مهم نیست محصول شما چقدر بزرگ باشه، سایت باشه یا اپلیکیشن موبایل، یا هر محصول دیگه ای. چیزی که مهم هست، اینه که برنامه‌ی شما برای توسعه اون در سال دیگه چی هست؟ چطوری یک برنامه بنویسیم و تمام فکر هامون رو بیاریم روی کاغذ، ایده هایی که داریم رو منظم کنیم معمولا مهم ترین موضوع و یا نگرانی یک مدیر می تونه باشه.
توی این مطلب و در ادامه مطالبی که قبلا نوشته بودم، در مورد نوشتن یک پلن مالی و یا اینکه چطوری استارتاپ خودتون رو در یک فایل ارايه کنید. توی این مطلب میخوام به شما بگم چطوری و به ساده ترین روش، برنامه توسعه محصول خودتون رو که ما بهش میگیم Product Plan رو درست کنید.
فایلی که درست کردم ۲ تا sheet داره که تقریبا یک مدل هستن، با این تفاوت که بسته به تعداد افرادی که در تیم هستند، یا تعداد کارهایی که باید انجام بشه، می تونید از هر کدوم از این دو تا شیت که دوست دارید استفاده کنید.
فایل رو به نام sample Timeline / Product Plan v1.1 by shayan shalileh دانلود کنید.
شیت اول به صورت ماه به ماه هست. ستون A عنوان هایی هست یا بخش هایی که شما در دپارتمان ها یا محصول باید روی اون ها کار کنید و ستون B تا M مربوط به به ۱۲ ماه آینده میشه، که میتونه از هر ماهی شروع کنید ولی در اینجا، من ماه اول رو فروردین در نظر گرفتم.
شیت دوم به صورت هفته به هفته هست ولی با این تفاوت که هر ماه ۴ تا ستون داره یعنی ستون A میشه هفته اول فروردین، ستون B میشه هفته دوم فروردین، ستون C و ستون D میشه هفته سوم و چهارم فروردین و در ادامه ستون ها هر کدوم هفته به هفته جلو میرن.
شما میتونید از شیت اول برای برنامه ریزی کلی و ارايه به مدیرای ارشد یا هیات مدیره استفاده کنید و از شیت دوم، که هفته به هفته است برای برنامه ریزی دقیق تری برای تیم استفاده کنید.
عکس های که اینجا از فایل product pan گذاشتم خام هستند، ولی وقتی که فایل رو دانلود کنید من یه سری تسک های عادی و نمونه رو در خونه های مختلف نوشتم که به شما دید میده چه مواردی رو میشه در این فایل به صورت کلی و یا تفکیک شده بنویسید.
این رو بدونید که این فایل ها به صورت نمونه آماده شده و به شما کمک میکنه یک ساختار فکری داشته باشید برای درست کردن چنین فایل هایی. ساختاری که برگرفته از تجربه چندین ساله و کار کردن تیم های مختلف با این مدل فایل هاست.
ولی هیچ وقت خلاقیت، ایده ها و فکر خودتون رو دسته کم نگیرید. شما حتی یک فایل خیلی کامل هم داشته باشید، واقعیت این هست که کاربردی بودن اون و درست استفاده کردن از اون در طول سال، در جهت پیشرفت کسب و کار تون، فقط به شما و خلاقیت شما بستگی داره.
برای کامل کردن این فایل میخوام برای شما یک مثال خیلی ساده بزنم. مثلا برای برنامه ریزی ارسال خبرنامه که میتونه کار مشترکی باشه بین تیم مارکتینگ و تیم فنی. برای برنامه ریزی ارسال خبرنامه برای مثل توی شیتی که ماه به ماه هست میشه در ستون C که برای اردیبهشت هست بنویسید «شروع ارسال خبرنامه به کاربران» و مثلا در شیت هفته به هفته، برنامه ریزی بیشتر و دقیق تری از اون رو داشته باشید. توی شیت هفته به هفته، مثلا میشه نوشت که هر هفته چه کاری رو باید برای رسیدن به هدف اصلی در آخر اردیبهشت انجام داد. یعنی تمرکز تیم مارکتینگ یا مثلا فنی برای رسیدن به اون هدف باید هر هفته روی چی باشه. هدف کلی آخر ماه این هست که بشه از خرداد ماه شروع کنیم به کاربرها خبرنامه ارسال کنیم.
پس توی شیت m by m هدف رو در بخش newsletter مینویسیم که ارسال خبرنامه است.
بعد توی شیت week by week هفته ها رو میشه این طوری تکمیل کرد.
هفته اول اردیبهشت: انتخاب سرویس ارسال خبرنامه و طراحی قالب
هفته دوم اردیبهشت: اضافه کردن کد عضویت در خبرنامه در سایت
هفته سوم اردیبهشت: درست کردن خبرنامه اول و دوم و تست ارسال
هفته چهارم اردیبهشت: اضافه کردن ایمیل کاربرانی که قبلا در سایت عضو شدن به لیست خبرنامه
اگه توی تیم یک مدیر پروژه یا مدیرمحصولی دارید که هماهنگی ها رو با همه تیم ها انجام میده شاید درست کردن شیت هفته به هفته کار درستی نباشه. چون وظیفه اون مدیر محصول هست که با تیم فنی، تسک های که لازم هست در اسپرینت جا بده. یا مثلا اگر مدیر پروژه توی تیم مارکتینگ هست و یا مدیر پروژه کلی برای شرکت دارین، وظیفه اون ها هست که تسک کلی رو با هماهنگی همدیگه خورد کنن و به صورت تسک در اسپرینت یا خارج از اسپرینت به تیم ها بگن. خلاصه بدونید که مدیریت و کنترل تسک ها نسخه ای نیست که برای شما بشه پیچید باید متناسب ساختار شرکت شما باشه.
تعامل دپارتمان ها در پروداکت پلن
در مورد تعامل تیم ها باید بگم که هدف اصلی درست کردن این فایل هماهنگی بیشتر دپارتمان ها توی شرکت هست. معمولا تو استارتاپ های حوزه وب و موبایل، این هماهنگی بین دپارتمان مارکتینگ و فنی و خیلی وقت ها با تیم فروش از همه مهم تر هست. حالا برای نمونه توی مثال بالا، هفته دوم و سوم باید یه تسک هم برای بخش فنی اضافه کرد که با استفاده از API اعضای جدید به صورت اتوماتیک به لیست خبرنامه اضافه بشن.
من خودم خیلی بیشتر از این وارد هماهنگی تسک ها بین دپارتمان ها نمیشم. این رو هم مثال زدم بین مارکتینگ و فنی، ولی حتی میشه تسک های ساده در این اندازه رو هم به این فایل اضافه نکرد. حداقل دقت کنید که این مدل تسک ها نباید توی شیت ماه به ماه باشه. نهایت یک سری موارد این مدلی رو توی شیت هفته به هفته میشه کنار هم قرار بگیره.
بیشتر از این هماهنگی یا هماهنگی با بخش های غیرفنی معمولا کار مدیرمحصول یا مدیرپورژه یا کسی هست که هماهنگی های این شکلی رو با تیم ها انجام میده.
چطوری فایل رو کامل کنیم؟
چطوری این فایل رو کامل کنیم؟ سوال خیلی مهم و اساسی و کلیدی ای هست. من خودم به شخصه دوست دارم کل تیم درگیر تکمیل کردن این فایل باشن. چرا؟ چون از همه اعضای تیم کمک گرفتن برای تکمیل این فایل خودش به خودی خود باعث میشه که هماهنگی بیشتر باشه. هرچقدر تیم ها، شفاف تر از کارهای همدیگه خبر داشته باشن به اجرایی شدن این برنامه در طول سال بیشتر کمک میکنه. و در نهایت باعث میشه تا همه این برنامه و product plan رو برای خودشون بدونن و وقتی هم که درگیر کامل کردن اون باشن، توی پیاده سازی و اجرا این برنامه در طول سال هم نسبت به اون احساس مالکیت بیشتری میکنند. این کار به اعضای تیم احساس مشارکت میده و نه دیکته شدن از طرف مدیر.
یک مدیر خوب اون مدیری هست که همه تیم رو درگیر کامل کردن این فایل بکنه. با چند هدف، اول اینکه شما به عنوان مدیر باید افرادی توی تیم داشته باشین که توانایی برنامه ریزی و تصمیم گیری داشته باشن و چه تجربه بهتری از اینکه در طول تکمیل کردن این فایل و در کنار و با نظارت مستقیم شما این موارد رو تجربه کنن.
مورد بعدی بالا بردن کار تیمی و تجربه کار تیمی بین همه مدیرهای بخش ها و افراد تیم هست. برای همین من یک پیشنهاد زمانی و فرایندی دارم برای کامل کردن این فایل. شما میتونید از یک ماه یا دو ماه قبل یا در دو ماه آخر سال برای کامل کردن اون زمان بزارید.
اول یک جلسه با همه تیم بزارید و بگید هدف از درست کردن این فایل چیه. چرا باید برای سال دیگه برنامه ریزی داشته باشید. اگه خیلی از این دست صحبت ها با تیم نداشتید، بهتر هست که قبلش از اهمیت برنامه ریزی توی کسب و کار، با تیم صحبت کنید.
می تونید از همه بخواین که چند دقیقه فکر کنن و ایده ها شون رو روی توی کاغذ بنویسن و به شما بدن. و بعد ۲ یا ۳ روز به همه وقت بدید که با هماهنگی مدیرشون ایده هاشون رو توی فایل بنویسن.
بعد از این ۲ یا ۳ روز، یه بار دیگه جلسه بزارید و همه تیم رو جمع کنید و همه ایده ها رو بررسی کنید. هر کسی کوتاه مواردی که جدید نوشته شده رو توضیح بده تا همه با کلیت ایده هایی که قرار هست به محصول اضافه بشه آشنا بشن.
بعد می تونید از بقیه بخواهید که در مورد ایده و زمانی که پیشنهاد شده که توی product plan باشه نظر بدن. هر چیزی مخالف زیاد داره رو به ماه های آخر سال انتقال بدید. پیشنهاد میکنم که چیزی رو توی مراحل اولیه حذف نکنید مگر اینکه خیلی غیرمنطقی باشه یا اصلا به محصول ربط نداشته باشه. ولی چیزی رو به دلیل اینکه نمیرسیم حذف نکنید.
بدونید که هدف اصلی درست کردن این مدل فایل ها و این طوری برنامه ریزی کردن، این هست که همه کارها رو درست و در زمان خودش انجام بدید. هدف این هست که هر چیزی که لازم هست و پلن میشه رو بتونید پیاده سازی کنید. برای همین چیزی رو حذف نکنید با کسی هم خیلی مخالفت نکنید. اون تسک هایی که سر زمان بندی برای اجراش، چالش هست رو با صحبت کردن زمانش رو تغییر بدید. موارد ساده رو بیارید به اول سال، موارد سخت و پیچیده رو به ماه های آینده انتقال بدید.
بهترین مدل زمان بندی به نظر من، این هست که کارهای ساده که تاثیر زیادی داره رو بزارید توی ۳ ماه اول سال. کارهای سنگین و پیچیده رو بهتر هست که بزارید توی تابستون که اگرهم که به اون ها نرسیدید خیلی راحت بتونید هر چیزی که زمان زیادی تری لازم داره و یا به اتمام نرسیده رو به پاییز منتقل کنید.
پیشنهاد دیگه این هست که کارهای سنگین و اون دسته از کارهایی که نیاز به برنامه نویسی و توسعه زیاد داره رو توی زمستون نزارید. بزارید که کارها سبک باشه و از اول سال هم برای اتفاق هایی که پیش میاد در طول سال زمان داشته باشید.
این رو بدونید که اصلا نیاز نیست که در جلسه اول و دوم و حتی قبل از شروع سال، هر ۱۲ ماه رو کامل کنید. ۶ ماه هم کامل باشه خیلی خوب هست. مخصوصا اگه اولین سالی هست که این مدل دنبال برنامه ریزی هستید.
توی کامل کردن فایل این رو بدونید که کل مواردی که توی ستون A نوشته شده پیش فرض های من هست ولی شما کاملا آزاد هستید که ردیف هایی که هست رو حذف کنید. یا اینکه هر چیزی میخواهید روی با توجه به محصول خوتون بهش اضافه کنید.
چند نکته پایانی
این فایل رو بدونید که اول فروردین قطعی نیست. این یک پیش فرض از برنامه هست که توی فکر شما و بقیه تیم هست. چیزی که اگه اجرا بشه خیلی خوب هست.
در طول سال این برنامه باید جلوی چشم شما و بقیه تیم باشه و به صورت هفتگی یا دوهفته یا ماهانه اون رو بررسی کنید. ببینید چقدر پیشرفت کرده، مشکل های مربوط به توسعه در ماه آینده و یا ماه های آینده چی هست؟ اگر موردی هست که می دونید به زمان خودش نمیرسه رو حتما جابجا کنید. یک ماه یا دوماه با همفکری با تیم فنی و مارکتینگ جابجاش کنید. ولی تسکی رو که میدونید بهش نمیرسیدرو نزارید ازش رد بشید و بعد زمان بندی رو تغییر بدید. تا متوجه شدید که امکان داره یک تسک رو نتونید در زمان خودش انجام بدید اون رو به ماه های بعد منتقل کنید.
توی این مسیر سعی کنید که چیزی رو از برنامه ماه آینده حذف نکنید. حداقل ۲ تا ۴ اسپرینت برای فنی نباید در ۲روز قبل از شروع اسپرینت تغییرات ایجاد کنید. برای همین همفکری با تیم فنی و مدیر محصول یاهر کسی که این زمان بندی رو کنترل میکنه مهم هست. تغییر دادن پلن در طول سال ۱۰۰ بار هم باشه اشکالی نداره. فقط ۱ ماه و ۲ ماه آینده رو نباید تغییر بدید.
این برنامه رو ورژن بندی کنید و هر وقت تغییری توش میدید اون رو برای همه تیم ارسال کنید. مثلا فایل الان ورژن V1 هست بعدی میشه V1.1 یا V1.2 هر وقت که تغییرات جدی توش بود میشه کلا برید دنبال ورژی بعدی و اسم فایل رو بزارید V2 و با این روش میشه در آینده تغییرات رو پیدا کنید. از تجربه این کار برای ماه ها و فصل ها و حتی سال دیگه تو برنامه ریزی بهتر استفاده کنید.
خلاصه بدونید که برنامه ریزی مهم هست. همه حرف ها رو هم نمیشه توی یک مطلب نوشت. این نوشته یک راهنمای ساده برای یک فایل ساده است که بتونه به شما کمک کنه برنامه ریزی بهتری داشته باشید. هر سوالی داشتید هم در کامنت می تونید بپرسید. سعی میکنم به همه سوال ها پاسخ بدم.
