اسباب کشی به سبک اجایل

در دو ماه اخیر خانواده دو نفره ما به شدت درگیر اسباب کشی بود. از اونجایی که در صفر تا صد این پروسه، هر دو تنها بودیم و این اولین پروژه مستقل و مشترک اسباب کشی ما به حساب می‌اومد، خیلی به این فکر کردم چطور می‌تونم از مهارت اسکرام مستری خودم در اسباب کشی استفاده مفید کنم.

ابزار کنترل پروژه

اول از همه رفتم سراغ یه ابزار ساده برای مدیریت پروژه و گوگل شیت رو به دلیل کاربری آسون و دسترس پذیری انتخاب کردم.

ابزارهای دیگه‌ای هم می‌شد انتخاب کرد، اما من با گوگل شیت خیلی راحتم. به خصوص اینکه روی گوشی و لپتاپ هم در دسترسم هست.

فازبندی، تعریف استوری و تسک

بعد فیچر بزرگ «اسباب کشی» رو به سه فاز کلی تقسیم کردم:

۱ فاز آماده‌ سازی خونه جدید

۲ فاز بسته بندی و اسباب کشی

۳ فاز تحویل خونه قبلی

نکته جالب اینکه این سه فاز به طور کامل از واترفال و مدل آبشاری پیروی نمی‌کردن و گاهی کاملا اجایل بودن.

مثلا برای کامل کردن فاز آماده سازی خونه جدید، باید فرش‌ها شسته می‌شد و این کار در فاز سه (تحویل خونه قبلی) انجام شد و بعد اومد توی لیست کارهای فاز یک، تیک خورد.

یعنی باید به صورت چرخه‌ای می‌رفتیم یه چیزهایی رو در خونه جدید آماده می‌کردیم، بعد می رفتیم سراغ فاز بسته بندی و در نهایت یه چیزی رو از خونه قبلی می‌آوردیم تا دوباره بتونیم ادامه فاز یک رو داشته باشیم.

هر فاز برای من یه استوری بود که باید میت می‌کردم، پس برای میت کردنش باید برای هر استوری چند تا تسک ریزتر تعریف می‌شد.

پروداکت بک لاگ و اولویت‌بندی

مرحله بعدی پروداکت بک لاگ بود. (بخش کوچکی رو به عنوان سمپل واستون گذاشتم که ببینید)

برای این کار، بعد از اینکه لیست تسک‌ها مشخص شد، شروع کردیم به اولویت بندی کردن هر کار

اولویت‌بندی‌هامون رو به ترتیب براساس سه فاکتور زیر مرتب کردیم:

بودجه و هزینه

نیازهای ضروری خانه

علایق شخصی

تسک‌های هر فاز رو مشخص کردیم و مسئولیت پیگیری هر کدوم به یکی از ما دو نفر اساین شد.

البته خیلی‌ وقت‌ها زمان کم می‌آوردیم و به عنوان یه تیم دو نفره، هوای همدیگه رو داشتیم و جای همدیگه رو پر می‌کردیم.

سعی کردیم به لیست کارها وفادار باشیم و همه رو میت کنیم.

برای هر موردی که می‌شد پیش‌بینی انجام داد، تاریخ شروع نوشتیم و پیش‌بینی اینکه چند روز طول می‌کشه رو هم نوشتیم.

همچنین اینکه چقدر پول پرداخت کردیم و چقدر باقی مونده رو هم نوشتیم که یادمون بمونه.

ادهاک‌ وارد می‌شود!

این وسط بعد از استارت پروژه متوجه شدیم یه سری موارد رو ندیدیم یا حتی به دلیل کارهای باز قبلی (به اصطلاح، ادهاک وارد شد)

مثلا متوجه شدیم کمدهای خونه جدید قفسه ندارن و باید قبل از هر کاری، قفسه‌بندی انجام بدیم.

مواردی که جلوشون عدد یا پروایوریتی نداره، ادهاک هستن که قبلا پیش‌بینی نکرده بودیم و بعدا لازم شد.

مدیریت بودجه

همزمان با پیش بردن این اولویت‌بندی‌ها، یک شیت دیگه برای تخصیص بودجه درست کردم و هر منبع درآمدی رو نوشتم تا ببینم در چه تاریخی، چقدر پول به دستمون می‌رسه و در نهایت اگر نیاز به وام یا قرض گرفتن بشه حدودا چقدر کم میاریم و زودتر دست به کار بشیم.

تخمین‌ هزینه‌

برای مدیریت بودجه باید اول یه هزینه تقریبی از تمام مراحل به دست می‌آوردم و زمانبندی اجرای هر کدوم رو می‌نوشتم.

رفتم سراغ دوست و یار همیشگی، اینترنت.

سعی کردم هزینه کارهای خدماتی رو از آچاره دربیارم. (البته قبلش با اپراتور آچاره صحبت کردم، شرایطم رو گفتم و اعلام کردم فعلا فقط می‌خواهم هزینه‌ها رو دربیارم، بعدا در صورت نیاز ثبت سفارش می‌کنم.)

هزینه کالاهایی که باید خریداری می‌‌کردیم رو هم از دیجی‌کالا و ترب درآوردم.

هزینه حدودی اسباب کشی رو هم از اسنپ باکس درآوردم.

هزینه‌های واقعی

بعد از اینکه هزینه پیش‌بینی شده هر کدوم رو جلوی تسک‌ها نوشتم متوجه شدم با بودجه مد نظرمون فاصله داریم و باید هر طور شده مدیریت کنیم.

در نتیجه تصمیم گرفتیم برای خرید بعضی از محصولات به مرکز اصلیشون مراجعه کنیم و حضوری خرید کنیم.

این اختلاف هزینه مخصوصا در مورد برق و روشنایی، تقریبا هزینه‌هامون رو نصف کرد.

درباره هزینه خدمات مثل نقاشی و قفسه بندی کمد هم سعی کردیم از آچاره متخصص پیدا کنیم و با مذاکره درباره کیفیت کار و قیمت، بهترین گزینه رو انتخاب کنیم.

در مورد اسباب کشی هم بعد از بررسی گزینه‌های مختلف، تصمیم گرفتم به سه دلیل از سرویس اسباب کشی اسنپ باکس استفاده کنم.

یک دلیلم این بود که در همین شرکت مشغول به کار هستم.

دلیل دیگه این بود که بعد از مقایسه سرویس‌های مختلف به این نتیجه رسیدم که این سرویس نیازهای من رو کامل رفع می‌کنه و پشتیبانی هم بدون اینکه بدونه من همکارشون هستم،‌ خیلی خوب ساپورت کرد.

سومین دلیل خودم به عنوان اسکرام مستر اسنپ باکس، از ابتدا در این فیچر مشارکت داشتم و دارم و می‌خواستم به چشم یک کاربر واقعی، محصول رو استفاده کنم و فیدبک واقعی بدم تا محصول بهتری رو به سایر کاربران عرضه کنیم.

بازنگری

با کمی بالا پایین هزینه‌ها و کارها، ما تونستیم:

• تمام کارهای Must have (کارهای ضروری و با اولویت بالا)
• تمام کارهای Should have (کارهایی که اگه قبل از جابجایی انجام می‌دادیم بهتر بود)
• و بخشی از Nice have (کارهایی که دوست داشتیم انجام بدیم ولی اولویت نبود) رو میت کنیم.

ما به صورت دوره‌ای و هفته‌ای یکبار بک لاگمون رو نگاه می‌کردیم و می‌دیدیم چه مواردی هنوز میت نشده.

همسرم در این پروژه، هم‌تیمی خیلی خوبی بود و به تسکهاش کاملا وفادار موند و بدون بدهی فنی تونستیم بریم روی پروداکشن خوشبختانه.

و در پایان

این پروژه واسه من به شخصه خیلی جذاب بود، به ویژه اینکه همه چیز طبق اولویت‌بندی پیش رفت و همه چیز در زمان مقرر تموم شد. حتی از نظر تخصیص هزینه هم کمی با رقم پیش‌بینی شده اختلاف پیدا کردیم که به دلیل تورم و مشکلات این چنینی به نظرم خیلی طبیعی و قابل پیش ‌بینی می‌اومد.

انقد به این پروژه افتخار می‌کنم که اگر می‌تونستم، به عنوان یک دستاورد مهم توی رزومه‌م می‌نوشتم.

ما موفق شدیم با تفکر اجایل یه پروژه سخت رو که برای اولین بار تجربه می‌کردیم، به طور کامل مدیریت کنیم و به سرانجام برسونیم و خب خیلی دلم می‌خواست این موضوع رو با شما هم در میون بذارم.