یكی از مهم‌ترین چالش‌های پیاده سازی نرم افزار Microsoft Dynamics، مدیریت فرآیند چرخه توسعه نرم افزار در مراحل مختلف پروژه و در انواع مختلف پروژه‌های Microsoft Dynamics است. در این مقاله سعی خواهد شد تا به برخی از جنبه‌های اصلی مدیریت پیاده سازی پروژه‌های Microsoft Dynamics 365 پرداخته شود.
در دنیای نرم افزار، پیش فرضی وجود دارد مبنی بر اینکه، پیاده سازی اکثر پروژه‌های CRM و ERP با شکست مواجه می‌شوند. عدم موفقیت پروژه‌های این چنینی، ممکن است به دلایل زیادی رخ دهد، اما به نظر شما این عدم موفقیت تا چه حد به نحوه اجرای پروژه‌های داینامیک 365 مربوط می‌شود؟
می‌خواهیم در اینجا به برخی از نکات کلیدی که برای مدیریت موفق پیاده سازی پروژه‌های داینامیک 365 باید قبل از فرآیند پیاده سازی در نظر گرفته شوند، بپردازیم.
در میان مجموعه نرم افزارها و محصولات شرکت مایکروسافت، خانواده محصولات داینامیک 365 از اهمیت بالایی برخوردار است به نحوی که می‌بایست همواره بر لبه دانش باشد. با Power Platform (بستری برای به هم متصل شدن نرم افزارهایی مانند Azure ،Dynamics 365 ،Office 365 و برنامه‌های دیگر) نیز این قضیه اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. بنابراین تیمی که برای این کار تخصیص داده شده است می‌بایست همواره دانش خود را ارتقا داده و به‌روز نمایند.
غالبا نیازمندی‌های فرایندی یک سازمان در پلتفرم پایه وجود ندارد یا سفارشی‌سازی نامتعارف و خارج از خواستگاهی که معماری موضوعی و نرم افزاری پلتفرم بر اساس آن شکل گرفته، صورت می‌گیرد. این کار، اشتباه استراتژیکی است که باید به هر نحوی از وقوع آن جلوگیری شود، در غیر این صورت می‌تواند زمان و هزینه اجرای پروژه‌های Dynamics 365 را به طور نامعقولی افزایش دهد. تجزیه و تحلیل مناسب نیازمندی‌ها در اوایل اجرای کار، می‌تواند همسویی بیشتری برای ادامه مسیر پروژه ایجاد نماید.
مهارت‌های تیم مجری، همیشه در اجرای پروژه‌های Dynamics 365 یک چالش بزرگ بوده است. وجود مهارت‌های لازم جهت پیاده سازی کسب و کاری و نرم افزاری، ضمن داشتن تجربه کافی، بسیار مهم است، بنابراین انتخاب یک پیمانکار با تجربه برای اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌های Dynamics 365 از اهمیت بالایی برخوردار است.
بسیاری از پیاده‌سازان داینامیک 365 از این نکته غافل می‌شوند که همراهی کاربران (Users) و آموزش آن‌ها کلید موفقیت است. این آموزش‌ها در جهت استفاده کاربران از سیستم و برقراری ارتباط بهتر با آن است که تحت عنوان آموزش راهبری و کاربری شناخته می‌شود.
مدیریت پروژه‌های CRM نیازمند وجود حداقل یک راهبر CRM توانمند و در حالت مطلوب، یک تیم CRM در سازمان است. این افراد نه تنها مسئول رسمی پیشبرد اهداف CRM در سازمان هستند بلکه نقش حلقه ارتباطی سازمان و تیم پیاده ساز CRM را ایفا می‌کنند. راهبران CRM در صورت ایفای درست وظایف خود، می‌توانند نقش بسیار مؤثری در پیشبرد اهداف CRM سازمان داشته باشند.
عموما برای پیاده‌سازی‌های Dynamics 365 از متدولوژی sure step مایکروسافت استفاده می‌شود. با گذشت زمان، رویکرد Agile نیز مورد استفاده قرار گرفت تا برنامه‌ریزی‌های اسپرینت‌ها و مدت زمان انجام کارها مدیریت شود. اغلب اوقات، کاربران نحوه استفاده واقعی از رویکرد Agile را برای Dynamics 365 نمی‌دانند یا اینکه در جریان نیستند، بنابراین تحلیلگران با تجربه یا مدیران پروژه باید در ابتدای کار، متدولوژی صحیح را تشریح نمایند و الزاما منطبق با آن گام بردارند.
پلتفرم داینامیک 365 غالبا با بسیاری از سیستم‌های تخصصی سازمان‌ها و همچنین سیستم‌های بک آفیس مانند نرم افزارهای مدیریت منابع سازمانی (ERP)، حسابداری و مالی، انبارداری، اتوماسیون‌های اداری و غیره یکپارچه و ادغام می‌شود. در برخی موارد، از ابتدای پیاده‌سازی می‌بایست اطلاعات را از سیستم‌های موجود سازمان‌ها (که تا به حال مورد استفاده قرار می‌گرفتند) به CRM منتقل نمود. از این رو، طراحی و مشخص شدن رویکرد یکپارچگی با این سیستم‌ها و همچنین چگونگی ارتقا، نقش بسیار مهمی در اجرای پروژه‌های Dynamics 365 ایفا می‌کند.
در مقالات قبلی به چگونگی ارتقا به داینامیک 365 اشاره شده بود. از طرفی، حالت مطلوب آن است که برای فرآیندهای مرتبط با مدیریت کسب و کار و ارتباط با مشتری، از یک نرم افزار واحد و یکپارچه استفاده شود. از این رو، پیاده سازی پروژه‌های Dynamics 365 شامل انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارهای سازمان و انتقال آن‌ها به محصول Dynamics 365 نیز می‌شود. در ادامه برخی از ملاحظاتی که باید در موفقیت مدیریت ارتقا Dynamics 365 را در نظر داشته باشید ذکر شده است.
كیفیت داده‌ها هنگام انتقال آن به Dynamics 365 بسیار با اهمیت است. در صورت ذخیره شدن داده‌ها در سال‌های متمادی در برنامه‌های موجود، برخی از سؤالات مربوطه كه باید در نظر گرفته شوند، عبارتند از:
- آیا سازمان‌تان واقعا به این داده‌ها نیاز دارد؟
- آیا داده‌هایی وجود دارد که می‌توانند پاک شوند؟
- آیا نوع خاصی از داده‌ها وجود دارد که دربرگیرنده هیچ معنایی نیستند یا که می‌توان آن‌ها را با مواردی که ارتباط بیشتری به آن دارند ادغام نمود؟
- آیا می‌توان این داده‌ها را ساختاردهی مجدد نمود تا استفاده بهتری در محصول Dynamics 365 از آن‌ها شود؟
برای انتقال داده‌ها می‌بایست نهایت دقت و زمان‌سنجی صورت گیرد. چالش بزرگی که در اینجا وجود دارد این است که بعد از انتقال داده‌ها و پس از مدتی، مشاهده نمایید که یک سری از داده‌ها جابه‌جا شده یا از بین رفته‌اند. بنابراین صرف زمان بیشتر در این جا ارزش خواهد داشت.
برخی از اتفاقاتی که ممکن است در صورت عدم تخصیص زمان کافی رخ دهد، عبارتند از:
• به دلیل ادغام‌های اشتباه، با تأخیر مواجه شویم.
• تأثیر داده‌های انتقالی به Dynamics 365 از نظر فرآیندها، فرم‌ها و اتوماسیون در نظر گرفته نمی‌شود.
• ارائه برآوردهای غیر واقعی از زمان اتمام کار و همچنین عدم ملاحظه نقش کاربران و هماهنگی با آنان.
• داده‌ها به روش بهینه به Dynamics 365 منتقل نشوند.
• وجود تأخیر در طراحی مجدد ساختار و معماری Dynamics 365.
درست مانند Dynamics 365، انتقال داده‌ها نیز به مهارت خاص خود نیاز دارد. اغلب دیده می‌شود که یک مشاور Dynamics 365 نقش یک متخصص انتقال (مهاجرت) داده را بازی می‌کند. شاید یک متخصص داینامیک 365 بهترین روش‌ها و رویکردها را داشته باشد اما ممکن است نتواند به خوبی از پس این کار برآید.
پیشنهاد می‌شود که از ابزارها، راهکارها و رویکردهایی که شرکت مایکروسافت و همچنین دیگر شرکت‌ها آماده کرده‌اند استفاده شود تا اصطلاحا چرخ را دوباره اختراع نکنیم که این خود باعث افزایش سرعت انتقال داده‌ها خواهد شد. استفاده از ابزار مناسب می‌تواند توانایی مهاجرت مورد نیاز برای اجرای Dynamics 365 را تا حد زیادی بالا ببرد.
تا آنجا که به نسخه آنلاین مجموعه نرم افزارهای داینامیک 365 مربوط می‌شود، فرایند به‌روزرسانی‌ها انجام خواهد گرفت. یکی از سؤال‌های مهم این است که در روال به‌روزرسانی چه کارهایی صورت گیرد و به شکل انجام شود. در اینجا به ذکر چند نکته می‌پردازیم:
• دانش در مورد آخرین ویژگی‌های اضافه شده و نقشه راه محصول بسیار مهم است.
• برای رصد محصولات و راهکارهایی که به‌روز می‌شوند تیم‌سازی کنید و به آن‌ها فرصت دهید تا محصولات را بررسی نمایند، همچنین وظیفه آن‌هاست که به طور دوره‌ای این موضوع را با تیم‌های دیگر در میان بگذارند.
• مدیران یا مشتریان خود را در جریان اتفاقات و کارهای صورت گرفته در نرم افزار قرار دهید. برگزاری وبینارها یا جلسات اشتراک دانش می‌تواند کمک‌کننده باشد.
• به طور مرتب آخرین نسخه را در یک محیط آزمایشی تست کنید تا مطمئن شوید که به‌روزرسانی محصول، تداخلی در فرایندهای جاری ایجاد نمی‌کند. در صورت نیاز به مهندسی مجدد برای استفاده از ویژگی جدید، می‌تواند یک تمرین مفید باشد.
ترجمه و تلخیص: عادل پورقنبر
