مروری بر برون سپاری منابع انسانی، استفاده از آن در سازمان ها و جایگزین های آن
برون سپاری هر فعالیتی به یک ارائه دهنده خارجی می تواند مزایایی مانند افزایش کارایی و دسترسی به تخصص داشته باشد. اما می‌تواند چالش‌هایی مانند از دست دادن دانش و پراکندگی خدمات ارائه‌شده را نیز به همراه داشته باشد. حقوق و دستمزد متداول ترین فعالیت برون سپاری منابع انسانی است که به دنبال آن مشاوره در مورد موضوعات پیچیده تخصصی ارائه می شود.
این برگه اطلاعات برون‌سپاری منابع انسانی و استفاده از آن توسط سازمان‌ها را معرفی می‌کند و برخی از جایگزین‌ها مانند خدمات مشترک، خود سرویس کارکنان و خدمات مشاوره خرید را تشریح می‌کند. این نیاز به در نظر گرفتن پرونده تجاری برای برون سپاری کار HR و سؤالاتی که باید در تصمیم گیری در مورد اینکه آیا برون سپاری مناسب ترین راه حل است پرسیده شود، برجسته می کند. در نهایت، برگه اطلاعات راهنمایی در مورد انتخاب یک ارائه‌دهنده ارائه می‌دهد و مسائلی را که باید در هنگام مدیریت انتقال از خدمات داخلی به یک سرویس شخص ثالث در نظر گرفته شود، ارائه می‌کند.
برون سپاری منابع انسانی چیست؟
عمل برون سپاری شامل خرید یک یا چند خدمات تجاری از یک ارائه دهنده خارجی است. این می تواند شامل منابع انسانی و/یا سایر خدمات مانند فناوری اطلاعات باشد. فرآیندهای خاصی که در برون سپاری منابع انسانی گنجانده شده است، از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است - برخی ممکن است تقریباً تمام فرآیندهای منابع انسانی خود را برون سپاری کنند در حالی که برخی دیگر اجزای خاصی مانند حقوق و دستمزد یا استخدام را انتخاب می کنند.
تحقیقات در سال 2020 نشان داد که مدل های برون سپاری عمدتاً توسط شرکت های کوچک و متوسط استفاده می شود. در مقایسه با سازمان‌های بزرگ‌تر، حقوق و دستمزد معمولاً در شرکت‌های کوچک و متوسط در مقایسه با شرکت‌های بزرگ‌تر مورد بررسی، برون‌سپاری می‌شد.
برون سپاری منابع انسانی تنها راه حلی نیست که سازمان ها می توانند برای تغییر شیوه عملکرد خدمات منابع انسانی خود در نظر بگیرند. گزینه های دیگر می توانند به عنوان جایگزینی برای برون سپاری یا در ارتباط با آن کار کنند.
هیچ مدل واحدی برای ارائه منابع انسانی وجود ندارد که برای همه سازمان‌ها مناسب باشد. یک سازمان باید فعالیت های منابع انسانی خود را بر اساس استراتژی سازمانی، ساختار سازمانی و نیازهای فعلی کسب و کار خود ساختار دهد.
خدمات به اشتراک گذاشته شده
اصطلاح "سرویس مشترک" به ایجاد یک "هاب" داخلی برای ارائه خدمات منابع انسانی اشاره دارد که در یک سازمان (یا گاهی اوقات، طیف وسیعی از سازمان ها) به اشتراک گذاشته می شود.
در حال حاضر، به نظر می‌رسد سازمان‌های بیشتری راه‌اندازی مراکز خدمات مشترک داخلی را نسبت به اتخاذ رویکرد برون‌سپاری در مقیاس کامل ترجیح می‌دهند.
کمی درباره Offshoring
کلمه Offshoring ممکن است گاهی اوقات به outsourcing مربوط باشد و این دو اصطلاح اغلب، اما به اشتباه، به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. Offshoring فعالیت‌ها یا خدمات تجاری به شخص ثالث در خارج از کشور و/یا انتقال فعالیت‌ها یا خدمات تجاری به کشوری دیگر به عنوان کارفرمای مستقیم یا غیرمستقیم است. بنابراین Offshoring لزوماً شامل خدمات یک ارائه دهنده خارجی نیست. "Nearshoring" اصطلاحی است که گاهی اوقات برای انتقال خدمات به کشورهای نزدیک یا هم مرز با کشور عملیاتی استفاده می شود.
اتخاذ ترتیبات offshoring احتمالاً ناشی از ملاحظات هزینه است. برخی از مفسران معتقدند که offshoring ممکن است برای تراکنش های فرآیندی مناسب تر باشد تا خدمات شخصی تر مانند مراکز تماس.
سیستم های سلف سرویس
به طور فزاینده ای، برخی از سازمان ها از فناوری برای معرفی سیستم های سلف سرویس جامع منابع انسانی استفاده می کنند که به کارکنان و مدیران اجازه می دهد تا برخی از فعالیت های مرتبط با منابع انسانی را خودشان از طریق یک portal یا intranet انجام دهند.
در سیستم سلف سرویس کارکنان، افراد ممکن است بتوانند جزئیات شخصی خود را به روز کنند، در حالی که در سیستم سلف سرویس مدیر، مدیران ممکن است سوابق غیبت را بررسی کنند، مرخصی را مدیریت کنند یا فعالیت های توسعه را برای همه کارکنان خود ثبت کنند.
مزایا و چالش های برون سپاری منابع انسانی
ایجاد یک پرونده تجاری برای برون سپاری منابع انسانی یک گام اولیه مهم برای هر سازمانی است که چنین اقدامی را در نظر می گیرد. سازمان باید در ابتدا بپرسد که چرا باید نحوه عملکرد فعلی منابع انسانی خود را تغییر دهد. چه جنبه‌هایی از خدمات موجود رضایت‌بخش نیست یا از بهبودها سود می‌برد؟ با بررسی چنین مسائلی، منابع انسانی می‌تواند بر مقیاس و نوع تغییرات مورد نیاز قبل از حرکت به بررسی اینکه آیا برون‌سپاری منابع انسانی ممکن است پاسخ مناسبی باشد تمرکز کند.
تعدادی از مزایا و چالش های بالقوه با برون سپاری منابع انسانی همراه است.
مزایای بالقوه
هنگامی که سازمان ها یک مورد تجاری را برای برون سپاری منابع انسانی مطرح می کنند، مزایای بالقوه اغلب ذکر می شود. در عمل، این مزایا لزوماً متقابلاً منحصر به فرد نیستند، در حالی که برعکس ممکن است از طریق راه حل های جایگزین به جای برون سپاری به دست آیند.
مزایای ذکر شده معمولا عبارتند از:
کاهش هزینه ها
افزایش بهره وری
دسترسی به سیستم های IT بهبود یافته منابع انسانی بدون هزینه سرمایه
بهبود اطلاعات مدیریت افراد (از جمله تجزیه و تحلیل افراد)
دسترسی به تخصص منابع انسانی که در داخل در دسترس نیست
افزایش انعطاف پذیری و سرعت پاسخگویی به مشکلات منابع انسانی
توانایی پشتیبانی یا تطابق خوب با یک استراتژی کلی (مثلاً جایی که سازمان تعدادی از وظایف پشتیبانی خود را برون سپاری می کند که منابع انسانی تنها بخشی از آن است)
کاهش ریسک، زیرا امکان افزایش و کاهش کارآمدتر وجود دارد
ظرفیت منابع انسانی برای عملکرد استراتژیک تر
چالش های بالقوه
چالش‌های بالقوه‌ای که هنگام بررسی برون‌سپاری باید در نظر داشت عبارتند از:
«آنچه را که نمی‌فهمید برون‌سپاری نکنید». ارائه‌دهنده برون‌سپاری فقط باید متعاقباً مشکل را حل کند (با هزینه) و راه‌حل ارائه‌دهنده ممکن است از دیدگاه سازمان مناسب‌ترین نباشد.
به طور فزاینده ای، ترتیبات برون سپاری طولانی مدت هستند (قراردادهای پنج تا ده ساله غیرعادی نیستند). درک استراتژی تجاری فعلی و آتی سازمان و تغییر بالقوه نمایه تجاری (و در نتیجه ریسک) توسط ارائه دهنده برون سپاری قبل از وارد شدن به هر ترتیب قراردادی بسیار مهم است. این به جلوگیری از گره خوردن به ترتیبات قراردادی نامطلوب کمک می کند.
از دست دادن دانش و فرآیندهای محلی که در عوض با ارائه دهنده برون سپاری است.
استانداردسازی فرآیندها با ترجیحات ارائه دهنده برون سپاری به جای سازمان هماهنگ است.
تقسیم خدمات ارائه شده به این معنی است که عملیات روزانه از استراتژی و جهت گیری خط مشی جدا می شود.
نیاز به بررسی مداوم موفقیت ترتیبات برون سپاری بر اساس معیارهای مشخص شده. منطق برون سپاری خدمات ممکن است با تغییر محیط کسب و کار تغییر کند، و مواردی از بازگشت خدمات به داخل وجود دارد.
انتخاب یک ارائه دهنده و مدیریت انتقال
انتخاب ارائه دهنده
هنگام انتخاب یک ارائه دهنده برون سپاری مناسب منابع انسانی، باید تعدادی اقدامات و تصمیمات اتخاذ شود. بسیاری از آنها مشابه مواردی هستند که هنگام انعقاد قرارداد با شخص ثالث اتخاذ می شوند. مثلا:
درک ارائه خدمات منابع انسانی موجود از جمله پایه هزینه، مسئولیت ها و سطح خدمات، زیرا همه اینها اطلاعات پایه مفیدی را هنگام مقایسه پیشنهادات و هزینه های ارائه دهنده ارائه می دهند.
درک نیازهای آینده خود سازمان از نظر سطح و نوع خدمات.
ایجاد فهرست کوتاهی از تامین کنندگان ترجیحی.
برقراری ارتباط با سایر سازمان هایی که در حال حاضر از ارائه دهندگان برون سپاری استفاده می کنند تا میزان رضایت آنها از خدمات مشخص شود.
در نظر گرفتن «تناسب» با سازمان ارائه‌دهنده، که شامل عوامل فرهنگی و جغرافیایی می‌شود.
شناسایی اینکه چه کسی مدیر کلیدی روابط خواهد بود.
تعیین مدت قرارداد ترجیحی
ایجاد انعطاف پذیری قراردادی در صورت امکان.
شناسایی معیارها، از جمله معیارهای محدوده های قابل قبول و غیرقابل قبول، که به عنوان بخشی از هر توافق سطح خدمات گنجانده می شود.
حصول اطمینان از ارائه یک "بیانیه کار" واضح که به وضوح مسئولیت های ارائه دهنده خدمات را مشخص می کند.
تعریف یک فرآیند حاکمیتی روشن، به طوری که تأثیر آن بر خدمات برون سپاری شده در هنگام اتخاذ تصمیمات داخلی در نظر گرفته شود و در صورت لزوم، یک فرآیند تصمیم گیری واضح با برون سپاری وجود داشته باشد.
مدیریت انتقال به برون سپاری منابع انسانی
مدیریت انتقال از خدمات داخلی به خدمات شخص ثالث به ملاحظات مشابهی برای مدیریت هر تغییر سازمانی در مقیاس بزرگ نیاز دارد.
شفافیت در مورد اینکه چه کسی مسئول حل مشکلات در طول انتقال است نیز کلیدی است - آیا ارائه دهنده برون سپاری است یا سازمان برون سپاری؟ رهبران منابع انسانی سازمان برون سپاری نمی توانند به سادگی تفویض اختیار کنند. درک واضح هر دو طرف از آنچه درگیر است همچنین به معنای به حداقل رساندن سوء تفاهم خواهد بود. یک گفتگوی باز بین شرکت برون سپاری و ارائه دهنده مورد نیاز است.
در نهایت، این امکان وجود دارد که تغییراتی در نقش ها و مجموعه مهارت های مورد نیاز کارکنان منابع انسانی و همچنین سایر کارمندان و مدیران مورد نیاز باشد. این می تواند مستلزم استقرار مجدد کارکنان خاص و همچنین ارائه آموزش های اضافی برای بسیاری دیگر باشد. تشخیص اینکه معرفی این فرآیندها زمان بر است، باید در هر برنامه تغییری لحاظ شود. ارتباط باز و مداوم با کارکنان در مورد کل فرآیند برای موفقیت حیاتی است.
