بسیاری از مدیران از شکست برنامهریزی در سازمانها گلایه دارند.
جلسات متعددی برگزار میشود، اسناد دقیق نوشته میشود، اما در عمل اتفاق معناداری رخ نمیدهد.
مسئله معمولاً کمکاری افراد نیست؛ بلکه خطاهای پنهان در خودِ فرآیند برنامهریزی است.
در این یادداشت به سه خطای رایج میپردازم که باعث میشود برنامههای سازمانی نوشته شوند اما اجرا نشوند.
خطای اول: تعریف هدف به جای تعریف مسئله
در بسیاری از برنامهها مینویسیم:
«ارتقای کیفیت»، «افزایش بهرهوری»، «بهبود عملکرد»
اما اینها هدفاند، نه مسئله.
تا زمانی که مسئله دقیق تعریف نشود، هیچ راهحلی واقعی شکل نمیگیرد.
مثلاً به جای «ارتقای کیفیت»، باید مشخص شود:
کیفیت کدام فرآیند؟
نسبت به چه شاخصی؟
با چه شکافی نسبت به وضع موجود؟
برنامهریزی بدون تعریف مسئله، بیشتر شبیه آرزو نوشتن است تا تصمیمسازی.
خطای دوم: نداشتن مسئول مشخص برای اجرا
یکی از مهمترین دلایل اجرا نشدن برنامهها، مبهم بودن مسئولیت است.
وقتی در سند نوشته میشود:
«واحد مربوطه اقدام کند»
در واقع هیچکس مسئول نیست.
هر برنامه اجرایی باید:
مسئول مشخص (با نام یا جایگاه سازمانی دقیق)
بازه زمانی
شاخص تحویلپذیر
داشته باشد.
برنامهای که صاحب ندارد، اجرا هم نخواهد شد.
خطای سوم: تعریف نکردن شاخص قبل از اجرا
بسیاری از سازمانها ابتدا اقدام میکنند و بعد به دنبال سنجش میروند.
در حالی که ارزیابی عملکرد باید همزمان با طراحی برنامه تعریف شود.
اگر از ابتدا ندانیم موفقیت دقیقاً چگونه اندازهگیری میشود،
در پایان هم فقط برداشتهای ذهنی خواهیم داشت، نه داده.
برنامه بدون شاخص، قابل ارزیابی نیست؛
و آنچه قابل ارزیابی نباشد، قابل بهبود هم نخواهد بود.
جمعبندی
شکست برنامهریزی در سازمانها معمولاً ناشی از کمبود تلاش نیست؛
بلکه نتیجه سه خطای پنهان است:
جایگزین کردن هدف به جای مسئله
مبهم بودن مسئول اجرا
تعریف نکردن شاخص پیش از اقدام
اصلاح همین سه مورد میتواند کیفیت اجرای برنامهها را بهطور محسوسی افزایش دهد.
اگر شما هم تجربهای از اجرا نشدن برنامهها در سازمان داشتهاید، خوشحال میشوم در بخش نظرات بنویسید.
Shahab Arjmand
Interpret before you report.
اعداد اگر درست فهمیده شوند، روایت میسازند.
