بخش اول : مقدمه
هدف‌گذاری یکی از عناصر اساسی مدیریت است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اولویت‌های خود را شناسایی و به آنها برسند. با وجود روش‌های مختلف هدف‌گذاری، یکی از پرطرفدارترین و مؤثرترین آنها OKR یا Objectives and Key Results است. OKR چارچوبی است که افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا اهداف قابل اندازه‌گیری و جذاب تعریف کنند و نتایج آنها را ردیابی کنند. OKR در سال‌های اخیر توسط شرکت‌های بزرگ و موفق مانند گوگل، نتفلیکس و توییتر به کار گرفته شده است و باعث شده است که آنها رشد چشمگیر و نوآورانه‌ای داشته باشند. در این مقاله، قصد داریم تاریخچه OKR را بررسی کنیم و نشان دهیم که چگونه این روش هدف‌گذاری به وجود آمده است و چگونه در سطوح مختلف سازمانی پیاده‌سازی میشود. سؤال اصلی این است کهOKR چگونه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به اهداف خود برسند؟
بخش دوم : اصطلاحات
بعضی از اصطلاحاتی که در OKR به کار می‌روند عبارتند از:
- **Objective** یا هدف: هدفی که می‌خواهید به آن برسید. باید ملموس، واضح و الهام‌بخش باشد.
- **Key Result** یا نتیجه کلیدی: معیاری که با آن پیشرفت خود را در رسیدن به هدف اندازه‌گیری می‌کنید. باید قابل اندازه‌گیری، وقت‌محور و چالش‌برانگیز باشد.
- **Alignment** یا هم‌ترازی: وضعیتی که در آن مدیران، تیم‌ها و افراد فعالیت‌های روزانه خود را به اهداف سازمان مرتبط می‌کنند. OKR با افزایش شفافیت اولویت‌های سازمان، هم‌ترازی را تقویت می‌کند.
- **Aspirational OKR** یا OKR جاه‌طلبانه: نوعی از OKR که ما را وادار می‌کند تا به سمت هدف‌های بلندپروازانه حرکت کنیم. این نوع از OKR نیازمند تغییر فکر و عمل ما است و ممکن است به طور کامل دست‌نیافتنی باشد.
- **Committed OKR** یا OKR تعهد داده شده: نوع دیگری از OKR که ما را وادار می‌کند تا به سمت هدف‌های قابل دسترس حرکت کنیم. این نوع از OKR نسبت به جاه‌طلبانه بودن کمتر است و باید به طور کامل قابل دستیابی باشد.
بخش سوم : تاریخچه
OKR یک چارچوب هدف‌گذاری است که توسط افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها برای تعریف اهداف قابل اندازه‌گیری و ردیابی نتایج آنها استفاده میشود. توسعه OKR عموماً به آندرو گروو نسبت داده میشود که این روش را در دهه ۱۹۷۰ به اینتل معرفی کرد.
OKR شامل یک هدف (یک هدف مهم، ملموس، واضح و تعریف شده) و ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی (معیارهای موفقیت قابل اندازه‌گیری که برای ردیابی دستیابی به آن هدف استفاده می‌شوند) است. نه تنها باید اهداف مهم، ملموس، واضح و تعریف شده باشند، بلکه باید برای فرد، تیم یا سازمانی که در حال کار بر روی آنها هستند، الهام‌بخش باشند.
OKR دارای تاریخچه‌ای طولانی است که می‌توان آن را به سال ۱۹۵۴ بازگرداند که پیتر دراکر MBO یا Management by Objectives را اختراع کرد. در سال ۱۹۶۸، آندرو گروو به اینتل پیوست و MBO را به چارچوب OKR که امروز آن را می‌شناسیم، توسعه داد. جان دور در سال ۱۹۷۴ به اینتل پیوست و در طول زمان خود در آنجا OKR را یاد گرفت.
بعد از اینکه OKR در اینتل معرفی شد، جان دور این روش را به شرکت‌های دیگری مانند گوگل، نتفلیکس و توییتر نیز آموزش داد و باعث شد که آنها اهداف خود را بهتر تعریف و ردیابی کنند.
OKR برای سطوح مختلف سازمانی مانند شرکت، تیم و فرد قابل استفاده است. برای پیاده‌سازی OKR باید اهداف را با توجه به ماموریت و چشم‌انداز سازمان تعیین کرده و نتایج کلیدی را برای اندازه‌گیری پیشرفت در رسیدن به آنها انتخاب کنید.
برای نمونه، گوگل در سال ۲۰۱۹ این اهداف را برای خود تعریف کرده بود:
- **افزایش رضایت مشتریان** با کاهش زمان بارگذاری صفحات وب، افزایش دقت جستجو و بهبود تجربه کاربری
- **افزایش سودآوری** با افزایش درآمد تبلیغات، کاهش هزینه‌های عملیاتی و بهبود بازده سرمایه‌گذاری
- **افزایش نوآوری** با توسعه محصولات جدید، افزایش تعامل با کاربران و جذب استعدادهای خلاق
برای هر یک از این اهداف، چندین نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری وقت‌محور تعریف شده بود. برای مثال، برای هدف اول، نتایج کلیدی زیر در نظر گرفته شده بود:
- **کاهش زمان بارگذاری صفحات وب** به زیر ۳ ثانیه در ۹۰٪ موارد تا پایان سال
- **افزایش دقت جستجو** به بالای ۹۵٪ با استفاده از الگوریتم‌های هوش مصنوعی تا پایان سال
- **بهبود تجربه کاربری** با افزودن قابلیت‌های جدید مانند صوت، تصویر و مکالمه به جستجو تا پایان سال
بخش چهارم : OKR از دیدگاه اخلاق
بررسی OKR از لحاظ اخلاقی موضوعی است که در سال‌های اخیر مورد توجه قرار گرفته است. برخی از جنبه‌های اخلاقی که می‌توان در مورد OKR مطرح کرد عبارتند از:
- **تاثیر OKR بر رفتار کاربران و جامعه**: برخی از شرکت‌های بزرگ و موفق که از OKR استفاده می‌کنند، مانند فیس‌بوک و یوتیوب، با چالش‌های اخلاقی روبرو شده‌اند. برای مثال، فیس‌بوک در سال ۲۰۱۶ با انتشار اخبار جعلی و تاثیر آن بر انتخابات آمریکا دست و پنجه نرم کرد. یا یوتیوب که با بهینه‌سازی زمان تماشای ویدئوها، باعث شد که محتوای خشونت‌آمیز، توطئه‌گرا و تحریک‌آمیز بیشتر پخش شود. این شرکت‌ها باید در نظر داشته باشند که OKR نباید به هزینه آسیب به کاربران و جامعه پیگیری شود. بلکه باید با اصول اخلاقی هماهنگ باشد.
- **شفافیت و عدالت در تعیین و ردیابی OKR**: OKR باید به صورت شفاف و عادلانه در سطح سازمان تعریف و ردیابی شوند. این به این معناست که همه افراد در فرآیند هدف‌گذاری شرکت داشته باشند و نظرات و پیشنهادات آنها مورد توجه قرار گیرد. همچنین، نحوه اندازه‌گیری و ارزیابی نتایج کلیدی باید به صورت شفاف و قابل فهم باشد. نباید از معیارهای خلاف واقع، منفعل، خودسانسور یا دستکار شده استفاده شود.
- **پذیرش شکست و چالش**: OKR باید به عنوان یک فرصت برای چالش پذیری، یادگیری و رشد دیده شوند. نباید به عنوان یک ابزار برای تنبیه، سلطه گرایی یا فشار روانی استفاده شوند. در صورت عدم دستیابی به OKR، باید علل آن را تحلیل کرده و راه‌حل‌های بهبود را پیدا کرده و پذیرفت.
بخش پنجم : زیرساخت های مورد نیاز okr
زیرساخت OKR به مجموعه‌ای از اصول، فرآیندها، ابزارها و نیروهای انسانی گفته میشود که برای پیاده‌سازی و ردیابی OKR در سطح سازمان لازم است. برخی از جنبه‌های زیرساخت OKR عبارتند از:
- **فرهنگ سازمانی**: برای موفقیت OKR، باید یک فرهنگ همکاری، شفافیت، چالش‌پذیری و یادگیری در سازمان وجود داشته باشد. افراد باید به تعریف و ردیابی OKR مشارکت کنند و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. همچنین باید شکست را به عنوان یک فرصت برای بهبود دیده و از آن درس بگیرند.
- **فرآیند تعیین و ردیابی OKR**: برای پیاده‌سازی OKR، باید یک فرآیند منظم و مشخص داشته باشید که در آن اهداف و نتایج کلیدی در سطوح مختلف سازمان تعریف، هم‌تراز، اجرا و ارزیابی شوند. معمولاً OKR به صورت فصلانه یا سالانه تعیین می‌شوند و در طول دوره با استفاده از جلسات روبرو، نظرسنجی‌ها، گزارش‌ها و داشبوردها ردیابی می‌شوند.
- **ابزار پشتیبان**: برای کمک به فرآیند OKR، ممکن است نیاز به استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری باشد که قابلیت‌های مختلفی را فراهم کنند. برای مثال، ابزارهای تحلیل داده‌ها، پلتفرم‌های همکاری، سامانه‌های مدیریت پروژه، سامانه‌های ردگیر و دستگاه‌های اندازه‌گیر.
- **نقش‌های کلیدی**: برای پشتیبانی از OKR، ممکن است نقش‌های خاص و مسئولین آنها تعریف شوند که وظایف خاص در فرآیند OKR دارند. برای مثال، نقش رهبر OKR کسی است که به عنوان حامی و هادی OKR در سطح سازمان عمل می‌کند. نقش صاحب OKR کسی است که به عنوان مسئول تعریف و رسیدن به یک OKR خاص عمل می‌کند. نقش شرکت‌کننده OKR کسی است که به عنوان عضو گروه چابک چالش پذیر در تعريف و رسيدن به OKR مشارکت می‌کند.
بخش ششم : چالش ها در هدف گذاری OKR
برای پیاده سازی هدف گذاری okr در یک سازمان، چالش های مهمی وجود دارد که باید در نظر گرفت. برخی از این چالش ها عبارتند از:
- اندازه گیری نتایج
- جداسازی نتایجی که توسط تیم های مختلف تحت تأثیر قرار می گیرند
- ترکیب okr های بالا به پایین و پایین به بالا
- okr های خاص راه حل در مقابل okr های خاص نتیجه کسب و کار
- دانه بندی مناسب برای فعال کردن هماهنگی تیم
- okr های زیاد ممکن است باعث شود تیم تمرکز خود را از دست دهد
- ایجاد okr های معمول کسب و کار
- تنظیم و فراموش کردن okr ها
- اشتباه کردن اهداف سطح شرکت با هدف های درآمد
- عدم حفظ تصویر بزرگ در ذهن
- داشتن اهداف زیاد
- تعیین اهدافی که خیلی چالش برانگیز یا خیلی آسان باشند
- داشتن نتایج کلیدی غیرقابل اندازه گیری
- استفاده از کلمات مانند "حداقل" یا "بالاتر" برای نتایج کلیدی
برای رفع این چالش ها، لازم است که با دقت و بازخورد منظم okr ها را تعریف، پیگیری، مدیریت و بازبینی کنید. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که okr های شما با سطوح بالاتر و پایین تر سازمان همخوانی دارند و به رشد شرکت کمک می کنند.
در اینجا به توضیح برخی چالش ها میپردازیم:
- اندازه گیری نتایج: این چالش زمانی پیش می آید که نتایج کلیدی شما قابل اندازه گیری و محسوس نباشند. برای رفع این چالش، باید از شاخص های عملکرد کلیدی (KPI) استفاده کنید که به شما نشان دهند که چقدر به هدف خود نزدیک شده اید. برای مثال، اگر هدف شما افزایش رضایت مشتری است، می توانید از نرخ بازگشت مشتری، نت پروموتر اسکور (NPS)، یا تعداد بازخوردهای مثبت به عنوان KPI های خود استفاده کنید.
- جداسازی نتایجی که توسط تیم های مختلف تحت تأثیر قرار می گیرند: این چالش زمانی پیش می آید که نتایج شما به عوامل خارج از کنترل شما بستگی دارند. برای رفع این چالش، باید از okr های خاص راه حل خود دوری کنید و به جای آن okr های خاص نتیجه کسب و کار را در نظر بگیرید. به عبارت دیگر، به جای تمرکز بر روش انجام کار، بر روی پیامد مورد نظر تمرکز کنید. برای مثال، اگر هدف شما افزایش بازاریابی است، به جای تعیین okr های مبتنی بر تعداد پست های شبکه های اجتماعی، okr های مبتنی بر تعداد بازدیدکنندگان وب سایت، تعداد لید ها، یا تعداد فروش را در نظر بگیرید.
- ترکیب okr های بالا به پایین و پایین به بالا: این چالش زمانی پیش می آید که okr های شما با سطوح بالاتر و پایین تر سازمان همخوانی ندارند. برای رفع این چالش، باید okr های خود را با استفاده از فرآیند دوطرفه تعریف کنید. به این معنی که okr های سطح شرکت را به عنوان منبع الهام بگیرید و okr های سطح تیم و فرد را با در نظر گرفتن نقش و قابلیت های خود پیشنهاد دهید. سپس با سطح بالاتر خود مذاکره کنید تا از هماهنگی و توافق اطمینان حاصل کنید.
- دانه بندی مناسب برای فعال کردن هماهنگی تیم: این چالش زمانی پیش می آید که okr های شما برای تیم خود خیلی بزرگ یا خیلی کوچک باشند. برای رفع این چالش، باید okr های خود را به گونه ای تعریف کنید که هر عضو تیم بتواند به آنها کمک کند و از آنها استفاده کند. برای مثال، اگر هدف شما افزایش رشد است، به جای تعیین okr های مبتنی بر درآمد کل، okr های مبتنی بر نرخ رشد، نرخ چرخش، یا نرخ سودآوری را در نظر بگیرید.
- okr های زیاد ممکن است باعث شود تیم تمرکز خود را از دست دهد: این چالش زمانی پیش می آید که شما بیش از حد okr ها را پر کنید و در نتیجه اولویت بندی و تصمیم گیری را سخت کنید. برای رفع این چالش، باید okr های خود را به حداقل برسانید و فقط بر روی چند هدف اصلی تمرکز کنید. به عنوان قاعده کلی، پیشنهاد می شود که هر سطح سازمان (شرکت، تیم، فرد) حداکثر سه هدف داشته باشد و هر هدف حداکثر پنج نتیجه کلیدی داشته باشد.
بخش هفتم : خلاقیت در پیاده سازی OKR
خلاقیت در پیاده سازی okr ممکن است وجود داشته باشد و می توان روش های خلاقانه ای را به آن پیشنهاد داد. اینجا چند مثال از روش های خلاقانه آورده شده است:
- استفاده از نرم افزار های مخصوص okr برای ردیابی و به روزرسانی okr ها به جای استفاده از صفحات گسترده. این روش می تواند به شما کمک کند تا okr های خود را به صورت دقیق، قابل اندازه گیری، و قابل دسترس نگه دارید و همچنین با سایر تیم ها و سطوح سازمان همگام سازید.
- استفاده از چارچوب Flowing OKRs برای تبدیل okr ها به یک فرآیند مداوم به جای یک نقطه لمس ماهانه. این روش می تواند به شما کمک کند تا با استفاده از حلقه های بازخورد سریع، okr های خود را بر اساس نتایج و خروجی ها تعریف کنید و با همکاران خود همکاری کنید به جای گزارش دادن به آنها.
- استفاده از OKR Canvas برای تعریف و تصور okr های خود. این روش می تواند به شما کمک کند تا با استفاده از یک قالب ساده و گرافیکی، okr های خود را بر اساس ماموریت، بینش، فرض، و فعالیت های خود شکل دهید و آنها را با سایر علاقه مندان
به اشتراک بگذارید.
یک راه خلاقانه دیگر که یک پیشنهاد و یک ایده شخصی است و تا کنون جایی مطرح یا اجرا نشده است:
این روش را می توانید OKR Game نام بگذارید. این روش به شما کمک می کند تا با استفاده از یک بازی سرگرم کننده و رقابتی، okr های خود را تعریف، اجرا، و ارزیابی کنید. این روش به این صورت است:
- هر تیم یا فرد باید یک نام و یک لوگو برای خود انتخاب کند و آنها را در یک تخته بازی قرار دهد.
- هر تیم یا فرد باید okr های خود را بر اساس چارچوب SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) تعریف کند و آنها را در یک کارت بازی بنویسد.
- هر تیم یا فرد باید okr های خود را با سایر بازیکنان به اشتراک بگذارد و از آنها درخواست بازخورد بدهد. بازخوردها می توانند شامل نظرات، پرسش ها، چالش ها، یا حمایت های مثبت باشند.
- هر تیم یا فرد باید okr های خود را در طول دوره زمانی مشخص (مثلاً یک ماه) پیگیری و به روزرسانی کند و نتایج خود را در کارت بازی ثبت کند.
- در پایان دوره زمانی، هر تیم یا فرد باید okr های خود را ارزیابی کند و نمره ای بین صفر تا صد به آنها بدهد. نمرات باید بر اساس معیارهای شفاف و قابل اندازه گیری محاسبه شوند.
- نمرات هر تیم یا فرد در تخته بازی نشان داده می شوند و بازیکنان می توانند جایزه های مختلف (مثلاً ستاره، مدال، جام، گواهینامه، ...) را دریافت کنند.
- بازخوردهای نهایی درباره okr ها و فرآیند بازی در جلسه اختتامیه به اشتراک گذاشته می شوند و نقطه قوت و ضعف های آنها شناسایی می شوند.
بخش هشتم : OKR - فرهنگ سازمانی – طرز تفکر
برای ایجاد طرز فکر و فرهنگ سازمانی مناسب برای پیاده سازی okr، چند مرحله و راهکاری وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید. اینجا چند مثال از آنها را آورده ام:
- تمرکز بر هدف و نوآوری: باید okr های خود را بر اساس ماموریت و دیدگاه بلند مدت شرکت تعریف کنید و بر روی کارهایی که به شما کمک می کنند تا به تأثیر و رشد بیشتر برسید، تمرکز کنید. okr های شما نباید شامل فعالیت های روزمره یا عادی باشند، بلکه باید شامل اهدافی باشند که \"توجه ویژه\" را مستحق باشند.
- پذیرش شکست: باید okr های خود را به گونه ای تعیین کنید که چالش برانگیز باشند و شما را به خارج از منطقه راحتی خود ببرند. این به شما کمک می کند تا به اهداف بلندپروازانه تان برسید. اما برای این کار، باید احتمال شکست را نیز قبول کنید و از آن نترسید. یک فرهنگ سازمانی مثبت و حمایت کننده می تواند به شما کمک کند تا از شکست درس بگیرید و به جای تقصیر گذاری، به بهبود عملکرد خود بپردازید.
- ایجاد فضای محاوره: باید okr های خود را با سایر اعضای تیم و سطوح سازمان به اشتراک بگذارید و بازخوردهای مستمر دریافت و داده کنید. این به شما کمک می کند تا همگرایی، همکاری، و تعهد را در سطح سازمان افزایش دهید. همچنین باید okr های خود را در طول دوره زمانی مشخص (مثلاً یک ربع) پیگیری، به روزرسانی، و بازبینی کنید و نتایج خود را به صورت شفاف و قابل دسترس نشان دهید.
- استفاده از نرم افزار های مناسب: باید از نرم افزار های مخصوص okr استفاده کنید که به شما امکانات لازم را برای تعریف، ردیابی، گزارش گیری، و به اشتراک گذاری okr های خود بدهند. این نرم افزار ها می توانند به شما کمک کنند تا okr های خود را با استفاده از قالب های آماده، داشبورد های گرافیکی، نمودارهای پیشرفت، و اعلان های خودکار شکل دهید و آنها را با سایر تیم ها و سطوح سازمان همگام سازید.
بخش نهم: کمک هوش تجاری به پیاده سازی OKR
نقش هوش تجاری و پاور بی آی در OKR به این صورت است که هوش تجاری یا BI یک فرآیند مبتنی بر تکنولوژی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات عملی است که به مدیران و کارمندان کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند. پاور بی آی یا Power BI یک بستر هوش تجاری و مدیریت اطلاعات کسب و کار است که ابزارهایی برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل، تجسم و به اشتراک گذاری داده‌ها برای کاربران تجاری غیر فنی فراهم می‌کند. OKR یک روش برای تعیین اهداف و نتایج کلیدی در سطح سازمان، تیم یا فرد است که به هماهنگ سازی استراتژی بازده با پشتکار تیم سطح را در حمایت از آن استراتژی. با استفاده از هوش تجاری و پاور بی آی، مدیران می‌توانند داده‌های مربوط به OKR خود را به راحتی جمع آوری، پاکسازی، مدل سازی، نمایش و به اشتراک بگذارند. همچنین می‌توانند با استفاده از نمودارها، داشبوردها و پرس و جوهای هوشمند، بینش‌های عمقی را از داده‌های خود به دست آورند و پاسخ‌گو باشند.
هوش تجاری می‌تواند به تیم‌های OKR کمک کند که:
- داده‌های مربوط به اهداف و نتایج کلیدی خود را به راحتی جمع آوری، پاکسازی، مدل سازی، نمایش و به اشتراک بگذارند.
- بینش‌های عمقی را از داده‌های خود به دست آورند و پاسخ‌گو باشند.
- روند پیشرفت خود را در مقابل اهداف خود اندازه‌گیری و ارزیابی کنند.
- با استفاده از نمودارها، داشبوردها و پرس و جوهای هوشمند، تحلیل‌های پیشرفته و پیش بینی‌های دقیق را انجام دهند.
- هماهنگی و همبستگی بین تیم‌های مختلف را افزایش دهند و استراتژی سازمان را پشتیبانی کنند.
بخش دهم: چه زمانی نیاز به پیاده سازی OKR در یک سازمان احساس میشود:
یک سازمان ممکن است در شرایط زیر نیاز به استفاده از OKR را احساس کند:
- وقتی که می‌خواهد اهداف بلند مدت و استراتژیک خود را به نتایج قابل اندازه‌گیری و عملی تبدیل کند.
- وقتی که می‌خواهد هماهنگی و همبستگی بین تیم‌های مختلف را افزایش دهد و از پراکندگی و تضاد در اولویت‌ها جلوگیری کند.
- وقتی که می‌خواهد تمرکز و روحیه کارکنان را بالا ببرد و آنها را درگیر و مشارکت‌پذیر در تعیین و دستیابی به اهداف کند.
- وقتی که می‌خواهد بازخورد و یادگیری مستمر را در فرآیند کار خود جای دهد و از خطاها به عنوان فرصت‌های بهبود استفاده کند.
- وقتی که می‌خواهد خلاقیت و نوآوری را در سطح سازمان تشویق کند و به تیم‌ها اجازه دهد که ریسک بپذیرند و از روش‌های جدید آزمایش کنند.
