شاید تا به حال واستون پیش اومده که جلسه ۱:۱ داشته باشید و با خودتون فکر کنید که «ای بابا! چی بگم آخه؟ حرفی نداریم که! مدیرم هم که فکر نمی‌کنم واسش مهم باشه، پس بذار بپیچونمش.»
خب امروز قصد دارم بهتون بگم که برای داشتن یک جلسه ۱:۱ مؤثر و خوب باید چیکار کنید. شاید این مقاله بهتون کمک کنه که دفعه بعد به جای پیچوندن جلسه، با علاقه به استقبالش برید.
۱:۱ چیست؟
اول از همه بذارید یه تعریف خلاصه و خودمونی از ۱:۱ داشته باشیم.
جلسات ۱:۱، (یک به یک یا «One on One») جلسات هفتگی یا دو هفته یکباری هستند که بین مدیر و هر کدوم از اعضای تیم برگزار می‌شه.
موضوع این جلسات که معمولا بین ۳۰ دقیقه تا یک ساعت طول می‌کشه، درباره وضعیت شغلی اعضای تیم، مسیر پیشرفتشون و مشکلات احتمالی هست.
مزایای ۱:۱
به عنوان یک کارمند، جلسه ۱:۱ به شما کمک می‌کنه فیدبک و راهنمایی بهتری دریافت کنید و بتونید راحتتر مسیر پیشرفت شغلی رو طی کنید.
به عنوان یک مدیر، این سبک از جلسات باعث می‌شه راحتتر و سریعتر مشکلات اعضای تیم رو شناسایی کنید، ارتباط بهتری برقرار کنید و تیم بهتری داشته باشید.
در جلسه ۱:۱ چی مطرح می‌شه؟
گاهی اگه موضوعی توی ذهنتون باشه، این جلسه خیلی هم جذابه و بی‌صبرانه منتظر هستید تا حرف‌هاتون رو بزنید، اما گاهی هم حرفی ندارید و با همه وجود دلتون می‌خواد کنسل کنید.
خب ما امروز می‌خوایم به این فکر کنیم، چیکار کنیم که دیگه گزینه کنسل کردن خط بخوره و به‌جاش یه جلسه مفید داشته باشیم.
رترواسپکتیو برگزار کنید!
اول از همه به جای اینکه دنبال ایده‌های عجیب وغریب بگردید، بهش به چشم جلسه رترواسپکتیو نگاه کنید.
(جلسه رترواسپکتیو: رودیدادی در پایان هر اسپرینت که اعضای تیم دور هم جمع می‌شن و درس آموخته‌های اسپرینتی که گذشت رو بررسی می‌کنن. بعد از بررسی اینکه چه اتفاقات خوبی افتاده، چه اتفاقات بدی افتاده، چطور می‌شه اوضاع رو بهتر مدیریت کرد و پیشنهادهای احتمالی، یک چک لیست به دست میاد که تیم توافق می‌کنه تا رتروی بعدی اون چک لیست رو انجام بده و نتایجش رو دفعه بعد بررسی کنه ببینه چقدر مؤثر بودن.)
سعی کنید اتفاقاتی که در بازه زمانی ۱:۱ قبلی تا ۱:۱ فعلی رخ داده رو مرور کنید. درست همون کاری که در پایان اسپرینت انجام می‌دید. با این تفاوت که اونجا می‌خواهید به بهبود تیم کمک کنید، اما اینجا می‌خواید به بهبود وضعیت خودتون کمک کنید.
پنج قدم برای مدیران
اگر مدیر هستید و می‌خواید با اعضای تیم ۱:۱ بذارید، این پنج قدم احتمالا خیلی بهتون کمک می‌کنه:
قدم اول: به هر کدوم از اعضای تیم خبر بدید که جلسه۱:۱ بعدیشون چه زمانی خواهد بود.
قدم دوم: ازشون بخواید بنویسن که توی محیط کار چه مواردی رو دوست دارن و چه مواردی اذیتشون می‌کنه و همچنین چه ایده‌ای برای تغییرش دارن. شما هم توی جلسه از حرف‌هاشون نوت بردارید.
قدم سوم: در زمان جلسه درباره مواردی که نوشتید، حرف بزنید و تبادل نظر کنید.
قدم چهارم: با برین استورم، یه اکشن پلن در بیارید که بتونید جلسات بعدی رو بهبود بدید.
قدم پنجم: یه اکشن کوچیک انتخاب کنید و سعی کنید برای سه جلسه بعدی درباره این موضوع حرف بزنید و بررسی کنید.
همین قدم‌های کوچیک کمک می‌کنه که جلسه ۱:۱ مفیدتری با اعضای تیمتون داشته باشید.
و اگر مدیر نیستید؟
اگه مدیر نیستید و یکی از اعضای تیم هستید که جلسه ۱:۱ تون نزدیکه، پیشنهاد می‌کنم از راهکارهای زیر ایده بگیرید:
این مقاله رو واسه مدیرتون بفرستید و بگید دوست دارید ۱:۱ رو به روش رترواسپکتیو تجربه کنید.
برای جلسه بعدی، از مدیرتون بخواید که چند دقیقه درباره اینکه چطور جلسه مفیدی داشته باشید، حرف بزنید.
با روش برین استورم یه لیست شامل «چیزهایی که ناراحتتون می‌کنه- چیزهایی که عصبی‌تون می‌کنه و چیزهایی که خوشحالتون می‌کنه» بسازید و در جلسه بعدی هم بررسیشون کنید.
از مدیرتون بپرسید که به نظر اون هدف اصلی این جلسه چیه و فکر می‌کنن چطور بهتره پیش برید.
احساس واقعیتون رو درباره این جلسه به مدیرتون بگید و احساس اون هم بپرسید.
صحبت کردن درباره چیزی که واقعا داره رخ می‌ده و متوقف کردن یه روند بی‌نتیجه، در نهایت به نفع خودتون تموم می‌شه و باعث می‌شه انگیزه کار کردن و رضایت شغلیتون بیشتر بشه.
در مجموع خوبه که بدونید شما و مدیرتون می‌تونید با همکاری همدیگه همه چیز رو درباره ۱:۱ تغییر بدید. مثلا اینکه:
چند وقت یک بار برگزار بشه؟
کجا برگزار بشه؟
چقدر طول بکشه؟
هدفش چی باشه؟
و ....
و در آخر
چه کارمند باشید و چه مدیر، این رو بدونید که ۱:۱ جلسه شماست و برای اینکه تبدیل به یک جلسه جذاب با خروجی مفید بشه، نیاز به همکاری هر دو طرف ماجرا داره. پس برای جلسه بعدی به جای صحبت‌های روتین همیشگی، می‌تونید با همدیگه یه بازنگری روی کل جلسه داشته باشید و تلاش کنید این جلسات رو واسه خودتون جذابتر کنید.
