندانپزشک مهم است (حداقل به ما این طور گفته‌اند). اگر به شکل دوره‌ای به دندانپزشک مراجعه نکنید، ممکن است به بیماری لثه یا سایر مشکلات مبتلا شوید. اما فوری نیست. البته اگر آن را برای مدت طولانی پشت گوش بیاندازید، ممکن است به کاری فوری تبدیل شود.
- برداشتن فرزندانتان از مدرسه هم فوری و هم مهم است. اگر در زمان مناسب خود را به مدرسه نرسانید،هم انتظار فرزندتان را آزار می‌دهد و هم کارمندان مدرسه را.
- خواندن پست‌های خنده دار نه فوری است و نه مهم. ولی هنوز هم اولین کاری است که هر روز انجام می‌دهیم!!
تمایز بین کار فوری و مهم، کلید اولویت‌بندی زمان و حجم کاری شما، در محل کار، در خانه و هنگام مطالعه است.
این تمایز شما را قادر می‌سازد اولویت انجام کارها را مشخص کنید و تصمیم بگیرید کدام کارها را می‌توانید در فرصتی دیگر انجام دهید یا آن را به طور کلی از فهرست کارها حذف کنید. عنوان مثال، با به تعویق انداختن یک کار فوری غیر مهم، شاید متوجه شوید که انجام آن لازم نیست.
استفاده از یک شبکه مانند ماتریس اولویت مشابه آنچه در ادامه می‌بینید می تواند به شما کمک کند تا وظایف خود را در دسته‌بندی‌های مناسب سازماندهی کنید:
کاربرد ماتریس اولویت
برای استفاده از ماتریس اولویت، بهتر است وظایف و کارها را روزانه مرور کنید. هر روز این پرسش‌ها را از خود بپرسید:
* کدام یک از کارها باید در ۴۸ ساعت آینده انجام شود؟
اینها "فوری" هستند.
* از کارهای فوری، کدام یک مهم‌تر هستند؟
بهتر است کارها را به ترتیب اهمیت فهرست کنید، و به اینکه کار مهم است یا نه اکتفا نکنید.
* از بین کارهای غیر فوری، کدام یک مهم‌تر هستند؟
بهتر است به جای تمایز مطلق، آنها را به ترتیب اهمیت فهرست کنید.
اکنون با توجه به پاسخ‌ها، وظایف و کارها را در خانه‌های ماتریس اولویت قرار دهید:
- در هر خانه حداکثر هفت یا هشت وظیفه قرار می‌گیرد.
- با خانه «اول اینو انجام بده» شروع کنید.
توجه: کارهای فوری یا مهم را فقط به این دلیل که باب میل شما نیستند به تعویق نیندازید. به تعویق انداختن کارها تغییری در حس شما به آنها ایجاد نمی‌کند.
اگر وظیفه شما خوردن قورباغه است، بهتر است اول صبح این کار را انجام دهید. و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول بزرگترین قورباغه را بخورید.
مارک تواین
در مرحله بعد، به کارهای با فوریت کمتر ولی مهم بپردازید. تصمیم بگیرید که قرار است در مورد آنها چه کاری انجام دهید، و سپس زمان دقیقی را برای انجام آنها مشخص کنید یا انجام آنها را به شخص دیگری واگذار کنید.
انجام وظایف فوری اما آسانتر/کم اهمیت‌تر را به دیگران محول کنید.
حالا کارهایی که فوری نیستند و اهمیت هم ندارند را حذف کنید.
و کار را شروع کنید. با فهرست «اول اینو انجام بده» شروع کنید. پس از اتمام آن لیست، به سراغ سایر کارهای برنامه ریزی شده بروید.
با مرور منظم ماتریس می توانید روی کارهایی که واقعاً مهم است تمرکز کنید و کار را به جریان بیندازید.
نکته:
فوریت و/یا اهمیت یک کار مطلق نیست. فقط شما می توانید در مورد فوریت یا اهمیت کارهایتان تصمیم بگیرید.
به عنوان مثال، برخی از افراد اگر انجام کاری با ایشان دو بار پیگیری نشود، به طور کلی آن را کنار می‌گذارند چون به نظرشان این کار برای کسی نه فوری است و نه مهم.
به یاد داشته باشید که شما و سلامتی‌تان مهم هستید. فقط به این دلیل که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، به این معنی نیست که چند حرکت ورزشی، ۱۰ دقیقه پیاده‌روی یا تغذیه اصولی اهمیتی ندارد. شما نباید سلامت جسمی یا روانی خود را فدای کارهای "فوری" تر کنید.
هشدار!
فوریت و/یا اهمیت یک ویژگی ثابت نیست. شما باید فهرست کارهایتان را به طور منظم مرور کنید تا مطمئن شوید اهمیت کارها تغییر نکرده است. شاید لازم باشد در اولویت‌ها تجدید نظر کنید.
اگر یک کار مهم بارها و بارها به دلیل پیش آمدن کارهای فوری تر و مهم تر به پایین فهرست رانده شود تکلیف چیست؟
ابتدا مطمئن شوید که آیا واقعا مهم است یا خیر. آیا واقعاً نیاز به انجام دادن دارد، یا فقط شما فکر می‌کنید که باید این کار را انجام دهید؟
اگر واقعاً مهم است، پس به سپردن آن به دیگران فکر کنید.
مطالعه موردی:
یک موقعیت برد-برد از تفویض اختیار
جنی مدیر یک تیم پرمشغله و بسیار فعال بود که زمان زیادی را صرف آن می‌کرد. جنی می‌دانست که باید در مورد استراتژی بلندمدت تیمش تصمیم‌گیری کند، اما اختصاص زمان به این کار بسیار دشوار بود.
در یکی از جلسات توسعه کار، سارا، یکی از افراد تیمش، ابراز تمایل کرد که برای تقویت مهارت‌هایش آماده است در حوزه استراتژی فعالیت بیشتری انجام دهد. جنی متوجه شد که این فرصتی برای هر دو نفر آن‌هاست و به سارا این فرصت را داد تا استراتژی تیم را ترسیم کند. سارا از فرصت استفاده کرد و طرحی بسیار دقیق تهیه کرد که پایه‌ای عالی برای آینده تیم بود.
تعادل بین اولویت های شخصی و حرفه ای را چگونه برقرار کنیم؟ دو راهکار برای مدیریت این موضوع وجود دارد:
１. هر دو را در یک ماتریس قرار دهید
مزایا: کارهای شخصی شما گم و فراموش نمی شوند.
معایب: باید تعادلی بین موارد شخصی و حرفه‌ای پیدا کنید.
２. از دو ماتریس مجزا استفاده کنید و برای رسیدگی به هرکدام زمان خاصی را تعریف کنید.
مزایا: به این معنی است که شما می توانید با یک دیدگاه واقع بینانه در مورد فوریت به هر دو موضوع بپردازید.
معایب: ممکن است برنامه ریزی بسیار پیچیده شود.
اینکه کدام راه را انتخاب کنید به شما بستگی دارد – مهم این است که آن را به نفع خود پیش ببرید.
بنابراین، استفاده ماتریس اولویت برای اولویت بندی حجم کاری شما کلیدی است. با این حال، مدیریت زمان فراتر از اولویت بندی است: مدیریت زمان انجام کار با بهره‌وری بالاتر را نیز دربر می‌گیرد. راه های دیگری نیز برای افزایش کارایی و بهره وری وجود دارد.
مرتب باش
برای برخی از ما، بهم ریختگی می تواند هم حواس پرتی به همراه داشته باشد و هم افسرده کننده باشد.
نظم و ترتیب می تواند عزت نفس و انگیزه را بهبود بخشد. همچنین اگر فضای کاری شما مرتب باشد و سیستم های خود را به روز نگه دارید، کنترل بیشتری بر کارهای در دست انجام خواهید داشت.
نکته مهم درباره نظم و ترتیب:
کارها و وسایل خود را به سه گروه تقسیم کنید: نگه‌داشتنی، بخشیدنی، دورریختنی.
نگه‌داشتنی: اگر آن را برای کاری که در دست دارید یا برای سوابق لازم دارید، نگه دارید. اگر نیاز به اقدام دارد، آن را به فهرست کارها اضافه کنید.
بخشیدنی: اگر آن را لازم ندارید، اما ممکن است شخص دیگری بتواند از آن استفاده کند آن را به دیگری بدهید. اگر کاری است که می‌توان و باید آن را به دیگری سپرد، واگذارش کنید.
دورانداختنی یا بازیافتی: وسایلی که برای شما یا دیگران ارزشی ندارند.
از فهرست «انجام دادنی‌ها» استفاده کنید
چه الکترونیکی و چه کاغذی، فهرست ها راه خوبی برای به خاطر سپردن کارهایی هستند که باید انجام دهید. همچنین با یک نگاه به فهرست، آنچه را که فراموش کرده اید به خاطر می‌آورید.
مهم‌ترین موارد را مشخص‌تر یا هایلایت کنید و فراموش نکنید کارهای انجام شده و/یا کارهایی که دیگر نیازی به انجام آنها نیست، را از فهرست خود حذف کنید.
وقت مناسب خود را بشناسید
همه ما در اوقات خاصی از روز بهتر کار می‌کنیم. بهتر است کارهای دشوار را در آن زمان انجام دهید.
البته، باید برای کارهایی که باید در زمان‌های خاصی انجام دهید نیز برنامه‌ریزی کنید، مانند جلسات یا سفر کاری.
یکی دیگر از گزینه‌های موثر، داشتن فهرستی از کارهای کوچک مهم اما غیر فوری است که می‌توان در ده دقیقه زمان بین جلسات انجام داد.
نکته مهم: استفاده از فناوری برنامه‌ریزی
برخی از مردم هنوز ترجیح می دهند از یک دفتر و فهرست انجام دادنی‌ها استفاده کنند – که ایرادی هم ندارد.
اما، برای کسانی که به فناوری علاقه دارند، اکنون ابزارهای زیادی برای کمک به برنامه ریزی وجود دارد.
کار را به تعویق نیاندازید، اما بپرسید چرا برای به تعوبق انداختن کار وسوسه می‌شوید.
اگر کاری واقعاً فوری و مهم است، آن را انجام دهید.
اما، اگر متوجه شدید که برای انجام ندادن کاری دنبال بهانه می‌گردید، از خود بپرسید که چرا.
ممکن است در مورد اینکه آیا اصلاً باید این کار را انجام دهید یا خیر شک دارید. شاید نگران مسائل اخلاقی هستید، یا فکر می‌کنید که انجام آن کار بهترین گزینه نیست. اگر چنین است، با دیگران مشورت کنید و گزینه‌های دیگر را بررسی کنید.
سعی نکنید چند کار را هم‌زمان انجام دهید
به طور کلی، افراد در انجام چند کار به طور هم‌زمان خیلی خوب نیستند، زیرا مغز ما برای تغییر تمرکز زمان زیادی نیاز دارد.
بهتر است یک کار را به اتمام برسانید و سپس کار دیگری را آغاز کنید. اگر مجبورید کارهای مختلف زیادی انجام دهید، سعی کنید آنها را گروه‌بندی کنید و کارهای مشابه را پشت سر هم انجام دهید.
آرامش داشته باشید
شاید مهم‌ترین چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که آرامش داشته باشید. احساس غرق شدن در کارها می تواند بسیار استرس زا باشد. به یاد داشته باشید که اگر نتوانید کارهایی که در فهرست «انجام بده» بوده است را انجام دهید یا مجبور باشید آن را به فردا موکول کنید، دنیا به پایان نخواهد رسید.
