پُرسبِیس نرمافزار آنلاین جمعآوری، سازماندهی و مدیریت دادههاست که میتواند جایگزین اکسل و گوگلشیت برای انجام بسیاری از امور منابع انسانی، امور اداری و مدیریت سازمانها باشد. پس از اینکه از پُرسلاین به عنوان نرمافزار فرمساز آنلاین و به منظور ساخت انواع فرمهای نظرسنجی منابع انسانی استفاده کردید، با اتصال پُرسبِیس به فرمهایتان در پُرسلاین میتوانید دادههایتان را به صورت خودکار و مستقیم به پُرسبِیس منتقل و در قالب جداول داده، سازماندهی و مدیریت کنید.
همچنین امکان طبقهبندی دادههای مختلف در نماهای جداگانه، امکان اشتراکگذاری نماها، امکان فعالیت همزمان افراد مختلف روی یک جدول با سطح دسترسی متفاوت، امکان اتصال جداول دادهها و امکان خودکار کردن گردش کار (اتوماسیون) از جمله قابلیتهای پُرسبِیس میباشد. در این مقاله به بررسی کاربردهای پُرسبِیس در حوزه منابع انسانی خواهیم پرداخت.
با پُرسبِیس میتوانید بسیاری از امور منابع انسانی را به صورت یکپارچه و کنترلشده انجام دهید. مواردی نظیر:
جذب و استخدام
مدیریت مرخصیها
انبوردینگ و خروج کارمندان
گزارش هزینهها
جمعآوری بازخوردها
نگهداری مستندات منابع انسانی
گردش کار امور اداری
فرآیند جذب و استخدام
با اتصال فرم استخدام پُرسلاین، تمام اطلاعات رزومهها و متقاضیان بهصورت خودکار وارد پُرسبِیس میشود و هیچ رزومهای گم یا فراموش نمیشود. سپس بدون نیاز به دانلود میتوانید رزومههای متقاضیان استخدام را در پُرسبِیس مشاهده کنید و به معرفی صوتی متقاضیان گوش دهید. سپس وضعیت هر متقاضی (بررسی رزومه، تماس اولیه، مصاحبه، تست، پذیرش یا رد)، زمانبندی مصاحبه، ارزیابیها، نظر مدیران را در جدول مشخص کنید. با قابلیت ایجاد نما میتوانید مراحل جذب را برای تیم HR، مدیرهای بخشهای مختلف سازمان یا مدیرعامل تفکیک کرده و با قابلیت اشتراکگذاری نما، هر نما را با مسئول مربوطه به اشتراک بگذارید تا هر فرد صرفا اطلاعات مربوط به خود را مشاهده کند.
در ویدیوی زیر میتوانید آموزش کامل مدیریت فرآیند جذب و استخدام در پُرسبِیس را مشاهده کنید.
همچنین با اتوماسیون میتوان کارهایی مثل اطلاعرسانی وضعیت، زمانبندی مصاحبه، ارسال ایمیل به متقاضی و هماهنگی بین تیمها را خودکار نمود. برای مثال میتوانید اتوماسیونی تعریف کنید که در صورت رد متقاضی استخدام یا تایید او برای مصاحبه، پیامی برای او کند و او را از وضعیت درخواستش مطلع کند. همچنین در صورت تغییر وضعیت متقاضی به «تایید برای مصاحبه»، ایمیل خودکاری برای مسئول منابع انسانی ارسال شود تا هماهنگی زمان مصاحبه را انجام دهد.
پایگاه اطلاعات کارمندان
به کمک پُرسبِیس به سادگی، میتوانید پایگاه داده یکپارچهای از کارمندان بسازید. دادهها را درنماهای مختلف (بر اساس واحد، پست سازمانی، وضعیت اشتغال، نوع قرارداد، موقعیت جغرافیایی و…) قرار دهید و دادههای هر نما را با مدیر مربوطه، به اشتراک بگذارید.
امور مرتبط با کارمندان مانند ارزیابی عملکرد، مرخصیها، ماموریتها، مدارک و اسناد HR را هم میتوانید در جداول جداگانه ثبت کنید و با قابلیت اتصال بین جدولها، همه رکوردهای مرتبط با هر کارمند را بهصورت کامل و یکپارچه مشاهده نمایید. همچنین با بهرهگیری از قابلیت اتوماسیون نیز روندهای تکراری مثل یادآوری ارزیابیها، تمدید قراردادها یا تأیید مرخصی را کاملاً خودکار انجام دهید.
آنبوردینگ کارمندان جدید
به وسیله پُرسبِیس میتوانید فرآیند ورود و خروج کارمندان را کاملاً استاندارد، قابلپیگیری و خودکار کنید. ابتدا میتوانید اطلاعات اولیه کارمند را از طریق فرم پرسلاین جمعآوری کنید و آن را بهصورت خودکار به جدول پرسنلی در پُرسبِیس متصل نمایید. سپس با ایجاد چکلیست ورود (دریافت لپتاپ، ایجاد ایمیل سازمانی، تنظیم دسترسیها، معرفی همتیمیها…) و ساخت نماهای جداگانه برای هر کدام از این موارد ،نماها را با مسئول هر بخش به اشتراک بگذارید. با اتوماسیون نیز میتوانید واحدهای مرتبط (IT، مالی، منابع انسانی، مدیر مستقیم) را از وظایفی که به آنها محول شده مطلع کنید و وضعیت انجام وظایف را پیگیری کنید.
با پُرسبِیس میتوانید تمام دادههای منابع انسانی را به صورت یکپارچه، متمرکز و هوشمند مدیریت کنید. برای آشنایی بیشتر با ویژگیها و شیوه کار با این نرمافزار، راهنمای پُرسبِیس را مشاهده کنید. همچنین میتوانید سوالات خود را با کارشناسان پشتیبانی ما مطرح کنید تا شما را متناسب با نوع نیازتان، راهنمایی کنند.
