خلاصه
ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کار است که به شما کمک می کند وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت سازماندهی و اولویت بندی کنید. با استفاده از این ابزار، وظایف خود را بر اساس کارهایی که ابتدا انجام می دهید، کارهایی که بعداً برنامه ریزی می کنید، وظایفی که محول می کنید و کارهایی که حذف می کنید به چهار کادر تقسیم می کنید. در این بخش، نحوه راه اندازی یک ماتریس آیزنهاور و ارائه نکاتی برای اولویت بندی کارها را توضیح خواهیم داد.
تهیه فهرست کارها اولین قدم برای انجام کار است. اما چگونه تعیین می کنید که وقتی زمان کافی برای انجام همه کارها در یک روز ندارید، ابتدا با چه چیزی مقابله کنید؟ با اولویت بندی موثر، می توانید بهره وری خود را افزایش دهید و اطمینان حاصل کنید که فوری ترین وظایف شما مورد توجه فوری قرار می گیرند.
ماتریس آیزنهاور ابزاری برای مدیریت وظایف است که به شما کمک می کند بین کارهای ضروری و مهم تمایز قائل شوید تا بتوانید یک گردش کار کارآمد ایجاد کنید. در این مقاله، نحوه راهاندازی ماتریس آیزنهاور را توضیح میدهیم و نکاتی را برای اولویتبندی کارها ارائه میکنیم .
ماتریس آیزنهاور راهی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت است، بنابراین می توانید به طور موثر مهمترین کار خود را اولویت بندی کنید.
دوایت دی. آیزنهاور - سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده و یک ژنرال پنج ستاره در طول جنگ جهانی دوم - ایده ای را ارائه کرد که بعدها به ماتریکس آیزنهاور منتهی شد. در یک سخنرانی در سال 1954، آیزنهاور به نقل از یک رئیس دانشگاه ناشناس گفت: «من دو نوع مشکل دارم، مشکل فوری و مهم. فوری مهم نیست، و مهم هرگز فوری نیست.»
استفن کاوی، نویسنده کتاب 7 عادت افراد بسیار مؤثر ، سخنان آیزنهاور را در نظر گرفت و از آنها برای توسعه ابزار مدیریت کار که اکنون محبوب است، به نام ماتریس آیزنهاور استفاده کرد.
ماتریس آیزنهاور با نامهای ماتریس مدیریت زمان، جعبه آیزنهاور و ماتریس فوری-مهم نیز شناخته میشود. این ابزار به شما کمک می کند وظایف خود را به چهار دسته تقسیم کنید: کارهایی که ابتدا انجام می دهید، کارهایی که بعداً برنامه ریزی می کنید، کارهایی که محول می کنید و کارهایی که حذف می کنید.
ممکن است "فوری" و "مهم" کلمات مشابهی به نظر برسند، اما هنگام تجزیه و تحلیل آنها بر اساس اصل آیزنهاور، تفاوت بین این دو بسیار مهم است. تمایز بین فوری و مهم در ماتریس آیزنهاور می تواند به شما کمک کند تا تشخیص دهید که کدام وظایف را باید انجام دهید و کدام وظایف ممکن است توسط سایر اعضای تیم بهتر انجام شود.
کارهای فوری نیاز به توجه فوری شما دارند. وقتی کاری فوری است، باید همین الان انجام شود و اگر این کارها را در یک جدول زمانی مشخص انجام ندهید، عواقب واضحی دارد. اینها کارهایی هستند که نمی توانید از آنها اجتناب کنید، و هر چه این کارها را بیشتر به تعویق بیندازید، احتمالاً استرس بیشتری را تجربه خواهید کرد که می تواند منجر به فرسودگی شغلی شود .
نمونه هایی از کارهای فوری ممکن است شامل موارد زیر باشد:
کارهای مهم ممکن است نیاز به توجه فوری نداشته باشند، اما این وظایف به شما کمک می کند تا به اهداف بلندمدت خود برسید . فقط به این دلیل که این وظایف کمتر فوری هستند، به این معنی نیست که اهمیتی ندارند. شما باید برای این کارها برنامه ریزی دقیقی داشته باشید تا بتوانید از منابع خود به نحو احسن استفاده کنید.
نمونه هایی از وظایف مهم ممکن است شامل موارد زیر باشد:
هنگامی که می دانید چگونه بین وظایف ضروری و مهم تمایز قائل شوید، می توانید وظایف خود را به چهار ربع ماتریس آیزنهاور تقسیم کنید.
لیست طولانی کارهایی که باید انجام دهید ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد، اما هدف ماتریس آیزنهاور این است که این وظایف را یکی یکی پشت سر گذاشته و آنها را بر اساس ربع جدا کنید. هنگامی که می توانید وظایف خود را در دسته بندی های تعیین شده خود ببینید، می توانید آنها را زمان بندی کنید و مهمترین کار خود را انجام دهید.
مربع اول، مربع "انجام بده" است و این جایی است که شما هر کاری که هم فوری و هم مهم است را در آن قرار میدهید. وقتی کاری را در لیست کارهای خود میبینید که باید همین حالا انجام شود، عواقب مشخصی دارد و بر اهداف بلندمدت شما تأثیر میگذارد، آن را در این مربع قرار دهید.
نباید هیچ شک و سؤالی در مورد اینکه کدام کارها در این مربع قرار میگیرند وجود داشته باشد، زیرا اینها کارهایی هستند که در اولویت ذهنی شما قرار دارند و به احتمال زیاد بیشترین استرس را به شما وارد میکنند.
مربع دوم، مربع "برنامهریزی کن" است و این جایی است که شما کارهایی را قرار میدهید که فوری نیستند اما همچنان مهم هستند. از آنجایی که این کارها بر اهداف بلندمدت شما تأثیر میگذارند اما نیازی نیست که فوراً انجام شوند، میتوانید این کارها را برای زمان دیگری برنامهریزی کنید.
شما این کارها را بلافاصله پس از انجام کارهای مربع اول انجام خواهید داد. میتوانید از نکات مختلف مدیریت زمان برای کمک به انجام کارهای این مربع استفاده کنید. برخی از استراتژیهای مفید ممکن است شامل اصل پارتو یا روش پومودورو باشد.
مربع سوم، مربع "واگذار کن" است و این جایی است که شما کارهایی را قرار میدهید که فوری هستند اما مهم نیستند. این کارها باید همین حالا انجام شوند، اما بر اهداف بلندمدت شما تأثیر نمیگذارند.
از آنجایی که شما وابستگی شخصی به این کارها ندارید و احتمالاً نیازی به مهارتهای خاص شما برای انجام آنها نیست، میتوانید این کارها را به سایر اعضای تیم خود واگذار کنید. واگذاری کارها یکی از کارآمدترین روشها برای مدیریت حجم کار شما و فراهم کردن فرصت برای تیم شما جهت گسترش مهارتهایشان است.
پس از اینکه لیست کارهای خود را مرور کردید و کارها را به سه مربع اول اضافه کردید، متوجه خواهید شد که چند کار باقی ماندهاند. این کارهای باقیمانده، کارهایی هستند که نه فوری بودند و نه مهم.
این کارهای غیرمهم و غیرفوری، صرفاً مانع دستیابی شما به اهدافتان میشوند. این موارد باقیمانده در لیست کارهای خود را در مربع چهارم قرار دهید، که مربع "حذف کن" است.
بهترین راه برای درک تفاوت بین فوریت و اهمیت، استفاده از ماتریس آیزنهاور است، اما ممکن است همچنان در اولویتبندی کارهای خود دچار مشکل شوید. در اینجا چند نکته وجود دارد که میتواند به شما در اولویتبندی کارها هنگام دستهبندی آنها در هر مربع کمک کند.
کدگذاری رنگی کارها یک تکنیک است که میتواند به شما کمک کند موارد با اولویت بالا را به صورت بصری مشاهده کنید. هنگام مرور ابزار لیست کارهای خود، سعی کنید چهار رنگ بر اساس سطح اولویت به خود اختصاص دهید. از کدهای زیر استفاده کنید:
پس از برچسبگذاری کارها با رنگ، این رنگها مستقیماً به ماتریس آیزنهاور شما منتقل میشوند. کارهای سبز شما، کارهای "انجام بده" در مربع اول هستند. کارهای زرد شما، کارهای "برنامهریزی کن" در مربع دوم هستند. کارهای آبی شما، کارهای "واگذار کن" در مربع سوم هستند و کارهای قرمز شما، کارهای "حذف کن" در مربع چهارم هستند.
حتی اگر کارهای زیادی در لیست کارهای خود دارید، سعی کنید کارهای خود را به ۱۰ مورد در هر مربع محدود کنید. این کار باعث میشود ماتریس آیزنهاور شما شلوغ و طاقتفرسا نشود.
میتوانید چندین ماتریس ایجاد کنید، اما محدود کردن لیست کارها به موارد ضروری، این اطمینان را ایجاد میکند که فرآیند اولویتبندی را بدون اتلاف وقت آغاز میکنید.
راه دیگر برای محدود کردن تعداد موارد در ماتریس آیزنهاور، ایجاد ماتریسهای جداگانه برای لیست کارهای شخصی و حرفهای شماست.
کارهای کاری و شخصی شما به زمانبندیها، منابع و روشهای مختلفی نیاز دارند و احتمالاً به فرآیندهای فکری متفاوتی نیز نیاز خواهند داشت. برای مدیریت مؤثر اهداف شخصی و حرفهای خود، باید تقسیمبندی کنید و به آنها رسیدگی کنید.
برای اولویتبندی مؤثر، ابتدا کارهای غیرضروری را حذف کنید. با این استراتژی، شما ابتدا به مربع چهارم رسیدگی میکنید و سپس به مربعهای یک، دو و سه میروید.
هنگامی که لیست کارهای خود را مرور میکنید، بررسی کنید که چه مواردی را نوشتهاید که نیازی به انجام آنها نیست.
در واقع، ۶۰٪ از زمان ما در محل کار صرف کارهایی درباره کار میشود – چیزهایی مانند بهروزرسانی وضعیت، تأییدیهها یا پیگیری اطلاعات. اگر میتوانید سریعاً مواردی را خط بزنید، این کار را انجام دهید. این کار فرآیند اولویتبندی را تسریع میکند و احتمالاً در مرحله بعدی نیز یک دور دیگر حذف انجام خواهید داد.
برای درک بهتر اینکه چه کارهایی را میتوانید در هر مربع ماتریس آیزنهاور قرار دهید، در اینجا چند مثال برای شما آوردهایم.
به یاد داشته باشید که بهتر است ماتریسهای جداگانهای برای کار و زندگی شخصی خود داشته باشید تا بتوانید لیست کارهای خود را با استفاده از روشهایی که بهترین تناسب را با زمان و مکان دارند، مدیریت کنید.
ماتریس آیزنهاور میتواند در سیستمهای مدیریت پروژه و کسبوکار مانند اجایل (Agile) و سایر روشها کاربرد داشته باشد و به عنوان یک ابزار مفید برای اولویتبندی کارها و بهبود بهرهوری استفاده شود. در ادامه به نقش ماتریس آیزنهاور در این سیستمها اشاره میکنیم:
اجایل یک روش چابک و تکرارشونده (Iterative) برای مدیریت پروژهها است که بر تحویل سریع و بهبود مستمر تأکید دارد. ماتریس آیزنهاور میتواند در این روش به تیمها کمک کند تا کارها را بر اساس فوریت و اهمیت اولویتبندی کنند.
اسکرام یکی از چارچوبهای اجایل است که بر تقسیم کارها به اسپرینتهای کوتاه و تمرکز بر اولویتها تأکید دارد. ماتریس آیزنهاور میتواند در جلسات برنامهریزی اسپرینت (Sprint Planning) استفاده شود تا تیم بتواند کارها را بر اساس فوریت و اهمیت اولویتبندی کند.
کانبان یک روش بصری برای مدیریت کارها است که بر جریان کار (Workflow) و کاهش اتلاف وقت تمرکز دارد. ماتریس آیزنهاور میتواند به تیمهای کانبان کمک کند تا کارها را در ستونهای مختلف (مانند "برای انجام"، "در حال انجام"، "انجام شده") اولویتبندی کنند.
در روشهای سنتی مدیریت پروژه مانند آبشاری (Waterfall)، ماتریس آیزنهاور میتواند به مدیران پروژه کمک کند تا کارها را بر اساس فوریت و اهمیت اولویتبندی کنند و از اتلاف منابع جلوگیری کنند.
ماتریس آیزنهاور به طور کلی در هر سیستم مدیریتی میتواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای بهبود بهرهوری و مدیریت زمان استفاده شود. این ماتریس به تیمها کمک میکند تا:
ماتریس آیزنهاور در سیستمهای مدیریت پروژه مانند اجایل، اسکرام، کانبان و حتی روشهای سنتی مدیریت پروژه کاربرد دارد. این ماتریس به تیمها کمک میکند تا کارها را بر اساس فوریت و اهمیت اولویتبندی کنند، منابع را بهینهسازی کنند و بهرهوری خود را افزایش دهند.
