چه زمانی در سازمان خود نیازمند جذب نیروی جدید هستم؟

در بسیاری از مواقع بخاطر سر شلوغی زیاد، کمی فکر میکنیم و می گوییم شاید اگر یک نفر همکار خبره در این بخش از شرکت و سازمان ما در حال کار بود امروز خلوت تر بودم و می توانستم خروجی های بهتر و بیشتری ایجاد کنم، اما به معنای چه مواقعی ما در سازمان یا شرکت ما، موعد چاپ آگهی دعوت به همکاری و جذب یک همکار جدید می باشد؟

این موضوع شاید به ظاهر ساده به نظر برسد اما در واقعیت اگر فرایند صحیحی برای آن در نظر گرفته شده نباشد و زودتر از موعد یا خیلی دیرتر از زمان مورد نظر وارد عمل و جذب کارمندی جدید شویم می تواند برای سازمان ما و فرد دعوت به کار شده آسیب زا باشد، در این مطلب قصد دارم بصورت علمی و کاربردی به این موضوع بپردازم امیدوارم برای شما مفید و کاربردی باشد.

ادامه مطلب را با این سئوال پیش میبریم : چه زمانی در سازمان خود نیازمند جذب نیروی جدید هستم؟

این سوال به نظر می رسد که بستگی به شرایط خاص سازمان شما دارد. برخی از عواملی که ممکن است در تصمیم گیری شما تاثیر داشته باشند عبارتند از:

• هدف ها و استراتژی های سازمان

• بودجه و منابع مالی

• نیازهای فعلی و آینده کارکنان

• بازار کار و رقابت

• مهارت ها و تجربه های مورد نیاز

• فرهنگ و ارزش های سازمان

اما پس از بررسی این عوامل در سازمان که توسط شخص مدیر و دیگر اعضای تیم می بایست ارزیابی شود به سئوال بعدی خواهیم رسید که چطور می توانیم نامزد مستعد به جایگاه شغلی مورد نظر را شناسایی و ارزیابی نماییم؟!

انتخاب نامزدهای مناسب یکی از مراحل مهم فرآیند استخدام است. برای این کار شما باید چند مرحله را طی کنید:

• بررسی رزومه ها: در این مرحله شما باید رزومه های دریافتی را با توجه به شرایط و معیارهای از پیش تعیین شده بررسی کنید و نامزدهایی را که با آنها مطابقت دارند انتخاب کنید

• تماس اولیه: در این مرحله شما باید با نامزدهای انتخاب شده تماس بگیرید و چند سوال ساده و کلی از آنها بپرسید تا سطح علاقه، تعهد، حرفه ای بودن و مناسب بودن آنها را بسنجید .

• آزمون ارزیابی: در این مرحله شما باید نامزدهای باقی مانده را به یک آزمون کوتاه دعوت کنید تا مهارت ها، دانش، شخصیت و سازگاری آنها را با نقش و فرهنگ سازمان ارزیابی کنید .

• مصاحبه حضوری: در این مرحله شما باید نامزدهای پرتعداد را به یک یا چند جلسه مصاحبه حضوری دعوت کنید تا با آنها به صورت عمیق تر صحبت کنید و سوالات تخصصی، رفتاری، موقعیتی و بازخورد دادن را از آنها بپرسید .

• بررسی پس زمینه و مرجع: در این مرحله شما باید اطلاعات و سوابق نامزدهای نهایی را با استفاده از منابع قابل اعتماد (مانند سوابق کار، گواهینامه ها، گزارشات پلیس، شبکه های اجتماعی و غیره) تأیید کنید و همچنین با مرجع های آنها (مانند سابقه کار، استادان، همکاران و غیره) تماس بگیرید و نظرات آنها را درباره عملکرد، قابلیت های، نقاط قوت و ضعف و روابط نامزدها جویا شوید .

• تصمیم گیری و پیشنهاد شغل: در این مرحله شما باید با توجه به نتایج حاصل از مراحل قبل، بهترین نامزد را برای شغل مورد نظر انتخاب کنید و به او یک پیشنهاد شغل (شامل شرایط، حقوق، مزایا و غیره) ارسال کنید .

این مراحل ممکن است بسته به نوع شغل، سازمان و بازار کار متفاوت باشند. شما باید همیشه در هر مرحله از فرآیند انتخاب، به نامزدها با احترام و صداقت رفتار کنید و از سوالات غیرقانونی، تبعیض آمیز و نامناسب خودداری کنید.

اما انجام یک مصاحبه شغلی صحیح هم فرایند مشخصی دارد که در این قسمت در خصوص روند انجام مصاحبه شغلی و طراحی سئوالات مناسب برای مصاحبه، مطالبی برای شما آماده کردم.

• سوالات مناسب برای مصاحبه باید به چند نکته توجه داشته باشند:

مرتبط با شغل باشند: سوالات شما باید به مهارت ها، دانش، تجربه و شخصیت نامزد در ارتباط با نقشی که برای آن انتخاب شده است مربوط باشند.

• منصفانه و قانونی باشند: سوالات شما نباید به موضوعاتی که ممکن است تبعیض آمیز، نامناسب یا غیرقانونی باشند (مانند سن، جنسیت، مذهب، قومیت، وضعیت تأهل و غیره) اشاره کنند

• گوناگون و جذاب باشند: سوالات شما نباید همه از یک نوع یا الگو باشند. شما باید از سوالات تخصصی، رفتاری، موقعیتی و بازخورد دادن استفاده کنید. همچنین سوالات شما باید جالب و چالش برانگیز باشند تا نامزد را خسته نکنید.

• روشن و واضح باشند: سوالات شما باید به صورتی پرسیده شوند که نامزد بتواند آنها را به راحتی درک کند و پاسخ دهد. سوالات شما نباید خیلی طولانی، پیچیده، دوپهلو یا گنگ باشند.

برخی از مثال های سوالات مناسب برای مصاحبه عبارتند از:

• برای من درباره تجربه خود در ... بگویید.

• چگونه می توانید در این نقش به ما کمک کنید؟

• چرا به این شغل علاقه مند هستید؟

• برای من یک پروژه اخیر را توصیف کنید که در آن مسئول بودید یا در آن مشارکت داشتید.

• چگونه با فشار، تغییر یا چالش های کاری برخورد می کنید؟

• برای من یک مورد را بگویید که در آن خطایی را ارتکاب کرده اید و چگونه آن را حل کرده اید.

• برای من یک مورد را بگویید که در آن با گروه یا تیم خود همکاری خوب داشته اید.

• برای من یک مورد را بگویید که در آن با گروه یا تیم خود همکاری نامطلوب داشته اید و چگونه با آن برخورد کرده اید.

• چگونه بازخورد می گیرید و از آن استفاده می کنید؟

• چه چیزی شما را در کار خود انگیزه می دهد؟

چگونه می توانم سوالات رفتاری را بهتر پاسخ دهم؟

سوالات رفتاری سوالاتی هستند که از شما می خواهند یک مورد از تجربه های کاری گذشته خود را بگویید که نشان دهنده یک مهارت، ویژگی یا رفتار خاص باشد. برای پاسخ به این سوالات شما باید از روش STAR استفاده کنید. این روش شامل چهار قسمت است:

• Situation: در این قسمت شما باید شرایط و زمینه مورد را توصیف کنید. بگویید که در کجا، چه زمانی و با چه افرادی کار می کردید و چه چالش یا فرصتی پیش آمده بود.

• Task: در این قسمت شما باید هدف و وظیفه خود را در مورد موقعیت مشخص کنید. بگویید که چه کاری قرار بود انجام دهید و چه نتایجی انتظار داشتید.

• Action: در این قسمت شما باید عملکرد و رفتار خود را در مورد موقعیت نشان دهید. بگویید که چه کارهایی را انجام دادید، چطور تصمیم گرفتید، چطور با دیگران همکاری کردید و چطور مشکلات را حل کردید.

• Result: در این قسمت شما باید نتایج و پیامدهای عملکرد خود را در مورد موقعیت ارائه دهید. بگویید که چه اثرات مثبت و منفی (اگر وجود دارد) از عملکرد شما حاصل شده است، چقدر به هدف خود نزدیک شده اید، چه بازخوردهایی دریافت کرده اید و چه چیزهایی را آموخته اید.

برای پاسخ به سوالات رفتاری بهتر است:

• به سوالات با دقت گوش دهید: سعی کنید سوالات را به خوبی فهمیده و مورد مناسب را برای پاسخ انتخاب کنید. سوالات رفتاری معمولا با عبارات "برای من بگو"، "برای من توصیف کن"، "برای من یک مثال بزن" و "برای من یک مورد را بگو" شروع می شوند.

• به سوالات با صداقت پاسخ دهید: سعی کنید پاسخ های خود را براساس تجربه های واقعی خود بدهید و درباره آنها دروغ نگوئید. استخدام کننده ممکن است از شما جزئیات بیشتری بخواهد یا با مرجع های شما تماس بگیرد تا پاسخ های شما را تأیید کند.

• به سوالات با اطمینان پاسخ دهید: سعی کنید پاسخ های خود را با صدای رسا، زبان بدن مثبت و لحن مناسب بدهید. از کلمات مبهم، تردید، عذرخواهی یا منفی گوئی خودداری کنید. به جای آن از کلمات قوی، مثبت، دقیق و اعتماد بخش استفاده کنید.

• به سوالات با اختصار پاسخ دهید: سعی کنید پاسخ های خود را کوتاه و مفید نگه دارید و به جزئیات غیرضروری وارد نشوید. از روش STAR برای ساختاردهی پاسخ های خود استفاده کنید و هر قسمت را با چند جمله بگوئید.

برای آماده کردن سوالات خود برای نامزد شما باید چند مرحله را طی کنید:

• شغل را مورد بررسی قرار دهید: شما باید شرح شغل، وظایف، مسئولیت ها، اهداف و نیازهای شغل را به خوبی بشناسید تا بتوانید سوالاتی را پرسیده کنید که به این موارد مربوط باشند.

• معیارهای انتخاب را تعیین کنید: شما باید معیارهایی را که برای انتخاب بهترین نامزد استفاده می کنید مشخص کنید. این معیارها ممکن است شامل مهارت ها، دانش، تجربه، شخصیت، سازگاری و انگیزه باشند.

• سوالات را طبق معیارها طراحی کنید: شما باید سوالاتی را که به هر یک از معیارهای انتخاب مربوط هستند طراحی کنید. سوالات شما باید به صورت رفتاری، موقعیتی یا بازخورد دادن باشند تا نامزد را در موقعیت های واقعی قرار دهند.

• سوالات را به ترتیب قرار دهید: شما باید سوالات خود را به گونه ای قرار دهید که جریان منطقی و هماهنگ داشته باشند. سوالات شما باید از ساده ترین و کلی ترین به پیچیده ترین و جزئی ترین بروند.

• سوالات را با دقت بررسی کنید: شما باید سوالات خود را قبل از استفاده از آنها با دقت بررسی کنید و از صحت، منطق، وضوح، مناسب بودن و قانونمند بودن آنها اطمینان حاصل کنید.