اخیرا با یه چالش مهم و ساختاری در جریان حل مشکلات یک پروژه ارتباطی مواجه شدیم که بخش قابل توجهی از اون رو، قبلاً تجربه کرده بودیم.
خیلی جالبه، به رغم اینکه منابع مختلف سیستم در یکی از استارتاپ‌های بزرگ و خصوصی فعال در حوزه صادرات در اصفهان رو برای انجام فرایندها و تسک‌های مربوط به یه پروژه مهم تجهیز کردیم، اما نتایج بهتری از شرایط قبلی که منابع پراکنده بودن و تعداد آدم‌های فعال در اون بخش، یک پنجم شرایط فعلی هم نبود، بدست نیاوردیم.
در واقع به رغم اینکه انرژی برای بهتر شدن یک پروژه، ۵ برابر شده اما نتایج یک پنجم زمانی که منابع تمرکز پیدا نکرده بود هم اثربخشی نداشتند!
مدت زیادی به چارچوب‌های عملیاتی و استراتژی‌هایی که برای این تغییر و تحول پیاده کردیم فکر کردم، زمان زیادی برای تحلیل فرایندها و رویکردها گذاشتم و در پایان به یه الگوریتم بسیار دقیق و البته غیرقابل سنجش با شاخص‌های کمی به اسم "استحضار سازمانی" رسیدم که در بخشی از مفاهیم "رفتار سازمانی" تاکید ویژه‌ای بر اون شده.
علت اصلی جلونرفتن و عدم پیشرفت پروژه هم همین بود، از آدمی برای هدایت جریان فعالیت‌ها استفاده کرده بودیم که تنها از شرایط و ریسک‌های سیستم مطلع بود اما استحضار کافی رو نداشت!
نکته مهمیه؛ اگر بخوام کامل اون رو توصیف کنم باید بگم که در جریان رخدادها و اتفاقات مهم یا غیرمهم در سیستم‌ها، این آدم‌ها هستند که ممکنه از یک رخداد، یک سیاست و استراتژی و یا یک چارچوب رفتاری، مطلع بشن و الگو بگیرن؛ چیزی که اینجا به وجود میاد و توسعه پیدا میکنه، "اطلاع سازمانی" و مرزهای اونه؛ اما در "استحضار سازمانی" اصلا اینطور نیست.
در حقیقت در چارچوب ارتباطی و رفتارهای سازمانی مبتنی بر الگویابی استراتژیک برگرفته از "استحضار سازمانی"، کارمندان، مدیران و حتی آدم‌های کلیدی در یک سیستم، منتظر اطلاع پیدا کردن از رخدادها، تغییرات یا الگوهای اصلی که سیستم رفتارهاش رو بر اساس اونها تنظیم میکنه، نمی‌مونن و خودشون دست به جستجو و کاوش در میان اتفاقات مختلف سیستم میزنن.
تفاوت مهم استحضار سازمانی با اطلاع سازمانی در همینجاست!
افراد مطلع از سازمان یا سیستم در واقع قادر به انجام تسک‌ها و پیگیری فرایندها بدون ارزیابی ریسک‌های احتمالی اونها و دلسوزی آگاهانه برای سیستم هستند اما افرادی که به مرحله استحضار سازمانی رسیدن و پا رو یه قدم از مرحله اطلاع سازمانی فراتر گذاشتن، می‌تونن با استفاده از داده‌هایی که در اختیار دارن، آگاهانه برای سیستم دلسوزی کنن، ریسک‌های مختلف رو ارزیابی کنند و در نهایت تصمیمی که منجر به بهبود میشه رو اتخاذ کنن.
البته در این بین ممکنه از افرادی که در دایره "استحضار سازمانی" قرار دارن تحت عنوان متوهم توطئه، تابوشکن و یا القابی از این قبیل یاد بشه و دلیل این هم چیزی جز دسترسی اون افراد به داده‌هایی که عموم افراد موثر در سیستم از اونها، کمترین اطلاعی ندارن، نیست!
به نظرم بهتره دنبال آدم‌هایی که آگاهانه دلسوزی می‌کنن باشیم تا آدم‌هایی که قصد همدردی دارن...
